Trong quá trình hoạt động của Công ty cổ phần, việc thay đổi thông tin cổ đông sáng lập là một thủ tục hành chính quan trọng cần được thực hiện đúng quy định tại Phòng Đăng ký kinh doanh. Để tiết kiệm thời gian và công sức cho người đại diện theo pháp luật, việc sử dụng Giấy ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức thực hiện thay là giải pháp tối ưu. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp mẫu Giấy ủy quyền chuẩn xác và hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện theo quy định pháp luật hiện hành năm 2018.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục thay đổi cổ đông sáng lập

Tại thời điểm tháng 10/2018, các hoạt động đăng ký doanh nghiệp nói chung và thay đổi thông tin cổ đông nói riêng được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Đặc biệt là Nghị định 108/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10/10/2018, mang đến nhiều cải cách trong thủ tục hành chính cho doanh nghiệp.

Khi nào cần dùng Giấy ủy quyền thay đổi cổ đông sáng lập?

Theo quy định, cổ đông sáng lập là người sở hữu ít nhất một cổ phần phổ thông và ký tên trong danh sách cổ đông sáng lập công ty cổ phần. Việc thay đổi thông tin cổ đông sáng lập thường xảy ra trong các trường hợp:

• Cổ đông sáng lập chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký mua theo quy định tại Điều 112 Luật Doanh nghiệp 2014.
• Cổ đông sáng lập chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác trong thời hạn 03 năm kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Thay đổi các thông tin cá nhân của cổ đông sáng lập như số Chứng minh nhân dân, hộ khẩu thường trú...

Mẫu Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Dưới đây là mẫu văn bản ủy quyền được trình bày đúng quy chuẩn, doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm ....

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./GUQ-2018

(Về việc thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp)

I. Bên ủy quyền (Doanh nghiệp)

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ……………… do …………… cấp ngày ……………

Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………

Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: …………………

II. Bên được ủy quyền (Cá nhân thực hiện)

Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………

Chứng minh nhân dân số: ……………… do …………… cấp ngày ……………

Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………………

Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………………………

III. Phạm vi ủy quyền

1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để nộp hồ sơ và nhận kết quả thủ tục thay đổi thông tin cổ đông sáng lập cho doanh nghiệp.

2. Bên được ủy quyền có quyền lập văn bản, nhận văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết có liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.

Giấy Uỷ Quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi các công việc nêu trên được thực hiện toàn bộ, trừ khi đại diện Công Ty có bản thông báo rút uỷ quyền trước thời hạn.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Để hồ sơ được chấp nhận nhanh chóng tại cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

1. Về hình thức: Giấy ủy quyền không bắt buộc phải công chứng, chứng thực trừ khi có yêu cầu riêng của Điều lệ công ty. Tuy nhiên, văn bản phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu hợp lệ của công ty.
2. Về hồ sơ kèm theo: Khi đi thực hiện thủ tục, người được ủy quyền phải mang theo bản sao hợp lệ Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân để đối chiếu.
3. Thời hạn: Cần ghi rõ thời hạn ủy quyền để tránh các rủi ro pháp lý phát sinh sau khi công việc đã hoàn thành.

Việc thực hiện đúng các quy định về ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ Luật Doanh nghiệp 2014 mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch hành chính với cơ quan nhà nước.