Trong hoạt động bán hàng hằng ngày, không ít trường hợp người mua là cá nhân tiêu dùng từ chối cung cấp thông tin cá nhân như họ tên, địa chỉ hay số định danh cá nhân vì lý do bảo mật thông tin. Điều này từng gây ra nhiều lúng túng cho các doanh nghiệp, hộ kinh doanh trong việc lập hóa đơn điện tử hợp lệ. Tuy nhiên, nút thắt này đã chính thức được tháo gỡ bằng một quy định rất cụ thể tại văn bản pháp luật mới vừa có hiệu lực.

Quy định mới gỡ khó cho người bán khi khách hàng "ngại" khai thông tin

Kể từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2025 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử chính thức đi vào cuộc sống. Một trong những điểm mới nổi bật được cộng đồng doanh nghiệp và kế toán đặc biệt quan tâm là hướng dẫn chi tiết về cách ghi thông tin người mua trên hóa đơn đối với người tiêu dùng cá nhân.

Trước đây, việc để trống thông tin người mua hoặc ghi không thống nhất dễ dẫn đến những tranh chấp pháp lý hoặc rủi ro bị cơ quan thuế xử phạt do lập hóa đơn không đúng quy định. Quy định mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã chuẩn hóa quy trình này, tạo hành lang pháp lý rõ ràng cho cả người bán và người mua.

Chi tiết cách ghi hóa đơn khi người mua không cung cấp thông tin

Căn cứ quy định tại điểm b khoản 4 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc thể hiện thông tin người mua trên hóa đơn điện tử được thực hiện theo các nguyên tắc phân loại rõ ràng như sau:

• Trường hợp người mua không cung cấp thông tin: Nếu người mua là cá nhân tiêu dùng từ chối hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn điện tử, tại chỉ tiêu thông tin người mua, người bán phải thể hiện rõ cụm từ “Bán cho người tiêu dùng” chứ không được để trống thông tin.
• Trường hợp người mua chủ động cung cấp thông tin: Nếu người tiêu dùng cung cấp đầy đủ tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì người bán bắt buộc phải ghi nhận và thể hiện chính xác các thông tin này trên hóa đơn.
• Đối với khách hàng là người nước ngoài: Trường hợp người mua là cá nhân nước ngoài có cung cấp thông tin để lập hóa đơn thì thông tin về địa chỉ và số định danh cá nhân sẽ được thay thế bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng đó.

Quy định này giúp đơn giản hóa thủ tục bán hàng đối với các giao dịch nhỏ lẻ, đồng thời bảo vệ quyền riêng tư của người tiêu dùng khi họ không có nhu cầu lấy hóa đơn để hạch toán thuế.

Những trường hợp đặc thù không bắt buộc ghi thông tin cá nhân người mua

Bên cạnh nguyên tắc chung nêu trên, Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng liệt kê chi tiết một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng cá nhân mà trên hóa đơn không bắt buộc phải thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua, bao gồm:

1. Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
2. Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim mà người mua là cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân;
3. Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân;
4. Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng;
5. Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế (IATA);
6. Hóa đơn doanh nghiệp vận tải hàng không xuất cho đại lý là hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp.

Cảnh báo quan trọng: Hóa đơn "Bán cho người tiêu dùng" có được hạch toán chi phí?

Mặc dù pháp luật cho phép người bán xuất hóa đơn ghi "Bán cho người tiêu dùng" khi khách hàng không cung cấp thông tin, tuy nhiên các tổ chức, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý quy định sau:

Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng (ghi "Bán cho người tiêu dùng") thì không có giá trị để tổ chức kinh tế, cơ quan, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng vào mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế theo quy định pháp luật về thuế.

Điều này có nghĩa là, nếu một doanh nghiệp cử nhân viên đi mua văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh mà nhân viên đó không cung cấp mã số thuế, tên doanh nghiệp để xuất hóa đơn đúng quy định, mà chỉ nhận về hóa đơn ghi "Bán cho người tiêu dùng" thì khoản chi phí đó sẽ bị loại khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Do đó, bộ phận kế toán của các doanh nghiệp cần phổ biến rộng rãi quy định này đến toàn thể cán bộ, nhân viên để tránh những thiệt hại không đáng có khi thực hiện mua sắm hàng hóa, dịch vụ cho công ty.

Lời khuyên thiết thực cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh

Để bảo đảm tuân thủ nghiêm ngặt quy định mới của Nghị định 254/2026/NĐ-CP vừa có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, các đơn vị bán hàng cần chủ động thực hiện các công việc sau:

• Cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử: Liên hệ ngay với nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để cấu hình lại các trường thông tin, bổ sung tính năng tự động điền "Bán cho người tiêu dùng" khi người mua không cung cấp thông tin cá nhân.
• Đào tạo nhân viên bán hàng: Hướng dẫn nhân viên thu ngân, nhân viên bán hàng cách hỏi thông tin khách hàng và xử lý linh hoạt khi khách hàng từ chối cung cấp thông tin, tránh gây phiền hà cho khách hàng nhưng vẫn đảm bảo đúng luật.
• Rà soát quy trình kiểm soát nội bộ: Đối với bên mua, cần siết chặt quy trình tạm ứng, thanh toán và yêu cầu hóa đơn tài chính, đảm bảo mọi hóa đơn mua vào phục vụ doanh nghiệp đều phải ghi đầy đủ, chính xác thông tin của doanh nghiệp.