Tại sao Công ty hợp danh cần thu hồi chứng thư số?

Trong quá trình hoạt động của Công ty hợp danh, chữ ký số (chứng thư số) đóng vai trò là "con dấu điện tử" quan trọng để thực hiện các giao dịch với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội và các đối tác kinh doanh. Tuy nhiên, có những trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục thu hồi chứng thư số để đảm bảo an toàn pháp lý.

Sử dụng chữ ký số an toàn trong doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP, việc thu hồi chứng thư số thường diễn ra khi thiết bị lưu khóa bí mật bị mất, hỏng, hoặc khi người quản lý chứng thư số thay đổi vị trí công tác, nghỉ việc. Đặc biệt đối với loại hình Công ty hợp danh quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, việc ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục này cần được lập thành văn bản rõ ràng để tránh các tranh chấp phát sinh.

Căn cứ pháp lý áp dụng (Cập nhật tháng 01/2020)

Tính đến thời điểm đầu năm 2020, các hoạt động liên quan đến chữ ký số và ủy quyền trong doanh nghiệp được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định về quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật và các thành viên hợp danh.
• Nghị định 130/2018/NĐ-CP: Quy định chi tiết về dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Các quy định về ủy quyền trong Bộ luật Dân sự hiện hành.

Hướng dẫn soạn thảo Giấy ủy quyền thu hồi chứng thư số

Để văn bản có giá trị pháp lý, Giấy ủy quyền cần đảm bảo đầy đủ các thông tin về Bên ủy quyền (Doanh nghiệp) và Bên được ủy quyền (Cá nhân thực hiện thủ tục). Nội dung ủy quyền phải ghi rõ phạm vi công việc là "thực hiện thủ tục đề nghị thu hồi chứng thư số" tại nhà cung cấp dịch vụ.

Ký kết văn bản ủy quyền đúng quy định pháp luật (ảnh minh họa)

Dưới đây là mẫu văn bản chi tiết mà quý doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2020

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./2020/GUQ

(Về việc thực hiện thủ tục đề nghị thu hồi chứng thư số)

I. Bên ủy quyền:

Tên doanh nghiệp: ....................................................................................................

Mã số doanh nghiệp: ................. do ................. cấp ngày .....................................

Địa chỉ trụ sở chính: .................................................................................................

Người đại diện theo pháp luật: ................................. Chức vụ: ...............................

II. Bên được ủy quyền:

Họ và tên: ................................................. Giới tính: .............................................

Số CMND/CCCD: ................. do ................. cấp ngày ..........................................

Hộ khẩu thường trú: .................................................................................................

Chỗ ở hiện tại: ........................................................................................................

III. Phạm vi ủy quyền:

1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số để nộp hồ sơ và nhận kết quả thủ tục đề nghị thu hồi chứng thư số cho doanh nghiệp.

2. Bên được ủy quyền có quyền lập văn bản, nhận văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết có liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.

Giấy Uỷ Quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi công việc hoàn thành hoặc có thông báo thay thế.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu)

Việc chuẩn bị chu đáo hồ sơ và văn bản ủy quyền sẽ giúp Công ty hợp danh tiết kiệm thời gian và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có khi làm việc với các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.