Trong bối cảnh thị trường bất động sản đang có những diễn biến phức tạp, việc quản lý các loại giấy tờ pháp lý, đặc biệt là phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (thường gọi là Sổ đỏ), trở thành nhiệm vụ cấp bách hơn bao giờ hết. Nhận diện những lỗ hổng trong công tác quản lý tại địa phương, ngày 20/07/2018, Tổng cục Quản lý Đất đai đã chính thức ban hành Công văn 1294/TCQLĐĐ-CĐKĐĐ về việc tăng cường các biện pháp quản lý, sử dụng phôi Giấy chứng nhận.

Báo động tình trạng thất thoát phôi Sổ đỏ tại địa phương

Theo ghi nhận từ Tổng cục Quản lý Đất đai, hiện nay tại một số tỉnh, thành phố vẫn tồn tại tình trạng quản lý phôi Giấy chứng nhận thiếu chặt chẽ. Đáng lo ngại hơn, nhiều địa phương đã để xảy ra việc làm mất, thất lạc phôi trong các giai đoạn trước đây nhưng lại chậm trễ trong việc triển khai các biện pháp khắc phục hoặc xử lý theo đúng quy định của pháp luật.

Việc thất thoát phôi Sổ đỏ không chỉ gây khó khăn cho công tác quản lý nhà nước mà còn tiềm ẩn nguy cơ lớn về việc làm giả giấy tờ, lừa đảo chiếm đoạt tài sản, gây mất an ninh trật tự và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người sử dụng đất theo quy định tại Luật Đất đai 2013.

Siết chặt quy trình: Không để phôi được sử dụng "tùy tiện"

Để chấn chỉnh tình trạng này, Tổng cục Quản lý Đất đai yêu cầu các Sở Tài nguyên và Môi trường phải thực hiện ngay việc rà soát, chỉ đạo sát sao công tác quản lý phôi trên toàn địa bàn. Cụ thể:

• Chấm dứt tình trạng sử dụng tự do: Tuyệt đối không để xảy ra việc sử dụng phôi tùy tiện, không có cán bộ chuyên trách chịu trách nhiệm chính.
• Lập sổ theo dõi nghiêm ngặt: Mọi biến động về phôi phải được ghi chép vào sổ theo dõi hàng ngày. Các phôi bị hư hỏng trong quá trình in ấn phải được thu hồi đầy đủ để tổ chức tiêu hủy theo đúng quy trình kỹ thuật.
• Tuân thủ quy chuẩn: Việc in ấn và cấp phát phải bám sát các quy định tại Thông tư 23/2014/TT-BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

Công khai số seri phôi bị mất để ngăn chặn giao dịch bất hợp pháp

Một trong những điểm đáng chú ý nhất tại Công văn 1294/TCQLĐĐ-CĐKĐĐ là yêu cầu về tính minh bạch khi xảy ra sự cố. Trong trường hợp phát hiện mất hoặc thất thoát phôi mà chưa rõ nguyên nhân, Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm:

1. Công khai danh sách các số seri phôi bị mất trên cổng thông tin điện tử của Sở.
2. Gửi thông báo khẩn cấp tới các cơ quan liên quan như: Tổ chức tín dụng (ngân hàng), Văn phòng công chứng, cơ quan chứng thực để phối hợp ngăn chặn các giao dịch liên quan đến phôi này.
3. Chỉ đạo các Văn phòng đăng ký đất đai và đơn vị tư vấn tuyệt đối không thực hiện các thủ tục xác nhận, cấp đổi đối với các phôi có số seri nằm trong danh sách thất lạc.

Đặc biệt, khi phát hiện dấu hiệu tội phạm hoặc các phôi bị mất xuất hiện trong lưu thông, các cơ quan chức năng phải báo ngay cho cơ quan Công an địa phương để điều tra, xử lý theo quy định của pháp luật hình sự.

"Việc quản lý phôi Giấy chứng nhận là mắt xích quan trọng trong chuỗi giá trị pháp lý của quyền sử dụng đất. Một sơ suất nhỏ trong quản lý phôi có thể dẫn đến những hệ lụy dây chuyền cho cả hệ thống quản lý và người dân."

Với việc ban hành Công văn 1294, Tổng cục Quản lý Đất đai kỳ vọng sẽ tạo ra một cơ chế giám sát chặt chẽ hơn, buộc các địa phương phải nâng cao trách nhiệm trong việc bảo vệ "tấm thẻ bài" pháp lý quan trọng nhất của mỗi thửa đất.