Trong nỗ lực đẩy mạnh chuyển đổi số và đơn giản hóa thủ tục hành chính, Việt Nam đang tiến tới một bước ngoặt quan trọng trong lĩnh vực an sinh xã hội. Việc thay thế hoàn toàn sổ giấy bằng công nghệ số không chỉ là xu hướng mà còn là quy định bắt buộc đã được luật hóa.

Lộ trình "khai tử" sổ bảo hiểm xã hội giấy từ ngày 01/01/2026

Căn cứ theo quy định tại Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) sẽ được cấp dưới hai hình thức: bản điện tử và bản giấy. Đáng chú ý, cả hai hình thức này đều có giá trị pháp lý tương đương nhau trong việc ghi nhận quá trình đóng và hưởng các chế độ.

Chậm nhất là ngày 01 tháng 01 năm 2026, thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử; sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy được cấp khi người tham gia bảo hiểm xã hội yêu cầu.

Như vậy, kể từ thời điểm đầu năm 2026, cơ quan bảo hiểm sẽ mặc định cấp sổ điện tử cho người tham gia. Sổ giấy truyền thống sẽ không còn là lựa chọn ưu tiên và chỉ được phát hành khi người lao động có yêu cầu cụ thể. Điều này giúp dữ liệu nhân thân và quá trình đóng hưởng được cập nhật chính xác, minh bạch và tức thời trên hệ thống quản lý quốc gia.

Sổ bảo hiểm xã hội điện tử bao gồm những thông tin quan trọng nào?

Thực chất, sổ điện tử là phiên bản số hóa hoàn hảo của sổ giấy. Do đó, nó chứa đựng toàn bộ "lịch sử" lao động của mỗi cá nhân, bao gồm:

• Thông tin định danh: Họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch và số định danh cá nhân (CCCD/Hộ chiếu).
• Mã số BHXH duy nhất.
• Chi tiết quá trình đóng: Từng giai đoạn, mức tiền lương làm căn cứ đóng và đơn vị công tác.
• Thông tin hưởng chế độ: Các khoản trợ cấp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động hay hưu trí đã được chi trả.

Hướng dẫn cách tra cứu mã số bảo hiểm xã hội nhanh chóng

Theo hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH, người dân có thể dễ dàng tra cứu mã số của mình qua nhiều kênh khác nhau:

1. Trên thẻ BHYT: Với thẻ mẫu mới (từ 01/4/2021), mã số BHXH chính là mã số thẻ gồm 10 ký tự.
2. Ứng dụng VssID: Đây là cách phổ biến nhất hiện nay, cho phép xem toàn bộ quá trình đóng hưởng ngay trên điện thoại.
3. Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam: Truy cập trang web chính thức và nhập các thông tin định danh cơ bản để nhận kết quả.

Phải làm gì khi phát hiện mình có 2 mã số bảo hiểm xã hội khác nhau?

Trong thực tế, do thay đổi thông tin cá nhân hoặc nơi làm việc, nhiều người lao động vô tình sở hữu hai hoặc nhiều mã số BHXH. Theo quy định, mỗi cá nhân chỉ được phép có một mã số duy nhất để quản lý xuyên suốt quá trình an sinh.

Trong trường hợp này, bạn cần thực hiện thủ tục gộp sổ. Theo Quyết định 896/QĐ-BHXH, quy trình gộp sổ hiện nay đã được đơn giản hóa tối đa:

• Hồ sơ: Tờ khai mẫu TK1-TS và các sổ BHXH hiện có.
• Hình thức nộp: Có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH, qua bưu điện hoặc nộp online qua Cổng dịch vụ công.
• Thời gian giải quyết: Không quá 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Việc chủ động chuyển đổi sang sổ điện tử và chuẩn hóa dữ liệu không chỉ giúp người lao động bảo vệ quyền lợi của mình mà còn giúp quá trình giải quyết các chế độ sau này trở nên thuận tiện và minh bạch hơn.