Trong hoạt động kinh doanh của các công ty cổ phần, việc triển khai các chương trình xúc tiến thương mại, đặc biệt là khuyến mại, đóng vai trò then chốt để thu hút khách hàng và gia tăng doanh số. Tuy nhiên, theo quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm năm 2019, các thủ tục hành chính liên quan đến việc thông báo hoặc đăng ký chương trình khuyến mại thường đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về hồ sơ pháp lý.

Ký kết giấy ủy quyền là bước quan trọng trong thủ tục hành chính doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động ủy quyền và khuyến mại

Tại thời điểm năm 2019, hoạt động khuyến mại của thương nhân được điều chỉnh trực tiếp bởi Luật Thương mại 2005 và văn bản hướng dẫn chi tiết nhất là Nghị định 81/2018/NĐ-CP. Theo đó, khi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần không trực tiếp thực hiện thủ tục tại cơ quan quản lý nhà nước (Sở Công thương hoặc Bộ Công thương), việc lập Giấy ủy quyền cho nhân viên hoặc cá nhân khác là bắt buộc.

Việc ủy quyền này phải tuân thủ các nguyên tắc chung về đại diện được quy định tại Bộ luật Dân sự 2015, đảm bảo phạm vi ủy quyền rõ ràng và thời hạn ủy quyền cụ thể.

Mẫu Giấy ủy quyền đăng ký chương trình khuyến mại mới nhất

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế chuyên biệt cho loại hình công ty cổ phần, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu khắt khe của cơ quan chức năng khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký khuyến mại.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

…, ngày … tháng … năm …

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./GUQ-…….

Về việc ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký chương trình khuyến mại

I. BÊN ỦY QUYỀN (Sau đây gọi là Bên A):

Tên doanh nghiệp: ………………………………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ……………… do …………… … cấp ngày …………… ….….

Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………………………………………

Người đại diện pháp luật: ………………………………………………………………………………

Chức vụ: ………………………………………………………………………………

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Sau đây gọi là Bên B):

Họ và tên: ………………………………… Giới tính: …………………………………

Số CMND/Thẻ CCCD: ……………… do …………… … cấp ngày …………… ….….

Hộ khẩu thường trú: ………………………………………………………………………………

Chỗ ở hiện tại: ………………………………………………………………………………

Chức vụ (nếu là nhân viên công ty): ………………………………………………………………………………

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN:

1. Bên B thay mặt Bên A liên hệ với Sở Công thương tỉnh/thành phố …………….. / Bộ Công thương để nộp hồ sơ, giải trình các vấn đề liên quan và nhận kết quả đăng ký chương trình khuyến mại cho Bên A.

2. Bên B có quyền lập văn bản, nhận văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết có liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc nêu trên.

3. Trong quá trình thực hiện, Bên B có trách nhiệm báo cáo tiến độ và kết quả cho Bên A, đồng thời phải tuân thủ nghiêm túc các quy định của pháp luật về xúc tiến thương mại.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN:

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn tất các công việc nêu trên hoặc cho đến khi Bên A có văn bản thông báo chấm dứt ủy quyền trước thời hạn.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Hồ sơ đăng ký khuyến mại cần được chuẩn bị chỉn chu và đầy đủ pháp lý (ảnh minh họa)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Khi soạn thảo và sử dụng Giấy ủy quyền này, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau để tránh việc hồ sơ bị trả lại hoặc bị coi là không hợp lệ:

• Xác định đúng cơ quan thẩm quyền: Tùy vào quy mô và địa bàn thực hiện khuyến mại mà cơ quan tiếp nhận có thể là Sở Công thương địa phương hoặc Cục Xúc tiến thương mại - Bộ Công thương theo quy định tại Điều 17 Nghị định 81/2018/NĐ-CP.
• Hình thức của Giấy ủy quyền: Đối với các giao dịch với cơ quan nhà nước, Giấy ủy quyền nên được đóng dấu treo hoặc dấu giáp lai của công ty (nếu có nhiều trang) để tăng tính xác thực.
• Phạm vi công việc: Cần ghi rõ tên chương trình khuyến mại cụ thể nếu việc ủy quyền chỉ dành riêng cho một chiến dịch nhất định. Điều này giúp kiểm soát rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
• Nghĩa vụ của người được ủy quyền: Người được ủy quyền phải mang theo bản chính CMND/CCCD và bản sao Giấy ủy quyền khi đến làm việc tại cơ quan chức năng.

Việc chuẩn bị một mẫu Giấy ủy quyền chuẩn xác không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong khâu làm thủ tục mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản trị nội bộ công ty cổ phần. Hy vọng mẫu văn bản trên sẽ là công cụ hữu ích cho quý doanh nghiệp trong hoạt động xúc tiến thương mại năm 2019.