Trong cơ cấu tổ chức của một công ty cổ phần, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đóng vai trò là "thuyền trưởng" điều hành trực tiếp mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày. Chính vì tầm quan trọng này, quy trình bổ nhiệm nhân sự cấp cao này luôn được pháp luật quy định chặt chẽ. Một trong những văn bản quan trọng nhất để hợp thức hóa quyết định này chính là Biên bản họp Hội đồng quản trị.

1. Tầm quan trọng của chức danh Giám đốc và thẩm quyền của Hội đồng quản trị

Theo quy định tại khoản 2 Điều 162 Luật Doanh nghiệp 2020, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty. Người giữ vị trí này chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và phải chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị cũng như trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao.

Về thẩm quyền, điểm i khoản 2 Điều 153 của Luật này nêu rõ Hội đồng quản trị có quyền:

"Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị; bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký kết hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định..."

Như vậy, việc lựa chọn và bổ nhiệm người đứng đầu bộ máy điều hành hoàn toàn nằm trong tay Hội đồng quản trị (trừ trường hợp Điều lệ có quy định khác). Để quyết định này có giá trị thực thi, một cuộc họp chính thức phải được diễn ra và kết quả phải được ghi nhận bằng văn bản.

2. Tại sao bắt buộc phải lập Biên bản họp Hội đồng quản trị khi bổ nhiệm?

Nhiều doanh nghiệp thường có thói quen chỉ ban hành Quyết định bổ nhiệm mà bỏ qua bước lập Biên bản họp. Đây là một sai lầm tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý. Dưới đây là những lý do tại sao biên bản họp là bắt buộc:

• Tuân thủ quy định pháp luật: Luật Doanh nghiệp 2020 quy định các quyết định của HĐQT phải được thông qua bằng biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản. Biên bản họp là bằng chứng duy nhất chứng minh cuộc họp đã diễn ra đúng trình tự.
• Giá trị chứng minh: Biên bản ghi lại chi tiết diễn biến, các ý kiến thảo luận và tỷ lệ biểu quyết. Điều này giúp bảo vệ tính khách quan và minh bạch trong việc lựa chọn nhân sự.
• Hồ sơ đăng ký kinh doanh: Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật (nếu Giám đốc đồng thời là người đại diện), cơ quan đăng ký kinh doanh thường yêu cầu Biên bản họp HĐQT như một thành phần hồ sơ bắt buộc.

3. Yêu cầu về nội dung của Biên bản họp theo Điều 158

Để biên bản có hiệu lực, doanh nghiệp cần lưu ý các thông tin bắt buộc theo quy định tại Điều 158 Luật Doanh nghiệp 2020, bao gồm:

1. Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp.
2. Thời gian và địa điểm họp.
3. Mục đích, chương trình và nội dung họp (Bổ nhiệm Giám đốc).
4. Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do.
5. Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp.
6. Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp.
7. Kết quả biểu quyết (số phiếu tán thành, không tán thành và không có ý kiến).
8. Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng.
9. Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và người ghi biên bản.

4. Mẫu Biên bản họp Hội đồng quản trị về việc bổ nhiệm Giám đốc

Dưới đây là mẫu biên bản được cập nhật theo bối cảnh quy định pháp luật năm 2023 để quý doanh nghiệp tham khảo:

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
(V/v: Bổ nhiệm Giám đốc/Tổng giám đốc công ty)

Hôm nay, vào hồi ... giờ ... phút, ngày .../.../2023, tại trụ sở Công ty ......., địa chỉ: ......., Hội đồng quản trị đã tiến hành cuộc họp với nội dung cụ thể như sau:

I. THÀNH PHẦN DỰ HỌP
1. Ông/Bà: ....... - Chủ tịch HĐQT - Chủ tọa cuộc họp.
2. Ông/Bà: ....... - Thành viên HĐQT.
3. Ông/Bà: ....... - Thành viên HĐQT.
4. Thư ký cuộc họp: Ông/Bà .......
Số thành viên dự họp: .../... thành viên (Đạt tỷ lệ ...%, đủ điều kiện tiến hành họp theo Điều lệ công ty).

II. NỘI DUNG CUỘC HỌP
Chủ tọa trình bày về nhu cầu kiện toàn bộ máy quản lý và đề cử nhân sự cho vị trí Giám đốc công ty nhiệm kỳ 2023 - 2028.

III. THẢO LUẬN VÀ BIỂU QUYẾT
Các thành viên HĐQT đã thảo luận về năng lực, kinh nghiệm và đạo đức nghề nghiệp của ứng viên được đề cử là Ông/Bà .......
Kết quả biểu quyết:
- Số phiếu tán thành: ... phiếu (đạt ...%).
- Số phiếu không tán thành: ... phiếu.
- Số phiếu không có ý kiến: ... phiếu.

IV. QUYẾT ĐỊNH CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Thông qua việc bổ nhiệm Ông/Bà ....... giữ chức vụ Giám đốc công ty kể từ ngày .../.../2023. Giao Chủ tịch HĐQT ký kết hợp đồng lao động và ban hành Quyết định bổ nhiệm chính thức.

Cuộc họp kết thúc vào hồi ... giờ cùng ngày. Biên bản được lập thành ... bản có giá trị pháp lý như nhau.

5. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục bổ nhiệm

Bên cạnh việc lập biên bản, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau để đảm bảo quy trình bổ nhiệm diễn ra suôn sẻ:

• Kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện: Theo khoản 5 Điều 162, đối với một số loại hình doanh nghiệp đặc thù (như doanh nghiệp nhà nước), Giám đốc phải đáp ứng các tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn và không phải là người có quan hệ gia đình với người quản lý khác.
• Nhiệm kỳ: Nhiệm kỳ của Giám đốc không quá 05 năm nhưng có thể được bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.
• Thông báo cho cơ quan chức năng: Trong thời hạn quy định, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp nếu việc bổ nhiệm làm thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc các thông tin liên quan trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Việc thực hiện đúng và đủ các bước lập Biên bản họp Hội đồng quản trị không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn xây dựng nền tảng quản trị vững chắc, hạn chế tối đa các tranh chấp nội bộ không đáng có về sau.