Kể từ ngày 01/07/2026, bức tranh quản lý thuế đối với khu vực kinh tế hộ gia đình và cá nhân kinh doanh tại Việt Nam đã bước sang một trang mới đầy tính bước ngoặt. Với việc Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC chính thức có hiệu lực thi hành, hàng loạt quy định về hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh đã được sửa đổi, bổ sung theo hướng chặt chẽ hơn nhưng cũng mở ra nhiều cơ chế linh hoạt hơn.

Để giúp các chủ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chủ động nắm bắt và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có trong quá trình vận hành, dưới đây là phân tích chi tiết về 8 thay đổi lớn nhất mà bạn bắt buộc phải lưu tâm ngay từ thời điểm này.

1. Hộ kinh doanh có doanh thu trên 01 tỷ đồng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử

Một trong những điểm nhấn quan trọng nhất tại Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính là việc siết chặt đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử dựa trên ngưỡng doanh thu thực tế. Cụ thể, pháp luật quy định:

"d) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hằng năm trên 01 tỷ đồng phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối, chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế."

Sự thay đổi này nhằm đưa các hộ kinh doanh có quy mô lớn vào khuôn khổ quản lý minh bạch, bình đẳng với các doanh nghiệp siêu nhỏ. Đối với các hộ kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng trở xuống, việc sử dụng hóa đơn điện tử không mang tính bắt buộc mà dựa trên tinh thần tự nguyện. Nếu có nhu cầu xuất hóa đơn để phục vụ khách hàng, các hộ này vẫn được quyền đăng ký với cơ quan thuế để được cấp và sử dụng theo quy trình chuẩn hóa.

2. Bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng: Không mặc nhiên phải dùng hóa đơn từ máy tính tiền

Nhiều chủ hộ kinh doanh từng lo lắng rằng mọi hoạt động bán lẻ trực tiếp đến tay người tiêu dùng (như cửa hàng tạp hóa, quán ăn, shop thời trang...) đều sẽ bị ép buộc phải đầu tư hệ thống máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế. Tuy nhiên, quy định tại Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã làm rõ phương án xử lý mang tính mở hơn.

Theo đó, mặc dù các cơ sở bán lẻ, dịch vụ ăn uống, vui chơi giải trí trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc diện khuyến khích áp dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, nhưng nếu hộ kinh doanh đã đăng ký và đang sử dụng ổn định hình thức hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã thông thường thì không bắt buộc phải chuyển đổi sang hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (ngoại trừ một số lĩnh vực đặc thù không bao gồm bán lẻ ô tô, mô tô, xe máy).

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mang lại sự tiện lợi nhưng không bắt buộc với mọi hộ kinh doanh bán lẻ (ảnh minh họa)

Quy định này giúp giảm bớt gánh nặng chi phí đầu tư trang thiết bị phần cứng và phần mềm cho các hộ kinh doanh nhỏ lẻ, giúp họ có thời gian chuyển đổi lộ trình một cách tự nhiên và phù hợp với năng lực tài chính.

3. Bổ sung các trường hợp hộ kinh doanh được miễn sử dụng hóa đơn điện tử

Nhằm tạo điều kiện tối đa cho các hoạt động kinh tế đặc thù, Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã bổ sung một danh mục riêng biệt quy định rõ các trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là điểm mới cực kỳ nhân văn, tháo gỡ nút thắt cho nhiều mô hình kinh doanh dịch vụ số và nông nghiệp:

• Hoạt động thu mua nông - lâm - thủy sản: Bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp (trừ khi hộ kinh doanh chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử).
• Kinh doanh dịch vụ số xuyên biên giới: Cá nhân có thu nhập từ hoạt động cho thuê bất động sản; cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung số và dịch vụ quảng cáo trên sản phẩm, dịch vụ nội dung số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
• Đại lý đặc thù: Cá nhân làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp mà các doanh nghiệp đầu nguồn đã thực hiện khấu trừ thuế tại nguồn theo quy định của pháp luật.

4. Cho phép ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử

Để hỗ trợ các hộ kinh doanh cá thể thiếu thốn về hạ tầng công nghệ hoặc nhân lực kế toán, Điều 9 Thông tư 91/2026/TT-BTC đã chính thức mở đường cho cơ chế ủy nhiệm lập hóa đơn. Theo đó, hộ kinh doanh được quyền ủy nhiệm cho một tổ chức kinh tế đủ năng lực (bao gồm cả các sàn giao dịch thương mại điện tử hoặc tổ chức cung cấp giải pháp trung gian) lập hóa đơn điện tử cho người mua.

Tuy nhiên, để bảo đảm tính pháp lý, hộ kinh doanh cần tuân thủ nghiêm ngặt quy trình sau:

1. Ký hợp đồng ủy nhiệm rõ ràng với bên nhận ủy nhiệm về mục đích, phạm vi và thời hạn ủy nhiệm.
2. Thực hiện đăng ký nội dung ủy nhiệm với cơ quan thuế trực tiếp theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
3. Bảo đảm toàn bộ thông tin định danh (tên, địa chỉ, mã số thuế) của hộ kinh doanh ủy nhiệm phải được thể hiện chính xác, minh bạch trên hóa đơn điện tử được xuất ra.

5. Tạm ngừng sử dụng hóa đơn nếu chậm cập nhật thông tin đăng ký thuế

Đây là quy định mang tính răn đe rất cao được nêu tại Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC nhằm đồng bộ hóa dữ liệu thuế với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Đối với các hộ kinh doanh đã được cấp mã số thuế trước ngày 01/07/2025, nếu thông tin của người đại diện hộ kinh doanh có sai lệch, không trùng khớp hoặc thiếu sót so với dữ liệu căn cước công dân, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo yêu cầu rà soát, cập nhật.

Thời hạn thực hiện cực kỳ nghiêm ngặt: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, nếu hộ kinh doanh không tiến hành cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký thuế, cơ quan thuế sẽ tiến hành tạm ngừng quyền sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh đó. Việc bị khóa hóa đơn sẽ làm tê liệt hoàn toàn hoạt động mua bán, xuất nhập hàng hóa của hộ, do đó các chủ hộ cần chủ động kiểm tra lại thông tin đăng ký thuế của mình ngay lập tức.

6. Quy định chi tiết về nơi nộp hồ sơ cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh

Đối với các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên mà chỉ đề nghị cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh, Điều 15 Thông tư 91/2026/TT-BTC đã phân định rất rõ thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ nhằm tránh tình trạng đùn đẩy, gây khó khăn cho người dân:

• Trường hợp có địa điểm kinh doanh cố định: (Bao gồm cả hộ kinh doanh thương mại điện tử có nhiều kho hàng, địa điểm kinh doanh cố định) nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp nơi đặt trụ sở hoặc địa điểm ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
• Trường hợp không có địa điểm kinh doanh cố định: (Kinh doanh lưu động, tự do) nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi cá nhân cư trú (có thể là nơi đăng ký thường trú hoặc nơi đăng ký tạm trú thực tế).

7. Linh hoạt hơn trong xử lý hóa đơn sai sót hàng loạt

Nhằm giảm thiểu thủ tục hành chính rườm rà khi xảy ra sai sót kỹ thuật, Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC mang đến một giải pháp cực kỳ tiện lợi cho người bán. Cụ thể, nếu trong cùng một tháng, người bán phát hiện lập sai cùng một thông tin (như sai tên hàng hóa, sai đơn giá, sai thuế suất...) trên nhiều hóa đơn đã xuất cho cùng một khách hàng, thì thay vì phải lạch cạch làm thủ tục hủy và thay thế từng tờ hóa đơn một, người bán được phép lập duy nhất một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế chung cho tất cả các hóa đơn sai sót, kèm theo một bảng kê chi tiết đính kèm.

Cơ chế này giúp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức cho cả hộ kinh doanh lẫn khách hàng, đồng thời giảm tải dung lượng lưu trữ dữ liệu cho hệ thống của cơ quan thuế.

8. Khai tử hoàn toàn hóa đơn giấy đặt in của cơ quan thuế

Đây là dấu mốc chấm dứt hoàn toàn kỷ nguyên của hóa đơn giấy truyền thống. Theo quy định tại khoản 3 Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, kể từ ngày 01/07/2026, toàn bộ hóa đơn đặt in mua từ cơ quan thuế chính thức hết giá trị sử dụng.

Tất cả các cơ quan thuế, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh còn tồn hóa đơn giấy chưa sử dụng hết bắt buộc phải thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn theo đúng trình tự, quy định nghiêm ngặt của Bộ Tài chính. Việc cố tình sử dụng hóa đơn giấy sau thời điểm này sẽ bị coi là hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp và bị xử phạt vi phạm hành chính rất nặng.

Lời khuyên thiết thực cho các chủ hộ kinh doanh trong giai đoạn mới

Việc chuyển đổi toàn diện sang hóa đơn điện tử không chỉ là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà còn là cơ hội để các hộ kinh doanh chuẩn hóa quy trình quản lý, nâng cao uy tín trong mắt khách hàng và đối tác lớn. Để thích ứng nhanh chóng với các quy định mới từ tháng 7/2026, các chủ hộ kinh doanh cần chủ động thực hiện ngay các bước sau:

• Rà soát doanh thu: Xác định chính xác ngưỡng doanh thu của hộ mình trong năm qua để biết mình có thuộc diện bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã hay không.
• Kiểm tra thông tin đăng ký thuế: Đối chiếu ngay thông tin người đại diện hộ kinh doanh trên hệ thống thuế với căn cước công dân gắn chíp để kịp thời điều chỉnh, tránh nguy cơ bị khóa hóa đơn đột ngột.
• Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp uy tín: Tìm kiếm các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cơ quan thuế công nhận để được hỗ trợ kỹ thuật tốt nhất trong quá trình xuất hóa đơn và truyền dữ liệu.

Hy vọng những phân tích chuyên sâu trên đây đã giúp các bạn có cái nhìn toàn diện và rõ nét nhất về những thay đổi cốt lõi của pháp luật hóa đơn điện tử hiện hành. Hãy chủ động thực hiện đúng luật để bảo vệ và phát triển công việc kinh doanh của mình một cách bền vững nhất!