Nhằm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và cải cách thủ tục hành chính triệt để trong môi trường học đường, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã chính thức đưa ra chỉ đạo quan trọng tại khoản 3 Mục IV Phần B Công văn 5208/BGDĐT-GDPT ban hành ngày 07/8/2026. Chỉ đạo này đặt ra một nguyên tắc bắt buộc: Tuyệt đối không được yêu cầu phụ huynh hay học sinh khai báo, cung cấp lại những dữ liệu đã hiện hữu trên hệ thống quản lý chung.

Chớp thời cơ chuyển đổi số toàn diện: Học bạ số và dữ liệu dùng chung

Theo tinh thần chỉ đạo mới nhất từ Bộ Giáo dục và Đào tạo, các cơ sở giáo dục phổ thông trên cả nước phải tăng cường triển khai các nền tảng chuyển đổi số then chốt, bao gồm học bạ số, học liệu số, quy trình tuyển sinh trực tuyến cũng như hạ tầng phần mềm trong quản lý nhà trường, công tác dạy học, kiểm tra và đánh giá học sinh.

Hệ thống hồ sơ điện tử này phải đáp ứng tiêu chí kết nối tập trung, liên thông trực tiếp về Cơ sở dữ liệu Học bạ số của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Căn cứ theo tinh thần của Luật Giáo dục 2019, việc chuẩn hóa dữ liệu giáo dục không chỉ tối ưu hóa công tác quản trị mà còn giảm tải tối đa áp lực giấy tờ phiền hà cho người dân.

Cấm triệt để việc bắt phụ huynh nộp lại giấy tờ, hồ sơ trùng lặp

Thực tế nhiều năm qua cho thấy, không ít phụ huynh khốn đốn mỗi đầu năm học mới vì phải lặp đi lặp lại việc điền bản khai thông tin cá nhân, nộp lại vô số loại giấy tờ chứng minh đã có trong hồ sơ điện tử của trường. Tình trạng này gây lãng phí thời gian, công sức và tạo ra tâm lý ức chế không cần thiết.

Đứng trước bất cập đó, Công văn 5208/BGDĐT-GDPT đã khẳng định rõ ràng:

Khi các thông tin của học sinh đã có trên hệ thống, nhà trường không được phép yêu cầu học sinh hoặc cha mẹ học sinh cung cấp lại dưới bất kỳ hình thức nào.

Quy định này áp dụng đồng bộ không chỉ cho thông tin lý lịch cá nhân mà còn mở rộng ra toàn bộ dữ liệu trong học bạ số, hồ sơ chuyên môn của giáo viên và cán bộ quản lý. Đồng thời, Bộ cũng yêu cầu nghiêm cấm phát sinh thêm bất kỳ sổ sách, thủ tục hành chính ngoài danh mục quy định chính thức.

Yêu cầu bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân học sinh

Bên cạnh yêu cầu 'đúng, đủ, sạch, sống' đối với dữ liệu, công tác an toàn thông tin được đưa lên hàng đầu. Các cơ sở giáo dục khi vận hành hệ thống dữ liệu dùng chung phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định tại Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Toàn bộ thông tin riêng tư của học sinh, phụ huynh cũng như đội ngũ giáo viên phải được mã hóa, phân quyền truy cập chặt chẽ. Việc chia sẻ dữ liệu chỉ phục vụ mục đích quản lý nhà nước, dự báo quy mô phát triển và phân bổ nguồn lực giáo dục hợp lý theo quy định của pháp luật.

Đổi mới quản trị nhà trường và phát triển trí tuệ nhân tạo (AI)

Gắn liền với nhiệm vụ chung tại khoản 4 Phần A Công văn 5208, năm học 2026-2027 được coi là mốc thời điểm quan trọng để toàn ngành Giáo dục tạo ra bước chuyển mình mạnh mẽ. Bên cạnh việc tiếp tục hiện đại hóa học bạ số, các trường học sẽ được khuyến khích đưa giáo dục năng lực số và ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) vào chương trình trải nghiệm, nâng cao chất lượng giảng dạy.

Việc loại bỏ các thủ tục rườm rà, lặp lại không chỉ giải phóng thời gian cho giáo viên tập trung vào chuyên môn mà còn xây dựng hình ảnh môi trường giáo dục văn minh, hiện đại, đáp ứng sự kỳ vọng của xã hội trong kỷ nguyên số.