Ngày 23 tháng 4 năm 2026, Quốc hội khóa XVI đã chính thức thông qua Luật Hộ tịch 2026 (Luật số 03/2026/QH16), đánh dấu một bước ngoặt lịch sử trong công tác cải cách hành chính và chuyển đổi số quốc gia. Có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 3 năm 2027, văn bản luật mới này sẽ thay thế hoàn toàn cho Luật Hộ tịch 2014.

Với mục tiêu lấy người dân làm trung tâm, Luật Hộ tịch 2026 mang đến những thay đổi mang tính cách mạng, đặc biệt là việc phân cấp, đơn giản hóa tối đa quy trình thực hiện các thủ tục đăng ký hộ tịch tại UBND cấp xã. Dưới đây là phân tích chuyên sâu và chi tiết về 7 thủ tục hộ tịch cốt lõi mà người dân cần nắm rõ trước khi luật mới chính thức đi vào cuộc sống.

1. Điểm mới đột phá: Đăng ký hộ tịch không phụ thuộc nơi cư trú

Trước đây, theo quy định tại Luật Hộ tịch 2014, thẩm quyền đăng ký hộ tịch của Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã bị ràng buộc chặt chẽ bởi yếu tố địa giới hành chính và nơi cư trú (thường trú hoặc tạm trú) của người yêu cầu hoặc người liên quan. Điều này gây ra không ít phiền hà, tốn kém thời gian và chi phí đi lại cho người dân, đặc biệt là những người lao động xa quê.

Khắc phục triệt để bất cập này, khoản 1 Điều 8 Luật Hộ tịch 2026 đã đưa ra một quy định mang tính lịch sử:

"Ủy ban nhân dân cấp xã không phụ thuộc vào nơi cư trú của cá nhân đăng ký các sự kiện, thông tin hộ tịch quy định tại Điều 4 của Luật này."

Như vậy, kể từ ngày 01/03/2027, công dân Việt Nam có thể đến bất kỳ UBND cấp xã nào trên toàn quốc để yêu cầu thực hiện các thủ tục hộ tịch như khai sinh, kết hôn, khai tử, nhận cha mẹ con... mà không cần phải xuất trình giấy tờ chứng minh nơi cư trú hay phải quay về quê quán để làm thủ tục. Đây là bước tiến vượt bậc nhờ sự đồng bộ và liên thông hoàn toàn của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử quốc gia.

2. Thủ tục đăng ký khai sinh chủ động và liên thông

Theo quy định tại Điều 15 Luật Hộ tịch 2026, UBND cấp xã thực hiện đăng ký khai sinh cho các trường hợp sau:

• Trẻ em được sinh ra tại Việt Nam;
• Trẻ em được sinh ra ở nước ngoài chưa được đăng ký khai sinh, về cư trú tại Việt Nam và có ít nhất một bên cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam;
• Công dân Việt Nam, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch đang sinh sống tại Việt Nam, được sinh ra tại Việt Nam mà chưa được đăng ký khai sinh, đã có hồ sơ, giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, xác nhận.

Cơ chế đăng ký khai sinh chủ động (Điểm mới cực kỳ quan trọng):

Tại khoản 2 Điều 15 Luật Hộ tịch 2026 quy định, UBND cấp xã có trách nhiệm chủ động thực hiện đăng ký khai sinh cho trẻ em khi dữ liệu của cơ sở y tế được kết nối, chia sẻ tự động tới hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử. Việc đăng ký chủ động này được thực hiện theo lựa chọn của người yêu cầu và phải đáp ứng đủ 02 điều kiện:

1. Trẻ em được sinh ra tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh;
2. Người yêu cầu đăng ký khai sinh đã cung cấp đủ nội dung đăng ký khai sinh theo quy định qua hệ thống trực tuyến.

Trường hợp không thực hiện đăng ký khai sinh chủ động, trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày trẻ em được sinh ra, cha hoặc mẹ (hoặc người thân thích khác như ông bà, anh chị em, cô dì chú bác, hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng) có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ.

3. Thủ tục đăng ký kết hôn và yêu cầu bắt buộc

Căn cứ quy định tại Điều 16 Luật Hộ tịch 2026, UBND cấp xã thực hiện thủ tục đăng ký kết hôn cho các trường hợp:

• Đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam cư trú ở trong nước với nhau;
• Đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam cư trú ở trong nước với người nước ngoài, với công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài, với người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch đang sinh sống tại Việt Nam;
• Đăng ký kết hôn cho người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch đang sinh sống tại Việt Nam, người nước ngoài thường trú tại Việt Nam.

Yêu cầu về sự hiện diện vật lý:

Mặc dù công nghệ số cho phép nộp hồ sơ trực tuyến, nhưng để bảo đảm tính tự nguyện và pháp lý tối cao của quan hệ hôn nhân, khoản 3 Điều 16 Luật Hộ tịch 2026 quy định rõ: Cả bên nam và bên nữ phải có mặt trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào sổ đăng ký kết hôn và Giấy chứng nhận kết hôn. Đây là thủ tục bắt buộc không thể ủy quyền hay thực hiện hoàn toàn trực tuyến.

4. Thủ tục đăng ký, chấm dứt, thay đổi giám hộ

Giám hộ là một chế định dân sự quan trọng nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự. Theo quy định tại Điều 17 Luật Hộ tịch 2026, UBND cấp xã có thẩm quyền thực hiện đăng ký giám hộ, chấm dứt giám hộ, thay đổi giám hộ trong các trường hợp:

• Giữa công dân Việt Nam cư trú ở trong nước với nhau;
• Giữa công dân Việt Nam cư trú ở trong nước và người nước ngoài cư trú tại Việt Nam với nhau;
• Giữa công dân Việt Nam cư trú ở trong nước và người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch đang sinh sống tại Việt Nam với nhau;
• Giữa người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch đang sinh sống tại Việt Nam với nhau;
• Giữa pháp nhân với công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, người nước ngoài cư trú tại Việt Nam, người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch đang sinh sống tại Việt Nam.

Đồng thời, UBND cấp xã cũng thực hiện đăng ký giám sát việc giám hộ, chấm dứt giám sát việc giám hộ liên quan đến quản lý tài sản của người được giám hộ. Người giám hộ bắt buộc phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ đăng ký giám hộ.

5. Thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con

Thẩm quyền đăng ký nhận cha, mẹ, con tại UBND cấp xã theo quy định tại Điều 18 Luật Hộ tịch 2026 đã được mở rộng đáng kể, bao gồm:

• Giữa công dân Việt Nam với nhau mà ít nhất một bên cư trú ở trong nước;
• Giữa công dân Việt Nam và người nước ngoài với nhau mà ít nhất một bên cư trú tại Việt Nam;
• Giữa công dân Việt Nam và người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch đang sinh sống tại Việt Nam với nhau;
• Giữa người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch đang sinh sống tại Việt Nam với nhau;
• Giữa người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch đang sinh sống tại Việt Nam và người nước ngoài với nhau;
• Giữa người nước ngoài với nhau mà ít nhất một bên thường trú tại Việt Nam.

Sự thay đổi này giúp giải quyết nhanh chóng các quan hệ nhân thân có yếu tố nước ngoài hoặc liên quan đến người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch ngay tại cấp cơ sở, giảm tải áp lực cho UBND cấp huyện so với các quy định trước đây.

6. Thủ tục thay đổi thông tin hộ tịch tại UBND cấp xã

Thay đổi thông tin hộ tịch là việc cơ quan đăng ký hộ tịch ghi nhận biến động thông tin nhân thân của cá nhân khi có lý do chính đáng, đủ điều kiện theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015 và pháp luật hộ tịch.

Theo quy định tại Điều 19 Luật Hộ tịch 2026, phạm vi thay đổi thông tin hộ tịch thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã bao gồm:

• Thay đổi họ, chữ đệm, tên của cá nhân trong nội dung khai sinh khi có đủ căn cứ theo quy định của pháp luật dân sự;
• Thay đổi thông tin về quê quán trong nội dung đăng ký khai sinh của người thành niên theo yêu cầu của người đó hoặc của con chưa thành niên theo yêu cầu của cha mẹ đẻ;
• Thay đổi thông tin về cha, mẹ, dân tộc, quê quán trong nội dung khai sinh khi được nhận làm con nuôi hoặc sau khi chấm dứt việc nuôi con nuôi;
• Xác định lại dân tộc theo quy định của pháp luật dân sự;
• Cải chính thông tin hộ tịch đã đăng ký do có sai sót hoặc thông tin không đúng thực tế;
• Bổ sung thông tin hộ tịch còn thiếu trên bản chính giấy tờ hộ tịch, trong sổ hộ tịch giấy, Cơ sở dữ liệu hộ tịch;
• Điều chỉnh thông tin hộ tịch của cá nhân do chính cá nhân hoặc cha, mẹ, vợ, chồng của cá nhân đó được thay đổi thông tin hộ tịch.

7. Thủ tục đăng ký khai tử chủ động

Tương tự như thủ tục khai sinh, thủ tục đăng ký khai tử theo quy định tại Điều 20 Luật Hộ tịch 2026 cũng được áp dụng cơ chế chủ động liên thông dữ liệu y tế.

Cụ thể, UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết có trách nhiệm chủ động thực hiện đăng ký khai tử khi dữ liệu của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh được kết nối, chia sẻ tự động tới hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử và đáp ứng đủ các điều kiện:

1. Cá nhân chết tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh;
2. Người yêu cầu đăng ký đã cung cấp đủ nội dung đăng ký khai tử theo quy định qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến.

Trường hợp không thực hiện đăng ký khai tử chủ động, trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có người chết, người thân thích (vợ, chồng, con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác) hoặc đại diện cơ quan, tổ chức liên quan có trách nhiệm đi đăng ký khai tử cho người chết.

8. Thủ tục ghi vào sổ hộ tịch sự kiện hộ tịch giải quyết tại nước ngoài

Theo quy định tại Điều 21 Luật Hộ tịch 2026, các sự kiện hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (không trái quy định pháp luật Việt Nam) sẽ được ghi vào sổ hộ tịch tại UBND cấp xã, bao gồm:

• Việc khai sinh của công dân Việt Nam;
• Việc khai sinh của trẻ em có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam còn người kia là công dân nước ngoài, cha và mẹ thỏa thuận lựa chọn quốc tịch Việt Nam tại thời điểm ghi vào sổ hộ tịch;
• Việc kết hôn; khai tử; giám hộ; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi thông tin hộ tịch;
• Việc ly hôn; hủy việc kết hôn trái pháp luật; hủy nội dung đăng ký, xác nhận các sự kiện trên.

UBND cấp xã thực hiện ghi vào sổ hộ tịch ngay khi nhận được giấy tờ, văn bản hợp lệ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, xác nhận (đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng theo quy định).

9. Lời khuyên thiết thực cho người dân khi làm thủ tục

Để quá trình thực hiện các thủ tục đăng ký hộ tịch tại UBND cấp xã diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và đúng pháp luật, người dân cần lưu ý một số điểm sau:

• Tận dụng tối đa dịch vụ công trực tuyến: Hãy chủ động đăng ký tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia để nộp hồ sơ trực tuyến. Hầu hết các thủ tục hộ tịch hiện nay đều được tối giản hóa thành phần hồ sơ khi hệ thống tự động khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi xác nhận: Thông tin khai sinh là thông tin hộ tịch gốc của cá nhân. Mọi giấy tờ khác (căn cước, học bạ, bằng cấp, sổ bảo hiểm...) đều phải thống nhất với thông tin khai sinh. Do đó, khi nhận bản điện tử hoặc bản giấy Giấy khai sinh, hãy đối chiếu thật kỹ từng ký tự, ngày tháng năm sinh, quê quán.
• Nắm rõ quy định về thời hạn giải quyết siêu tốc: khoản 3 Điều 3 Luật Hộ tịch 2026 quy định rõ: Đối với việc đăng ký hộ tịch mà pháp luật không quy định thời hạn giải quyết cụ thể thì phải được giải quyết trong 24 giờ kể từ thời điểm nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Người dân có quyền giám sát và yêu cầu cán bộ hộ tịch thực hiện đúng cam kết thời gian này.

Việc ban hành Luật Hộ tịch 2026 với những cải cách mang tính đột phá không chỉ giúp tiết kiệm hàng ngàn tỷ đồng chi phí xã hội mà còn thể hiện sự chuyển mình mạnh mẽ của nền hành chính công Việt Nam hướng tới sự chuyên nghiệp, hiện đại và phục vụ nhân dân tốt hơn.