Trong bối cảnh Việt Nam đang đẩy mạnh cải cách hành chính và số hóa dữ liệu quốc gia, việc quản lý thông tin dân cư một cách chính xác, đồng bộ là yếu tố then chốt. Từ ngày 01/7/2026, Thông tư 118/2026/TT-BCA của Bộ Công an chính thức có hiệu lực thi hành, sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 17/2024/TT-BCA hướng dẫn Luật Căn cước 2023 (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 53/2025/TT-BCA).

Một trong những điểm mới đáng chú ý nhất của quy định này là việc mở rộng phạm vi thông tin được cập nhật và điều chỉnh cách ghi nhận địa danh hành chính của công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu căn cước theo đơn vị hành chính mới nhất.

Mở rộng phạm vi thông tin cập nhật trong Cơ sở dữ liệu dân cư

Theo quy định tại Điều 2 Thông tư 118/2026/TT-BCA, phạm vi thông tin được cập nhật trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu căn cước đã được mở rộng đáng kể so với trước đây. Cụ thể, bên cạnh các thông tin truyền thống như nơi sinh, nơi đăng ký khai sinh, quê quán, dân tộc và tôn giáo, quy định mới đã bổ sung thêm các trường thông tin cực kỳ quan trọng bao gồm:

• Nơi thường trú;
• Nơi tạm trú;
• Nơi ở hiện tại.

Sự bổ sung này giúp cơ quan quản lý nhà nước nắm bắt chính xác biến động cư trú thực tế của người dân, từ đó tối ưu hóa công tác quản lý xã hội, an ninh trật tự và cung cấp các dịch vụ công trực tuyến một cách hiệu quả hơn.

Ghi nhận thông tin theo địa danh hành chính mới nhất

Trong những năm gần đây, việc sắp xếp, sáp nhập các đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã diễn ra mạnh mẽ trên cả nước. Điều này dẫn đến việc nhiều địa danh cũ trên giấy tờ truyền thống không còn tồn tại trên thực tế hành chính. Để giải quyết bất cập này, khoản 3 Điều 5 Thông tư 17/2024/TT-BCA (được sửa đổi bởi Thông tư 118/2026/TT-BCA) quy định rõ:

Thông tin về nơi sinh, nơi đăng ký khai sinh, quê quán, nơi thường trú, nơi tạm trú và nơi ở hiện tại được ghi theo giấy khai sinh hoặc giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp; trường hợp địa danh hành chính đã được cấp có thẩm quyền thay đổi thì ghi theo địa danh hành chính mới.

Quy định này giúp loại bỏ hoàn toàn sự chồng chéo, mâu thuẫn giữa thông tin trên giấy tờ cũ và thực tế quản lý hành chính hiện tại. Người dân khi thực hiện các giao dịch hành chính sẽ không còn gặp khó khăn khi địa phương của mình đã được sáp nhập hoặc đổi tên.

Quy trình xử lý khi thông tin chưa đầy đủ hoặc có sai lệch

Để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối của dữ liệu, khoản 1 Điều 5 Thông tư 17/2024/TT-BCA đưa ra giải pháp cụ thể cho hai trường hợp thường gặp trên thực tế:

Trường hợp 1: Giấy tờ gốc thiếu thông tin địa danh hành chính cấp xã, cấp tỉnh

Nếu thông tin về nơi sinh, nơi đăng ký khai sinh, quê quán trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc Cơ sở dữ liệu căn cước chưa có hoặc chưa đầy đủ địa danh hành chính cấp xã, cấp tỉnh, Công an cấp xã hoặc cơ quan quản lý căn cước sẽ yêu cầu người dân cung cấp các giấy tờ, tài liệu hợp pháp do cơ quan có thẩm quyền cấp để thực hiện thu thập, cập nhật và điều chỉnh kịp thời.

Trường hợp 2: Giấy tờ không thể hiện đầy đủ địa danh hành chính và không thể bổ sung

Đối với những trường hợp đặc biệt khi giấy tờ cũ không thể hiện đầy đủ địa danh hành chính và người dân không có giấy tờ bổ sung, pháp luật đã mở ra một cơ chế linh hoạt nhưng chặt chẽ:

• Người dân được phép tự cung cấp thông tin và lập văn bản cam kết, tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã khai.
• Cơ quan Công an có trách nhiệm chủ động phối hợp với cơ quan quản lý hộ tịch và các cơ quan liên quan để tiến hành kiểm tra, xác minh tính xác thực của thông tin trước khi chính thức cập nhật vào hệ thống cơ sở dữ liệu.

Sự thay đổi mang tính bước ngoặt so với quy định cũ

So với quy định trước đây tại Điều 5 Thông tư 17/2024/TT-BCA (được sửa đổi bởi Thông tư 53/2025/TT-BCA), đây là một bước tiến lớn trong tư duy quản lý hành chính:

1. Về phạm vi: Quy định cũ chỉ tập trung vào các thông tin nhân thân cố định (nơi sinh, quê quán, dân tộc, tôn giáo) mà bỏ qua các thông tin cư trú động (thường trú, tạm trú, nơi ở hiện tại). Quy định mới đã khắc phục triệt để thiếu sót này.
2. Về cách ghi nhận địa danh thay đổi: Trước đây, khi địa danh hành chính thay đổi, cơ quan quản lý yêu cầu ghi theo địa danh mới nhưng bắt buộc phải ghi chú thông tin gốc trên giấy khai sinh. Quy định mới tại Thông tư 118/2026/TT-BCA đã đơn giản hóa tối đa bằng việc ghi thẳng theo địa danh hành chính mới, giúp dữ liệu trở nên sạch, gọn và dễ dàng tích hợp, tra cứu trên các nền tảng số.

Việc triển khai quy định mới này không chỉ giúp tối ưu hóa kho dữ liệu số quốc gia mà còn mang lại sự tiện lợi tối đa cho người dân khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến cư trú và căn cước trong kỷ nguyên số.