Trong quá trình hoạt động, việc đảm bảo thông tin đăng ký của Văn phòng đại diện (VPĐD) luôn chính xác và cập nhật là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, khi có sự thay đổi hoặc cần bổ sung các thông tin chưa có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Căn cứ pháp lý thực hiện thủ tục cập nhật thông tin

Thủ tục bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện hiện nay được điều chỉnh trực tiếp bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.

Việc cập nhật thông tin không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo điều kiện thuận lợi trong các giao dịch dân sự, kinh tế và thực hiện các nghĩa vụ thuế liên quan.

Nội dung mẫu Giấy đề nghị cập nhật thông tin Văn phòng đại diện

Dưới đây là nội dung chi tiết của mẫu Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện (Phụ lục II-19 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT):

(Tên doanh nghiệp) Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……, ngày…… tháng…… năm ……

GIẤY ĐỀ NGHỊ
Bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện
của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố …………..

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ...................................................................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ................................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: .....................................................................................

Đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện với các nội dung cụ thể như sau:

I. Thông tin về văn phòng đại diện:

1. Tên văn phòng đại diện (ghi bằng chữ in hoa): .......................................................................

2. Mã số văn phòng đại diện/ Mã số thuế: .................................................................................

3. Thông tin về Giấy phép đầu tư/Giấy chứng nhận đầu tư: ........................................................

4. Địa chỉ văn phòng đại diện: ....................................................................................................

5. Nội dung hoạt động: ...............................................................................................................

6. Người đứng đầu văn phòng đại diện: .....................................................................................

7. Thông tin đăng ký thuế: ..........................................................................................................

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP
(Ký và ghi rõ họ tên)

Lưu ý quan trọng khi kê khai thông tin

Khi thực hiện kê khai theo mẫu trên, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau để tránh bị trả lại hồ sơ:

• Tên văn phòng đại diện: Phải được viết bằng chữ in hoa, khớp hoàn toàn với Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đã cấp.
• Địa chỉ: Cần ghi chi tiết từ số nhà đến cấp tỉnh/thành phố. Nếu có thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động thay vì chỉ cập nhật thông tin.
• Thông tin thuế: Đây là phần quan trọng để đồng bộ dữ liệu giữa cơ quan Đăng ký kinh doanh và cơ quan Thuế theo cơ chế liên thông quy định tại Điều 8 Nghị định 78/2015/NĐ-CP.

Việc nộp hồ sơ có thể thực hiện trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc nộp qua mạng điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thời hạn giải quyết thông thường là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.