Trong bối cảnh hệ sinh thái khởi nghiệp sáng tạo tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ, việc điều chỉnh quy mô vốn của các quỹ đầu tư là hoạt động diễn ra thường xuyên. Tuy nhiên, để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ đúng quy định, các công ty quản lý quỹ cần nắm vững quy trình thông báo thay đổi vốn theo các văn bản pháp luật mới nhất năm 2025.

Ai là người có trách nhiệm thực hiện thủ tục này?

Căn cứ theo quy định tại Quyết định 2915/QĐ-BTC năm 2025, đối tượng trực tiếp thực hiện thủ tục thông báo tăng hoặc giảm vốn góp chính là Công ty thực hiện quản lý quỹ. Đây là đơn vị chịu trách nhiệm cao nhất về tính chính xác của hồ sơ và thời hạn gửi thông báo tới cơ quan chức năng.

Hồ sơ cần chuẩn bị: Đừng để thiếu sót làm chậm tiến độ

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian. Theo quy định hiện hành, bộ hồ sơ bao gồm:

• Thông báo về việc thành lập quỹ (sử dụng Mẫu số 01a và 01b ban hành kèm theo Nghị định 210/2025/NĐ-CP).
• Điều lệ quỹ đã được cập nhật nội dung thay đổi vốn.
• Hợp đồng thuê công ty quản lý quỹ (nếu có sự thay đổi hoặc bổ sung).
• Giấy xác nhận của ngân hàng: Đây là tài liệu chứng minh quy mô vốn thực tế đã góp. Trường hợp góp vốn bằng quyền sử dụng đất hoặc tài sản khác, cần có giấy tờ pháp lý tương ứng theo Luật Đất đai 2024 hoặc Luật Doanh nghiệp 2020.
• Quyết định của cấp có thẩm quyền (Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị...) về việc tham gia góp vốn và cử người đại diện quản lý phần vốn đó.

Quy trình 3 bước chuyên nghiệp để thông báo vốn thành công

Để hoạt động của quỹ diễn ra minh bạch, công ty quản lý quỹ cần tuân thủ quy trình sau:

Bước 1: Gửi hồ sơ thông báo trong thời hạn "vàng"

Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi hoàn tất việc tăng hoặc giảm vốn, công ty phải gửi hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Bạn có thể lựa chọn nộp trực tiếp hoặc qua hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh.

Bước 2: Cơ quan chức năng thẩm định

Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ có 15 ngày làm việc để xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Trong giai đoạn này, sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và cán bộ thụ lý là rất quan trọng.

Bước 3: Nhận kết quả và lưu trữ

Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, cơ quan chức năng sẽ ban hành văn bản thông báo theo Mẫu số 08 của Nghị định 210/2025/NĐ-CP. Văn bản này cũng sẽ được gửi tới Bộ Tài chính để theo dõi, giám sát.

Việc tuân thủ đúng thời hạn và thành phần hồ sơ không chỉ giúp quỹ hoạt động ổn định mà còn xây dựng uy tín đối với các nhà đầu tư và cơ quan quản lý nhà nước.