Trong bối cảnh tình hình an ninh mạng ngày càng phức tạp, Chính phủ vừa ban hành Nghị định 26/2020/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước 2018. Một trong những nội dung đáng chú ý nhất là quy định siết chặt việc sử dụng thiết bị công nghệ trong công tác sao, chụp tài liệu mật.

Thiết bị sao chụp tài liệu mật phải đảm bảo tính biệt lập hoàn toàn với môi trường mạng (ảnh minh họa)

Thiết bị sao chụp không được kết nối Internet

Theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định 26/2020/NĐ-CP, phương tiện, thiết bị sử dụng để sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước không được kết nối với mạng Internet, mạng máy tính hoặc mạng viễn thông. Quy định này nhằm triệt tiêu nguy cơ rò rỉ thông tin qua các lỗ hổng bảo mật hoặc sự can thiệp của mã độc từ môi trường mạng.

Ngoại trừ các trường hợp thực hiện theo quy định pháp luật về cơ yếu, tất cả các máy photocopy, máy quét (scanner) hay máy ảnh dùng cho mục đích này đều phải hoạt động trong môi trường ngoại tuyến (offline). Đây là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tài liệu không bị sao chép trái phép hoặc bị đánh cắp từ xa.

Quy trình sao chụp tại địa điểm an toàn

Việc sao, chụp tài liệu mật không thể thực hiện một cách tùy tiện. Khoản 2 Điều 3 Nghị định 26/2020/NĐ-CP nhấn mạnh:

"Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải tiến hành tại địa điểm bảo đảm an toàn do người đứng đầu của cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước quy định. Việc sao, chụp phải được ghi vào “Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước”."

Điều này đồng nghĩa với việc các cơ quan phải thiết lập các khu vực biệt lập, có sự giám sát chặt chẽ và ghi chép nhật ký cụ thể cho từng lần tác nghiệp. Mọi hành vi sao chụp ngoài địa điểm quy định hoặc không có sự phê duyệt của người có thẩm quyền đều là vi phạm pháp luật.

Việc đóng dấu mật lên bản sao phải tuân thủ đúng số lượng bản cho phép (ảnh minh họa)

Giá trị pháp lý và trách nhiệm bảo vệ bản sao

Nghị định cũng làm rõ về hình thức và giá trị của các bản sao. Bản sao tài liệu bí mật nhà nước phải được đóng dấu sao y bản chính, sao lục hoặc trích sao theo đúng mẫu quy định. Đối với bản chụp, phải có văn bản ghi nhận việc chụp một cách minh bạch.

Đặc biệt, theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 26/2020/NĐ-CP, các bản sao, chụp được thực hiện đúng quy định sẽ có giá trị pháp lý như bản chính và phải được bảo vệ nghiêm ngặt như bản gốc. Các cơ quan chỉ được phép sao, chụp đúng số bản đã được phê duyệt và có trách nhiệm tiêu hủy ngay các bản dư thừa hoặc bản hỏng để tránh thất thoát thông tin.

Quy định mới này sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 01/7/2020, thay thế cho các quy định cũ tại Nghị định 33/2002/NĐ-CP. Các cơ quan, tổ chức cần chủ động rà soát, trang bị thiết bị phù hợp và tập huấn cho cán bộ để đảm bảo thực hiện đúng luật ngay khi Nghị định có hiệu lực.