Trong quan hệ lao động, việc giao kết hợp đồng là bước khởi đầu quan trọng nhất, xác lập quyền và nghĩa vụ của các bên. Tuy nhiên, một sai lầm phổ biến mà nhiều doanh nghiệp và người lao động thường mắc phải là ký kết hợp đồng không đúng thẩm quyền. Điều này dẫn đến những hệ lụy pháp lý nghiêm trọng, thậm chí khiến hợp đồng bị tuyên vô hiệu. Với việc Bộ luật Lao động 2019 đã được thông qua và chuẩn bị có hiệu lực, các quy định về thẩm quyền ký kết đã được luật hóa một cách chi tiết và chặt chẽ hơn.

Thẩm quyền ký kết từ phía người sử dụng lao động

Theo quy định tại khoản 3 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019, người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động được xác định cụ thể bao gồm:

• Người đại diện theo pháp luật: Đây thường là Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của doanh nghiệp, người được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Người được ủy quyền: Trong các doanh nghiệp lớn, người đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền bằng văn bản cho Trưởng phòng Nhân sự hoặc Giám đốc chi nhánh để thực hiện việc ký kết.
• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức: Áp dụng đối với các đơn vị có tư cách pháp nhân nhưng không phải là doanh nghiệp.
• Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác: Đối với các mô hình kinh doanh nhỏ lẻ không có tư cách pháp nhân.
• Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động: Trường hợp cá nhân thuê mướn người giúp việc hoặc lao động tự do.

Điểm mới đáng chú ý là các quy định này trước đây chủ yếu nằm tại các văn bản hướng dẫn như Nghị định 05/2015/NĐ-CP, nhưng nay đã được đưa trực tiếp vào văn bản luật cao nhất về lao động, tạo sự thống nhất và minh bạch tuyệt đối.

Người lao động: Ai được quyền tự mình ký kết?

Nguyên tắc cốt lõi trong pháp luật lao động là người lao động phải trực tiếp giao kết hợp đồng. Tuy nhiên, tùy vào độ tuổi và tính chất công việc, khoản 4 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019 phân chia thành các nhóm đối tượng sau:

1. Người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên

Đây là nhóm đối tượng có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, hoàn toàn có quyền tự mình quyết định và ký kết hợp đồng mà không cần sự can thiệp của bên thứ ba.

2. Người lao động từ đủ 15 tuổi đến chưa đủ 18 tuổi

Nhóm này có thể tự mình ký kết nhưng bắt buộc phải có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật (thường là cha, mẹ hoặc người giám hộ).

3. Người dưới 15 tuổi

Đối với lao động trẻ em, hợp đồng phải được ký kết bởi cả người chưa đủ 15 tuổi và người đại diện theo pháp luật của họ. Điều này nhằm bảo vệ tối đa quyền lợi và sự phát triển thể chất, tinh thần của trẻ em.

4. Nhóm người lao động ủy quyền

Trong một số trường hợp đặc biệt như công việc mùa vụ hoặc công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng, một nhóm người lao động có thể ủy quyền cho một người trong nhóm đứng ra ký kết. Tuy nhiên, hợp đồng này phải kèm theo danh sách chi tiết thông tin và chữ ký xác nhận của từng thành viên trong nhóm.

Hệ lụy khi ký kết không đúng thẩm quyền

Nhiều người lầm tưởng rằng chỉ cần có con dấu của công ty là hợp đồng có hiệu lực. Thực tế, nếu người ký không có thẩm quyền (ví dụ: một phó phòng không được ủy quyền ký thay giám đốc), hợp đồng đó sẽ rơi vào tình trạng vô hiệu.

Dẫn chiếu đến Điều 49 Bộ luật Lao động 2019, văn bản này quy định rõ:

Hợp đồng lao động vô hiệu toàn bộ trong trường hợp: …Người giao kết hợp đồng lao động không đúng thẩm quyền…

Khi hợp đồng bị tuyên vô hiệu, các bên sẽ phải đối mặt với việc giải quyết quyền lợi theo quy định pháp luật thay vì theo thỏa thuận trong hợp đồng. Điều này thường gây bất lợi cho người lao động trong việc đòi hỏi các chế độ phúc lợi đặc thù hoặc gây rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp khi có tranh chấp xảy ra.

Lời khuyên cho doanh nghiệp và người lao động

Trong bối cảnh Bộ luật Lao động 2019 sắp đi vào cuộc sống, các doanh nghiệp cần rà soát lại hệ thống ủy quyền ký kết hợp đồng. Đối với người lao động, trước khi đặt bút ký, hãy yêu cầu phía công ty cung cấp bằng chứng về thẩm quyền của người ký (như Quyết định bổ nhiệm hoặc Giấy ủy quyền) để tự bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình.

Việc tuân thủ đúng thẩm quyền không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là xây dựng một nền tảng quan hệ lao động bền vững, chuyên nghiệp và thượng tôn pháp luật.