Nhiều người lao động khi tra cứu quá trình tham gia trên các nền tảng số bất ngờ phát hiện thời gian công tác bị đứt quãng hoặc thiếu hụt nhiều năm đóng bảo hiểm xã hội (BHXH). Liệu việc hiển thị thiếu năm đóng BHXH trên ứng dụng số có làm mất quyền lợi hưởng chế độ hay không và làm cách nào để gửi hồ sơ điều chỉnh trực tuyến nhanh nhất? Dưới đây là phân tích pháp lý chi tiết và hướng dẫn các bước kê khai bổ sung dữ liệu trên hệ thống Cổng Dịch vụ công BHXH.

1. VNeID, VssID hiển thị thiếu năm đóng BHXH: Quyền lợi người lao động có bị ảnh hưởng?

Trong quá trình chuyển đổi số và đồng bộ dữ liệu bảo hiểm quốc gia, việc một số người tham gia phát hiện thông tin thời gian đóng BHXH bị gián đoạn, ghi thiếu số năm hoặc chưa cập nhật kịp thời các giai đoạn làm việc cũ không phải là hiếm gặp. Tình trạng này dễ khiến người lao động hoang mang vì lo ngại quyền lợi lâu dài như thai sản, ốm đau hay lương hưu sẽ bị cắt giảm.

Căn cứ theo quy định tại Điều 3 Điều 3 Thông tư 09/2026/TT-BTC về sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử:

• Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử được tạo lập theo quy định tại Điều 8 Nghị định 164/2025/NĐ-CP do cơ quan bảo hiểm xã hội tạo lập bằng phương tiện điện tử từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm theo mã số bảo hiểm xã hội duy nhất; được lưu trữ, cập nhật thường xuyên tại kho quản lý dữ liệu điện tử của người tham gia và được tích hợp với tài khoản định danh điện tử (VNeID) mức độ 2, tài khoản bảo hiểm xã hội số (VssID).
• Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử có giá trị pháp lý và chứa đựng thông tin đầy đủ như sổ bảo hiểm xã hội bản giấy.

Đồng thời, theo quy định tại Điều 4 Điều 4 Thông tư 09/2026/TT-BTC, thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử được tạo lập theo quy định tại Điều 10 Nghị định 188/2025/NĐ-CP cũng được liên kết, tích hợp tương tự.

Như vậy, về mặt bản chất pháp lý, việc hiển thị thiếu thông tin trên ứng dụng số xuất phát từ nguyên nhân kỹ thuật, đối soát dữ liệu lịch sử hoặc chưa đồng bộ số hóa hoàn toàn giữa cơ quan BHXH tại các địa phương nơi người lao động từng công tác. Đây không phải là căn cứ pháp lý để làm mất hay suy giảm quyền lợi bảo hiểm đã tích lũy của người tham gia. Tuy nhiên, để tránh phát sinh phiền hà khi thực hiện giải quyết hồ sơ hưởng chế độ sau này, người lao động nên chủ động thực hiện thủ tục kê khai điều chỉnh bổ sung sớm.

2. Hướng dẫn 6 bước cập nhật quá trình đóng BHXH còn thiếu trực tuyến

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người dân không phải trực tiếp tới bộ phận một cửa của cơ quan BHXH, cơ quan BHXH đã cung cấp tiện ích kê khai điều chỉnh thông tin tham gia hoàn toàn trên môi trường số. Dưới đây là trình tự chi tiết 6 bước thực hiện:

Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công BHXH

Người tham gia sử dụng máy tính hoặc trình duyệt web trên điện thoại truy cập vào địa chỉ chính thức của Cổng Dịch vụ công Bảo hiểm xã hội Việt Nam tại liên kết: dichvucong.bhxh.gov.vn.

Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống

Người dân lựa chọn phương thức đăng nhập tài khoản cá nhân thông qua một trong hai hình thức xác thực:

• Tài khoản Bảo hiểm xã hội số (VssID) đã được cấp mã số và mật khẩu;
• Tài khoản định danh điện tử quốc gia (VNeID) cấp độ 2 qua mã định danh cá nhân/Căn cước công dân.

Bước 3: Lựa chọn thủ tục kê khai điều chỉnh

Sau khi đăng nhập thành công vào trang chủ dịch vụ công cá nhân:

• Nhấp chọn mục Kê khai hồ sơ trên thanh tác vụ;
• Lựa chọn cơ quan BHXH thụ lý (chọn cơ quan BHXH nơi quản lý quá trình tham gia bị thiếu hoặc cơ quan BHXH đang đóng bảo hiểm hiện tại);
• Tại ô tìm kiếm (biểu tượng kính lúp), gõ mã thủ tục 608a (Cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT).

Bước 4: Mở phiếu yêu cầu kê khai

Tại dòng hiển thị thủ tục 608a, nhấp vào biểu tượng hình văn bản tại cột Kê khai để mở mẫu tờ khai điện tử (mẫu TK1-TS theo quy định).

Bước 5: Điền nội dung yêu cầu điều chỉnh và đính kèm tài liệu

Người kê khai kiểm tra thông tin cá nhân được trích xuất tự động từ hệ thống. Tại mục [18] Nội dung thay đổi, yêu cầu khác, ghi rõ: "Đề nghị cơ quan BHXH tra cứu, gộp và cập nhật bổ sung quá trình tham gia BHXH từ tháng.../năm... đến tháng.../năm... tại công ty/đơn vị... chưa hiển thị trên hệ thống VssID/VNeID".

Đồng thời, chụp ảnh hoặc scan các chứng từ tài liệu có liên quan (như các trang sổ BHXH giấy cũ, quyết định tuyển dụng, bảng lương hoặc hợp đồng lao động cũ nếu có) đính kèm vào mục hồ sơ chứng minh để cán bộ bảo hiểm đối chiếu dữ liệu gốc nhanh chóng.

Bước 6: Nhận mã xác thực OTP và hoàn tất gửi hồ sơ

Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập, sau đó nhấn nút Xác nhận. Hệ thống sẽ gửi một mã OTP bảo mật về số điện thoại hoặc email đã đăng ký. Nhập chính xác mã OTP này và nhấn hoàn tất để gửi hồ sơ trực tuyến. Sau khi tiếp nhận, cơ quan BHXH sẽ tra cứu kho lưu trữ, đồng bộ dữ liệu và thông báo kết quả qua tin nhắn/email cho người tham gia.

3. Toàn diện các chế độ bảo hiểm xã hội hiện hành người lao động cần biết

Việc ghi nhận chính xác và đầy đủ từng tháng đóng bảo hiểm xã hội có ý nghĩa then chốt đối với mức hưởng các chế độ an sinh xã hội. Theo quy định tại Điều 4 Điều 4 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, hệ thống các chế độ bảo hiểm xã hội bao gồm:

• Trợ cấp hưu trí xã hội: Bao gồm trợ cấp hưu trí xã hội hằng tháng, hỗ trợ chi phí mai táng và được ngân sách nhà nước đóng bảo hiểm y tế.
• Bảo hiểm xã hội bắt buộc: Gồm 5 chế độ trọng yếu: Ốm đau; Thai sản; Hưu trí; Tử tuất; và Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (theo quy định của Luật an toàn, vệ sinh lao động 2015).
• Bảo hiểm xã hội tự nguyện: Gồm các chế độ: Trợ cấp thai sản, Hưu trí, Tử tuất và Bảo hiểm tai nạn lao động (theo quy định của pháp luật an toàn, vệ sinh lao động).
• Bảo hiểm thất nghiệp: Được thực hiện chi trả theo quy định của Luật việc làm 2013.
• Bảo hiểm hưu trí bổ sung: Là chế độ tự nguyện nhằm tăng cường mức thu nhập hưu trí của người lao động.

Khi tích lũy đủ thời gian và đạt điều kiện pháp luật định, mọi quyền lợi của người tham gia sẽ được tính toán chi trả chính xác dựa trên dữ liệu đóng thực tế đã được đồng bộ.

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Để đảm bảo quá trình giải quyết chế độ bảo hiểm diễn ra thuận lợi, người lao động nên thực hiện các khuyến nghị sau:

• Thường xuyên kiểm tra: Định kỳ truy cập VssID hoặc VNeID để theo dõi tình trạng trích đóng của doanh nghiệp, tránh trường hợp đơn vị sử dụng lao động chậm đóng, nợ đọng kéo dài.
• Lưu trữ hồ sơ gốc: Giữ gìn cẩn thận sổ BHXH bìa giấy, tờ rời các năm và các hợp đồng lao động cũ làm căn cứ đối chiếu khi dữ liệu số hóa có sự sai lệch.
• Chủ động xử lý sớm: Ngay khi phát hiện dữ liệu thiếu hụt, hãy thực hiện ngay thủ tục gửi mã hồ sơ 608a qua Cổng Dịch vụ công hoặc liên hệ cơ quan BHXH quận/huyện nơi gần nhất để được hỗ trợ gộp sổ và cập nhật kịp thời.