Việc quản lý và lập danh sách người lao động tại các chi nhánh của công ty cổ phần không chỉ là yêu cầu về mặt hành chính mà còn là nghĩa vụ pháp lý quan trọng của doanh nghiệp. Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2012, người sử dụng lao động có trách nhiệm lập sổ quản lý lao động và cập nhật đầy đủ thông tin về nhân sự đang làm việc tại đơn vị.

1. Căn cứ pháp lý về việc lập danh sách người lao động

Tại thời điểm năm 2018, việc lập danh sách và quản lý lao động tại chi nhánh được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Bộ luật Lao động 2012 (Số hiệu: 10/2012/QH13).
• Luật Doanh nghiệp 2014 (Số hiệu: 68/2014/QH13).
• Nghị định 05/2015/NĐ-CP hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ luật Lao động.

Theo quy định, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Do đó, việc ký kết hợp đồng lao động và quản lý danh sách nhân viên tại chi nhánh phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động.

2. Mẫu Danh sách người lao động tại chi nhánh công ty cổ phần

Dưới đây là mẫu danh sách chuẩn được sử dụng phổ biến trong các báo cáo nhân sự và hồ sơ quản lý nội bộ của doanh nghiệp:

(Tên doanh nghiệp) ………………… (Tên chi nhánh) ……………..………

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

DANH SÁCH NGƯỜI LAO ĐỘNG

Tên chi nhánh: ……………..……………………..……………………..

Mã số chi nhánh: ……………..……………………..……………………..

Địa chỉ: ……………..……………………..……………………..…………

STT	Họ và tên	Ngày sinh		Hộ khẩu thường trú	Công việc đang làm	Loại HĐLĐ	Thời điểm chấm dứt HĐLĐ	Quyền lợi người lao động (Trợ cấp thôi việc)				Ghi chú
		Nam	Nữ					Thời gian tính trợ cấp	Mức lương & phụ cấp	Số tháng tính	Tổng tiền
1
2

Doanh nghiệp cam kết:

1/ Chịu trách nhiệm về tính trung thực của nội dung kê khai.

2/ Đã giải quyết chế độ cho người lao động theo đúng pháp luật về lao động.

Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên)

…, ngày … tháng … năm … ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

3. Hướng dẫn kê khai và các lưu ý quan trọng

Khi lập danh sách này, bộ phận nhân sự cần lưu ý các điểm sau để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật:

3.1. Loại hợp đồng lao động

Cần ghi rõ loại hợp đồng đã ký kết theo quy định tại Điều 22 Bộ luật Lao động 2012, bao gồm:

• Hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
• Hợp đồng lao động xác định thời hạn (từ 12 tháng đến 36 tháng).
• Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng.

3.2. Quyền lợi về trợ cấp thôi việc

Trong trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm chi trả trợ cấp thôi việc cho người lao động đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên theo quy định tại Điều 48 Bộ luật Lao động 2012. Mỗi năm làm việc được trợ cấp một nửa tháng tiền lương.

3.3. Nghĩa vụ của chi nhánh

Mặc dù chi nhánh hoạt động dưới sự điều hành của công ty mẹ, nhưng mọi hoạt động sử dụng lao động tại chi nhánh phải đảm bảo các tiêu chuẩn về an toàn lao động, bảo hiểm xã hội và các chế độ phúc lợi khác. Việc kê khai không trung thực có thể dẫn đến các chế tài xử phạt hành chính theo quy định về xử phạt vi phạm trong lĩnh vực lao động.

Hy vọng mẫu danh sách và những hướng dẫn trên sẽ giúp quý doanh nghiệp quản lý nhân sự tại chi nhánh một cách hiệu quả và đúng luật.