Trong kỷ nguyên số, dữ liệu khách hàng được ví như "mỏ vàng" giúp doanh nghiệp tư nhân tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, ranh giới giữa việc khai thác thông tin hiệu quả và vi phạm quyền riêng tư là rất mong manh. Để bảo vệ chính mình và khách hàng, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định khắt khe của pháp luật hiện hành.

Xây dựng chính sách bảo mật: Bước đi đầu tiên và bắt buộc

Theo quy định tại Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp phải xây dựng và hiển thị rõ ràng chính sách bảo vệ thông tin cho người tiêu dùng. Chính sách này không được viết chung chung mà phải bao gồm các nội dung cốt lõi:

• Mục đích cụ thể: Doanh nghiệp thu thập thông tin để làm gì? (Giao hàng, chăm sóc khách hàng hay quảng cáo?).
• Phạm vi sử dụng: Thông tin chỉ được dùng nội bộ hay có chia sẻ với đối tác vận chuyển, thanh toán?
• Thời hạn lưu trữ: Dữ liệu sẽ được giữ trong bao lâu kể từ khi giao dịch kết thúc?
• Quyền của chủ thể dữ liệu: Cách thức để khách hàng tiếp cận, chỉnh sửa hoặc yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân của mình.

Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp vận hành website, chính sách này phải được công bố công khai tại vị trí dễ thấy nhất theo hướng dẫn tại Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử.

Cơ chế xin phép: Quyền im lặng không đồng nghĩa với sự đồng ý

Một sai lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp tư nhân là tự ý thu thập thông tin khi khách hàng chưa phản đối. Tuy nhiên, Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023 nhấn mạnh rằng doanh nghiệp phải có sự đồng ý rõ ràng của chủ thể dữ liệu trước khi tiến hành thu thập.

Doanh nghiệp cần thiết lập các cơ chế xác nhận trực tuyến (như nút tích chọn "Tôi đồng ý") hoặc văn bản thỏa thuận. Các trường hợp ngoại lệ hiếm hoi không cần xin phép bao gồm:

• Thu thập thông tin đã được công bố công khai trên các nền tảng hợp pháp.
• Thông tin bắt buộc để thực hiện nghĩa vụ trong hợp đồng mua bán hàng hóa.
• Tính giá, cước sử dụng dịch vụ trên môi trường mạng.

Ngoài ra, doanh nghiệp tuyệt đối không được tự ý chia sẻ dữ liệu cho bên thứ ba hoặc dùng để gửi tin nhắn rác, quảng cáo nếu khách hàng chưa lựa chọn đồng ý cho mục đích này.

Bảo đảm an toàn dữ liệu: Trách nhiệm không thể lơ là

Khi đã nắm giữ thông tin khách hàng, doanh nghiệp tư nhân trở thành bên kiểm soát dữ liệu và phải chịu trách nhiệm cao nhất về an ninh. Pháp luật yêu cầu doanh nghiệp phải ngăn ngừa tuyệt đối các hành vi đánh cắp, tiếp cận trái phép hoặc phá hủy dữ liệu.

"Trong trường hợp hệ thống thông tin bị tấn công làm phát sinh nguy cơ mất thông tin của người tiêu dùng, đơn vị lưu trữ thông tin phải thông báo cho cơ quan chức năng trong vòng 24 giờ sau khi phát hiện sự cố."

Đây là quy định mang tính cảnh báo cao, đòi hỏi doanh nghiệp phải có đội ngũ kỹ thuật hoặc quy trình ứng phó sự cố chuyên nghiệp. Việc chậm trễ thông báo không chỉ gây thiệt hại cho khách hàng mà còn khiến doanh nghiệp đối mặt với các mức xử phạt hành chính nặng nề.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để tối ưu hóa quy trình, doanh nghiệp nên thực hiện rà soát lại toàn bộ các biểu mẫu thu thập thông tin hiện có. Hãy đảm bảo rằng mọi hành động thu thập đều dựa trên sự tự nguyện và minh bạch. Việc tuân thủ pháp luật không chỉ giúp tránh rủi ro mà còn là cách tốt nhất để xây dựng niềm tin bền vững với khách hàng trong kỷ nguyên số.