Việc thành lập và vận hành Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành. Trong đó, việc bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện là một bước then chốt, không chỉ mang tính hành chính mà còn xác lập tư cách pháp lý của người đại diện cho doanh nghiệp nước ngoài tại thị trường Việt Nam. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp mẫu Quyết định bổ nhiệm chuẩn xác và những lưu ý pháp lý quan trọng theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

Căn cứ pháp lý và vai trò của người đứng đầu Văn phòng đại diện

Theo quy định tại Luật Thương mại 2005, Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại. Do đó, người đứng đầu Văn phòng đại diện phải là người chịu trách nhiệm cao nhất trước thương nhân nước ngoài và trước pháp luật Việt Nam về mọi hoạt động của văn phòng.

Cụ thể, Điều 33 Nghị định 07/2016/NĐ-CP đã quy định rõ về quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện. Người này thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo sự ủy quyền của thương nhân nước ngoài trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền. Điều này đòi hỏi văn bản bổ nhiệm phải được soạn thảo chặt chẽ, rõ ràng.

Mẫu Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện mới nhất

Dưới đây là mẫu quyết định được xây dựng dựa trên thực tiễn pháp lý năm 2019, đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết để thực hiện thủ tục thông báo hoặc đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước.

(TÊN DOANH NGHIỆP NƯỚC NGOÀI) --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------
Số: ....................	..., ngày … tháng … năm…

QUYẾT ĐỊNH
Về việc Cử/ bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài

- Căn cứ Nghị định số 07/2016/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành;
- Căn cứ Điều lệ hoạt động của ................................................ (tên doanh nghiệp nước ngoài);
- Căn cứ nhu cầu hoạt động của ............................................... (tên doanh nghiệp nước ngoài).

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Bổ nhiệm nhân sự

Cử / Bổ nhiệm Ông / bà: ........................................... Giới tính: ..............................
Sinh ngày: ....................... Dân tộc: ......................... Quốc tịch: ............................
CMND/CCCD/Hộ chiếu số: .................................... Ngày cấp: .............................. Cơ quan cấp: .............................................................................
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: ..............................................................................................
Chỗ ở hiện tại: ...........................................................................................................................
Làm Giám đốc/ Tổng Giám đốc văn phòng đại diện ................................................................................ (tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài)
Địa chỉ: ........................................................................................................................................

Điều 2: Quyền lợi và nghĩa vụ pháp lý

Ông/bà............................................ (người được bổ nhiệm) thực hiện quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật Thương mại 2005 và phải chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp nước ngoài về hoạt động của mình, của văn phòng đại diện trong phạm vi được doanh nghiệp ủy quyền. Đồng thời chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được doanh nghiệp ủy quyền.

Trong trường hợp Ông/bà.............. (người được bổ nhiệm) xuất cảnh khỏi Việt Nam, phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình theo quy định tại khoản 5 Điều 33 Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của doanh nghiệp nước ngoài. Và Ông/bà vẫn phải chịu trách nhiệm về thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

Điều 3: Điều khoản thi hành

Ông / bà ......................................... (tên người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nước ngoài) và Ông / bà ................................................... (người được bổ nhiệm), Giám đốc/Tổng Giám đốc văn phòng đại diện chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp nước ngoài (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Những lưu ý quan trọng khi bổ nhiệm

Một điểm cần đặc biệt lưu ý là người đứng đầu Văn phòng đại diện không được đồng thời là người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài hoặc không được đồng thời là người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo pháp luật Việt Nam. Đây là quy định nhằm tránh xung đột lợi ích và đảm bảo sự tập trung trong quản lý điều hành.

Ngoài ra, khi có sự thay đổi người đứng đầu, thương nhân nước ngoài phải thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày có sự thay đổi. Việc chậm trễ có thể dẫn đến các chế tài xử phạt hành chính không đáng có.