Ngày 28/09/2010, Bộ Tài chính đã chính thức ban hành Thông tư 153/2010/TT-BTC. Đây là văn bản quan trọng hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Sự thay đổi này không chỉ đơn thuần là thay đổi mẫu biểu mà còn là một cuộc cải cách hành chính sâu rộng, chuyển từ cơ chế "mua hóa đơn" sang "tự tạo hóa đơn".

Bước ngoặt từ Thông tư 153/2010/TT-BTC

Theo quy định mới, các tổ chức và cá nhân kinh doanh sẽ phải tự chịu trách nhiệm trong việc tạo hóa đơn. Có ba hình thức chính được pháp luật công nhận bao gồm: hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử. Điều này giúp doanh nghiệp giảm bớt thời gian đi lại, chờ đợi tại cơ quan Thuế, đồng thời tăng tính chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

"Các tổ chức, cá nhân kinh doanh phải có trách nhiệm tạo hóa đơn bằng các hình thức: hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử để sử dụng cho mục đích bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ."

Ai được quyền tự in hóa đơn?

Việc tạo hóa đơn tự in không áp dụng đại trà mà có những điều kiện cụ thể để đảm bảo tính minh bạch. Theo Thông tư 153/2010/TT-BTC, các đối tượng sau được phép tự in hóa đơn:

• Doanh nghiệp được thành lập trong các khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất hoặc khu công nghệ cao.
• Các đơn vị sự nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh theo quy định.
• Doanh nghiệp có mức vốn điều lệ từ 5 tỷ đồng trở lên (tính theo số vốn thực góp tại thời điểm thông báo phát hành).

Đối với các tổ chức kinh doanh khác, điều kiện để được tự in hóa đơn bao gồm việc đã được cấp mã số thuế, có doanh thu thực tế và sở hữu hệ thống thiết bị đảm bảo cho việc in ấn, lập hóa đơn an toàn.

Lộ trình chuyển đổi cho doanh nghiệp siêu nhỏ

Một điểm đáng lưu ý là cơ quan Thuế sẽ không dừng bán hóa đơn ngay lập tức. Trong năm 2011, cơ quan Thuế vẫn thực hiện bán hóa đơn cho các doanh nghiệp siêu nhỏ (dưới 10 lao động theo Nghị định 56/2009/NĐ-CP) và các đơn vị tại địa bàn khó khăn theo danh mục của Nghị định 124/2008/NĐ-CP.

Tuy nhiên, từ năm 2012 trở đi, tất cả các đối tượng này cũng phải chuyển sang hình thức tự tạo hóa đơn. Đây là lộ trình bắt buộc để tiến tới sự đồng bộ trong hệ thống quản lý thuế quốc gia.

Thủ tục đăng ký và sử dụng hóa đơn tồn

Đối với những doanh nghiệp vẫn còn hóa đơn đã mua hoặc đã in trước đó và muốn tiếp tục sử dụng, cần thực hiện đăng ký với cơ quan Thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn cuối cùng để gửi đăng ký là ngày 20/01/2011 và các hóa đơn này chỉ được phép sử dụng đến hết ngày 31/03/2011.

Trước khi chính thức sử dụng hóa đơn tự in, doanh nghiệp phải ra quyết định áp dụng và gửi mẫu hóa đơn kèm theo mục đích sử dụng cho cơ quan Thuế. Doanh nghiệp phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác và hợp pháp của các quyết định này.

Lời khuyên cho kế toán trong giai đoạn chuyển giao

Việc chuyển đổi sang cơ chế tự in hóa đơn đòi hỏi bộ phận kế toán phải nắm vững các quy định về trình bày, cách ghi và quản lý hóa đơn. Thông tư 153/2010/TT-BTC cũng quy định rất rõ về các trường hợp hủy hóa đơn, quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan. Doanh nghiệp nên sớm đầu tư hệ thống phần mềm kế toán và máy in chuyên dụng để đảm bảo quá trình vận hành không bị gián đoạn khi bước sang năm 2011.

Thông tư này có hiệu lực từ ngày 01/01/2011, thay thế cho các văn bản cũ như Thông tư 120/2002/TT-BTC và Thông tư 99/2003/TT-BTC. Các kế toán viên cần cập nhật ngay để tránh những sai sót pháp lý không đáng có trong kỳ quyết toán sắp tới.