Doanh nghiệp ủng hộ đồng bào lũ lụt: Làm sao để được trừ thuế TNDN "đúng luật"?

Trong bối cảnh thiên tai bão lũ gây thiệt hại nặng nề vào tháng 09/2024, tinh thần tương thân tương ái của cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam đã được phát huy mạnh mẽ thông qua các hoạt động ủng hộ, tài trợ. Tuy nhiên, đứng dưới góc độ quản lý tài chính và thuế, một câu hỏi lớn được đặt ra: Làm thế nào để các khoản chi ủng hộ này được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)?

Việc nắm vững các quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC và các văn bản sửa đổi không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện tốt trách nhiệm xã hội mà còn đảm bảo quyền lợi chính đáng về thuế.

1. Điều kiện chung để khoản chi ủng hộ được tính là chi phí hợp lý

Theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC), doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Riêng đối với các khoản chi tài trợ, ủng hộ khắc phục hậu quả thiên tai, pháp luật thuế có những hướng dẫn cụ thể hơn để tạo điều kiện cho doanh nghiệp.

2. Quy định riêng về đóng góp cho Quỹ phòng, chống thiên tai

Tại khoản 3 Điều 12 Nghị định 78/2021/NĐ-CP quy định rõ về nguồn tài chính của Quỹ phòng, chống thiên tai cấp tỉnh:

2. Đóng góp, tài trợ, hỗ trợ tự nguyện của các tổ chức, doanh nghiệp cho Quỹ phòng, chống thiên tai cấp tỉnh được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Như vậy, nếu doanh nghiệp thực hiện ủng hộ thông qua Quỹ phòng, chống thiên tai cấp tỉnh hoặc các cơ quan nhà nước có thẩm quyền (như Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp), khoản chi này hoàn toàn có cơ sở để được khấu trừ thuế.

3. Hồ sơ chứng từ "vàng" để bảo vệ chi phí trước cơ quan Thuế

Để tránh bị loại chi phí khi thanh tra thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ theo hướng dẫn tại Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC. Cụ thể, hồ sơ xác định khoản tài trợ cho việc khắc phục hậu quả thiên tai bao gồm:

• Biên bản xác nhận khoản tài trợ: Phải có chữ ký của người đại diện doanh nghiệp (nhà tài trợ) và đại diện của tổ chức bị thiệt hại hoặc cơ quan có chức năng huy động tài trợ (đơn vị nhận tài trợ). Doanh nghiệp nên sử dụng Mẫu số 05/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC.
• Chứng từ chi tiền: Phiếu chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu tài trợ bằng tiền).
• Hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa: Nếu doanh nghiệp tài trợ bằng hiện vật (như gạo, mì tôm, thuốc men...).

Lưu ý quan trọng: Nếu doanh nghiệp tài trợ trực tiếp cho cá nhân bị thiệt hại mà không thông qua các tổ chức có chức năng huy động tài trợ theo quy định, khoản chi này sẽ KHÔNG được tính vào chi phí được trừ.

4. Xử lý tổn thất trực tiếp do bão lũ gây ra tại doanh nghiệp

Không chỉ dừng lại ở việc ủng hộ, nhiều doanh nghiệp tại các vùng tâm bão cũng chịu tổn thất nặng nề về tài sản, hàng hóa. Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, phần giá trị tổn thất do thiên tai không được bồi thường sẽ được tính vào chi phí được trừ:

Phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường được xác định bằng tổng giá trị tổn thất trừ phần giá trị doanh nghiệp bảo hiểm hoặc tổ chức, cá nhân khác phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Doanh nghiệp cần tự xác định rõ tổng giá trị tổn thất và lưu giữ các hồ sơ liên quan (biên bản kiểm kê, xác nhận của chính quyền địa phương, hồ sơ bảo hiểm...) để làm căn cứ giải trình sau này.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về việc xác định chi phí được trừ đối với các khoản ủng hộ lũ lụt. Nếu quý doanh nghiệp cần hỗ trợ về mẫu biên bản tài trợ hoặc tư vấn sâu hơn về hồ sơ thuế, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp kịp thời.