Việc thiết lập hệ thống kế toán và đăng ký sử dụng hóa đơn là những bước đi pháp lý đầu tiên và quan trọng nhất đối với mỗi doanh nghiệp sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Trong bối cảnh pháp luật năm 2019, các quy định về kế toán và hóa đơn đã có những thay đổi đáng kể, đòi hỏi chủ doanh nghiệp và kế toán phải nắm vững để tránh các rủi ro về xử phạt hành chính.

Chuyên viên kế toán đang thực hiện các thủ tục đăng ký pháp lý cho doanh nghiệp (ảnh minh họa)

1. Lựa chọn chế độ kế toán phù hợp: Thông tư 200 hay Thông tư 133?

Theo quy định tại Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp có quyền tự chủ trong việc lựa chọn chế độ kế toán phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của mình. Tại thời điểm năm 2019, có hai văn bản hướng dẫn chính:

• Thông tư 200/2014/TT-BTC: Áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn, có nhu cầu quản trị chi tiết.
• Thông tư 133/2016/TT-BTC: Dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, với hệ thống tài khoản và báo cáo tài chính được đơn giản hóa tối đa.

Việc đăng ký này thường được thực hiện thông qua công văn gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong vòng 90 ngày kể từ ngày thành lập.

2. Quy định về sử dụng hóa đơn trong năm 2019

Năm 2019 là giai đoạn chuyển tiếp quan trọng về hóa đơn. Doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng hóa đơn đặt in theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, nhưng cơ quan thuế đang khuyến khích mạnh mẽ việc chuyển sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Thủ tục đóng dấu và phát hành hóa đơn tại doanh nghiệp (ảnh minh họa)

3. Mẫu công văn đăng ký thực hiện hình thức, chế độ kế toán và sử dụng hóa đơn

Dưới đây là mẫu công văn chuẩn để doanh nghiệp gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp:

(Tên doanh nghiệp) --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: … V/v: Đăng ký thực hiện hình thức, chế độ kế toán, sử dụng hóa đơn	…, ngày … tháng … năm 2019

Kính gửi: …………………….. (Tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp)

Tên doanh nghiệp: ………………………………………………………………………..

Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………………………………

Mã số thuế: ……………………………………………………………………………….

………………. (Tên doanh nghiệp) xin đăng ký sử dụng chế độ kế toán theo các nội dung sau:

1. Chế độ kế toán áp dụng: Việt Nam theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC).

• Hệ thống chứng từ ban đầu: Theo quy định hiện hành.
• Hệ thống tài khoản: Áp dụng đầy đủ hệ thống tài khoản theo chế độ đã chọn.
• Hệ thống sổ kế toán: Hình thức Nhật ký chung.
• Hệ thống báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính.

2. Ngôn ngữ sử dụng trong kế toán: tiếng Việt Nam

3. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng (VND)

4. Niên độ kế toán áp dụng: Từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 hàng năm.

5. Chế độ khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC.

6. Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO).

7. Sử dụng hóa đơn: Đăng ký sử dụng hóa đơn đặt in (hoặc hóa đơn điện tử).

Kính đề nghị ……… (Tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp) xem xét chấp thuận.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu VP.

GIÁM ĐỐC (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện đăng ký

Khi nộp công văn này, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau để đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng:

• Thời hạn nộp: Nên nộp ngay sau khi có mã số thuế và trước khi bắt đầu các hoạt động kinh tế phát sinh.
• Hình thức sổ kế toán: Phổ biến nhất hiện nay là hình thức Nhật ký chung vì tính minh bạch và dễ theo dõi trên các phần mềm kế toán.
• Phương pháp tính thuế: Mặc dù công văn này tập trung vào kế toán, nhưng doanh nghiệp cũng cần xác định phương pháp tính thuế GTGT (khấu trừ hay trực tiếp) để đăng ký hóa đơn tương ứng.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các thủ tục ban đầu sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và tạo dựng uy tín với cơ quan quản lý nhà nước ngay từ những ngày đầu thành lập.