Trong bối cảnh đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa năm 2019, việc trích lập và sử dụng Quỹ phát triển khoa học và công nghệ (KH&CN) không chỉ là quyền lợi mà còn là trách nhiệm của doanh nghiệp nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh. Tuy nhiên, việc lập báo cáo trích lập, điều chuyển và sử dụng quỹ này sao cho đúng quy định pháp luật, đặc biệt là để phục vụ quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN), vẫn khiến nhiều kế toán lúng túng.

Căn cứ pháp lý quan trọng áp dụng trong năm 2019

Tại thời điểm tháng 4/2019, các doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các văn bản quy phạm pháp luật sau đây khi thực hiện các thủ tục liên quan đến Quỹ KH&CN:

• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 và Luật thuế thu nhập doanh nghiệp sửa đổi năm 2013.
• Thông tư 156/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế.
• Thông tư liên tịch 12/2016/TTLT-BKHCN-BTC hướng dẫn nội dung chi và quản lý Quỹ phát triển khoa học và công nghệ của doanh nghiệp.

Đối tượng và thời hạn nộp báo cáo

Theo quy định, các doanh nghiệp có trích lập Quỹ KH&CN phải lập Báo cáo trích lập, điều chuyển và sử dụng quỹ KH&CN. Báo cáo này là một bộ phận không thể tách rời của hồ sơ quyết toán thuế TNDN năm. Cụ thể, doanh nghiệp phải gửi báo cáo này kèm theo Tờ khai quyết toán thuế TNDN (Mẫu số 03/TNDN) cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Thời hạn nộp báo cáo chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính. Đối với kỳ quyết toán năm 2018, hạn chót thường rơi vào cuối tháng 3/2019. Các doanh nghiệp phát sinh việc trích lập hoặc sử dụng trong năm 2019 sẽ thực hiện báo cáo vào kỳ quyết toán tiếp theo.

Hướng dẫn chi tiết cách lập các chỉ tiêu trong báo cáo

Báo cáo được chia thành hai phần chính với các yêu cầu cụ thể về số liệu như sau:

Phần I: Xác định số trích lập Quỹ trong kỳ tính thuế

Doanh nghiệp được chủ động trích một phần thu nhập tính thuế TNDN để lập Quỹ. Mức trích cụ thể:

• Đối với doanh nghiệp nhà nước: Bắt buộc trích từ 3% đến 10% thu nhập tính thuế TNDN.
• Đối với các doanh nghiệp khác: Tự quyết định mức trích cụ thể nhưng không quá 10% thu nhập tính thuế TNDN.

Phần II: Theo dõi việc điều chuyển và sử dụng Quỹ

Đây là phần quan trọng nhất để cơ quan thuế kiểm soát tính hợp lệ của việc chi tiêu. Doanh nghiệp cần kê khai chi tiết theo từng năm trích lập để theo dõi thời hạn 05 năm. Nếu sau 05 năm kể từ khi trích lập mà quỹ không được sử dụng hoặc sử dụng không hết 70%, doanh nghiệp sẽ phải nộp ngân sách nhà nước phần thuế TNDN tính trên số tiền còn lại và lãi suất phát sinh.

Mẫu Báo cáo trích lập, điều chuyển và sử dụng Quỹ KH&CN

Dưới đây là mẫu biểu chuẩn theo quy định tại Thông tư 156/2013/TT-BTC mà doanh nghiệp cần sử dụng:

BÁO CÁO TRÍCH LẬP, ĐIỀU CHUYỂN VÀ SỬ DỤNG QUỸ PHÁT TRIỂN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
(Kèm theo tờ khai Quyết toán thuế TNDN số 03/TNDN)

Kỳ tính thuế: từ ………. đến …………

Tên người nộp thuế: ……………………………………………………………………………….
Mã số thuế: […][…][…][…][…][…][…][…][…][…][…][…][…]

I. Xác định số trích lập Quỹ phát triển khoa học và công nghệ trong kỳ tính thuế:
1. Mức trích lập: …………………………….
2. Số tiền trích lập: ………………………….. đồng

II. Theo dõi việc Điều chuyển, sử dụng Quỹ phát triển khoa học và công nghệ các kỳ tính thuế trước và kỳ này:

STT	Năm trích lập	Mức trích lập trong kỳ	Số tiền trích lập trong kỳ	Số nhận Điều chuyển	Số Điều chuyển đi	Số tiền đã sử dụng kỳ trước	Số tiền đã sử dụng kỳ này	Số tiền chuyển kỳ sau
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)	(9)=(4)+(5)-(6)-(7)-(8)
1	...
Tổng

Tài liệu kèm theo:
- Bản liệt kê các Hợp đồng nghiên cứu KH&CN;
- Bản liệt kê các Hợp đồng dịch vụ thông tin KH&CN;
- Bản liệt kê các hoạt động KH&CN của Quỹ trong kỳ.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để tránh bị truy thu thuế và phạt chậm nộp, doanh nghiệp cần lưu ý rằng các khoản chi từ Quỹ KH&CN phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ và đúng mục đích quy định tại Thông tư liên tịch 12/2016/TTLT-BKHCN-BTC. Việc quản lý quỹ tách biệt trên sổ sách kế toán là yêu cầu bắt buộc để giải trình với cơ quan thuế khi có thanh kiểm tra.