Trong bối cảnh các cơ quan chức năng ngày càng siết chặt quản lý về an sinh xã hội, việc truy thu BHXH đã trở thành nỗi lo của không ít doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty cổ phần có quy mô lao động lớn. Vậy khi nào doanh nghiệp bị rơi vào tầm ngắm truy thu? Mức lãi suất và tiền phạt được tính toán ra sao để không ảnh hưởng đến dòng tiền của đơn vị? Bài viết dưới đây sẽ giải mã chi tiết các quy định pháp lý mới nhất.

1. Truy thu BHXH là gì và căn cứ pháp lý hiện hành?

Theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, truy thu BHXH là việc cơ quan Bảo hiểm xã hội thực hiện thu các khoản tiền đóng bảo hiểm mà người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải đóng nhưng thực tế chưa đóng hoặc đóng thiếu so với quy định của pháp luật.

Việc truy thu không chỉ giới hạn ở BHXH bắt buộc mà còn bao gồm các loại hình khác như: Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), và Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ, BNN). Đây là biện pháp nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động theo tinh thần của Luật Bảo hiểm xã hội 2014.

2. Các trường hợp doanh nghiệp bị truy thu BHXH phổ biến

Căn cứ theo Điều 38 Quyết định 595/QĐ-BHXH, doanh nghiệp sẽ bị truy thu trong các trường hợp sau:

• Trốn đóng BHXH: Doanh nghiệp không đăng ký tham gia cho người lao động thuộc diện bắt buộc, hoặc đóng không đủ số lượng nhân sự thực tế đang làm việc.
• Đóng không đúng mức lương: Doanh nghiệp kê khai mức lương đóng bảo hiểm thấp hơn mức lương thực tế ghi trên hợp đồng lao động hoặc thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
• Truy thu do điều chỉnh tăng lương: Khi doanh nghiệp có quyết định nâng lương, nâng ngạch cho nhân viên nhưng chậm trễ trong việc báo tăng mức đóng với cơ quan BHXH (quá 06 tháng).
• Chiếm dụng tiền đóng: Doanh nghiệp đã khấu trừ tiền đóng bảo hiểm từ lương của người lao động nhưng không nộp về quỹ bảo hiểm đúng hạn.

3. Công thức tính số tiền truy thu và lãi suất chậm đóng

Số tiền mà doanh nghiệp phải nộp khi bị truy thu không chỉ đơn thuần là số tiền gốc còn thiếu. Theo quy định, tổng số tiền phải nộp được tính như sau:

Số tiền truy thu = Tổng số tiền bảo hiểm thiếu + Tiền lãi truy thu

Trong đó, tiền lãi được tính dựa trên số tháng chậm đóng và mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân của năm trước liền kề. Đặc biệt, đối với hành vi trốn đóng phát hiện từ ngày 01/01/2016 trở đi, lãi suất truy thu sẽ được áp dụng theo mức lãi suất chậm đóng tại thời điểm phát hiện vi phạm. Điều này tạo ra áp lực tài chính rất lớn nếu doanh nghiệp để nợ đọng kéo dài nhiều năm.

4. Mức xử phạt vi phạm hành chính: Cảnh báo cho doanh nghiệp

Bên cạnh việc phải nộp đủ số tiền truy thu và lãi, doanh nghiệp còn đối mặt với các án phạt hành chính nghiêm khắc theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Cụ thể tại Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP:

• Chậm đóng, đóng không đúng mức: Phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản (tối đa 75 triệu đồng).
• Không đóng cho toàn bộ người lao động: Phạt tiền từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng (tối đa 75 triệu đồng).
• Trốn đóng BHXH: Phạt tiền từ 50 triệu đến 75 triệu đồng đối với hành vi trốn đóng nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.

Lưu ý: Mức phạt trên áp dụng đối với cá nhân, đối với tổ chức (doanh nghiệp) mức phạt sẽ gấp 02 lần.

5. Hồ sơ giải quyết truy thu doanh nghiệp cần chuẩn bị

Để giải quyết việc truy thu một cách nhanh chóng và đúng luật, bộ phận kế toán và nhân sự của công ty cổ phần cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau (theo Phụ lục 02 Quyết định 595):

• Hợp đồng lao động (HĐLĐ) tương ứng với thời gian truy thu.
• Bảng thanh toán tiền lương, bảng kê tiền lương (nếu trả qua tài khoản ngân hàng).
• Văn bản giải trình của doanh nghiệp về lý do chậm đóng hoặc đóng thiếu.
• Kết luận thanh tra hoặc biên bản kiểm tra của cơ quan BHXH (đối với trường hợp truy thu từ 06 tháng trở lên).

Thời gian giải quyết truy thu thường không quá 10 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với trường hợp điều chỉnh tăng lương, thời gian xử lý chỉ trong vòng 03 ngày làm việc.

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Việc truy thu BHXH không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn làm giảm uy tín của doanh nghiệp trong mắt người lao động và đối tác. Các công ty cổ phần nên thực hiện rà soát định kỳ danh sách lao động và mức lương đóng bảo hiểm để đảm bảo khớp với sổ sách kế toán. Trong trường hợp phát hiện sai sót, doanh nghiệp nên chủ động thực hiện thủ tục điều chỉnh và nộp bổ sung thay vì đợi đến khi có đoàn thanh tra kết luận để giảm thiểu mức phạt lãi suất và phạt hành chính.