Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) luôn là mối quan tâm hàng đầu của người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công mỗi khi kết thúc năm tính thuế. Tuy nhiên, không phải mọi cá nhân cư trú đều bắt buộc phải trực tiếp kê khai, nộp hồ sơ quyết toán hoặc ủy quyền cho cơ quan chi trả thực hiện thay. Việc nắm rõ các trường hợp được miễn thực hiện thủ tục quyết toán thuế không chỉ giúp người nộp thuế tiết kiệm đáng kể thời gian, công sức mà còn tránh được những rủi ro xử phạt vi phạm hành chính không đáng có.

Căn cứ theo quy định tại Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, dưới đây là phân tích toàn diện về các trường hợp không phải quyết toán thuế TNCN, điều kiện áp dụng và những lưu ý pháp lý quan trọng nhất.

1. Điểm danh các trường hợp cá nhân không phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Theo nguyên tắc chung của pháp luật thuế, tổ chức, cá nhân trả thu nhập và cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm quyết toán thuế theo năm dương lịch. Tuy nhiên, nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính và tạo điều kiện thuận lợi cho người nộp thuế, khoản 1 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP đã quy định các trường hợp ngoại lệ không phải thực hiện quyết toán thuế.

1.1. Có số thuế nộp thừa nhưng không có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ

Cụ thể tại điểm a khoản 1 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định: Cá nhân có số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế đã tạm nộp (hoặc đã bị tạm khấu trừ) trong kỳ tính thuế mà không có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ thuế vào kỳ sau thì không phải quyết toán thuế.

Trong thực tế, tình huống này rất phổ biến ở những người lao động có các khoản giảm trừ gia cảnh phát sinh thêm trong năm, hoặc thu nhập các tháng dao động không đồng đều dẫn đến việc doanh nghiệp đã khấu trừ hàng tháng cao hơn tổng số thuế tính trên thu nhập chịu thuế cả năm. Khi số tiền nộp thừa không đáng kể (ví dụ chỉ vài chục nghìn đến vài trăm nghìn đồng) và cá nhân thấy việc làm thủ tục phức tạp, họ có quyền tự nguyện không nộp hồ sơ quyết toán thuế mà hoàn toàn không bị coi là vi phạm pháp luật.

Cần đặc biệt lưu ý: Quyền hoàn thuế hay bù trừ số thuế nộp thừa là quyền lợi của người nộp thuế chứ không phải nghĩa vụ bắt buộc. Do đó, cơ quan thuế không phạt đối với trường hợp chậm nộp hồ sơ quyết toán thuế nếu cá nhân phát sinh số thuế được hoàn.

Người nộp thuế tra cứu và đối chiếu các khoản thu nhập để xác định chính xác nghĩa vụ quyết toán thuế TNCN (ảnh minh họa)

1.2. Có thêm thu nhập vãng lai ở nơi khác nhưng bình quân không quá 15 triệu đồng/tháng đã khấu trừ 10%

Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, cá nhân có thêm thu nhập ở nơi khác ngoài nguồn thu nhập chính tại nơi ký hợp đồng lao động sẽ không phải quyết toán đối với phần thu nhập này nếu đáp ứng đồng thời 02 điều kiện khắt khe sau:

• Điều kiện về mức thu nhập: Phần thu nhập vãng lai phát sinh ở nơi khác có mức bình quân tháng trong năm không quá 15 triệu đồng (tương đương tổng thu nhập phát sinh tại các nơi khác trong năm tối đa không quá 180 triệu đồng);
• Điều kiện về việc khấu trừ thuế: Khoản thu nhập này đã được tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% theo quy định tại khoản 2 Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

Khi thỏa mãn trọn vẹn cả hai tiêu chí trên, cá nhân không cần phải gom phần thu nhập phụ này để tính lại thuế theo biểu lũy tiến từng phần, trừ khi bản thân có nhu cầu quyết toán chung để được hoàn lại tiền thuế đã khấu trừ thừa.

2. Phân biệt: Trường hợp được ủy quyền quyết toán và trường hợp bắt buộc phải tự quyết toán

Rất nhiều người lao động nhầm lẫn giữa việc 'không phải quyết toán' với việc 'được ủy quyền quyết toán' hoặc 'phải tự quyết toán thuế'. Việc phân biệt chính xác các trường hợp này là mấu chốt để tránh bị xử phạt chậm nộp hồ sơ khai thuế.

2.1. Điều kiện để người lao động được ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay

Căn cứ quy định tại Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, cá nhân được ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế TNCN thay mình trong các trường hợp sau:

• Cá nhân chỉ có duy nhất một nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị và thực tế đang làm việc tại đơn vị đó vào thời điểm quyết toán thuế (kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm);
• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng từ 03 tháng trở lên tại một nơi và đồng thời có thêm thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 15 triệu đồng đã được khấu trừ thuế 10%, nếu không có yêu cầu quyết toán đối với phần thu nhập vãng lai này;
• Trường hợp người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới do chia, tách, sáp nhập, hợp nhất hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, hoặc hai tổ chức trong cùng một hệ thống thì được ủy quyền quyết toán cho tổ chức mới đối với cả phần thu nhập chi trả bởi tổ chức cũ.

2.2. Những trường hợp nào cá nhân BẮT BUỘC phải trực tiếp tự quyết toán thuế?

Ngược lại với trường hợp ủy quyền, pháp luật quy định các trường hợp người lao động phải trực tiếp làm việc với cơ quan quản lý thuế:

• Cá nhân cư trú có số thuế phải nộp thêm sau khi quyết toán lớn hơn số thuế đã tạm nộp hoặc tạm khấu trừ trong năm;
• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại từ 02 đơn vị trở lên trong năm tính thuế;
• Cá nhân có thu nhập vãng lai chưa bị khấu trừ thuế hoặc đã bị khấu trừ nhưng mức bình quân vượt quá 15 triệu đồng/tháng;
• Theo khoản 3 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP: Cá nhân có đề nghị xét giảm thuế do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ hoặc mắc bệnh hiểm nghèo;
• Cá nhân phát sinh các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học hoặc các khoản giảm trừ đặc thù khác nhưng chưa được trừ vào thu nhập chịu thuế tại nơi chi trả trong năm và yêu cầu được tính giảm trừ khi quyết toán.

3. Cơ chế tự động hóa tổng hợp thu nhập khi cá nhân quyết toán trực tiếp

Một bước tiến bộ vượt bậc nhằm giảm gánh nặng thủ tục cho người nộp thuế được quy định tại khoản 1 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP chính là sự hỗ trợ từ hệ thống công nghệ thông tin ngành thuế. Theo đó, khi cá nhân chủ động nộp hồ sơ quyết toán trực tiếp thông qua Cổng dịch vụ công hoặc ứng dụng Thuế điện tử (eTax Mobile):

• Hệ thống thông tin quản lý thuế sẽ tự động tổng hợp toàn bộ các nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công phát sinh trong năm từ các tổ chức chi trả đã khai báo mã số thuế của cá nhân;
• Đồng thời, hệ thống tự động đối trừ số thuế thu nhập cá nhân mà các tổ chức, đơn vị đã khấu trừ và nộp vào ngân sách nhà nước, giúp cá nhân nhanh chóng xác định chính xác số thuế còn phải nộp thêm hay số thuế nộp thừa được hoàn lại.

Quy định này giúp loại bỏ tình trạng người lao động phải đi xin từng chứng từ khấu trừ thuế giấy tại từng đơn vị như trước đây, đảm bảo tính minh bạch và tiết kiệm tối đa thời gian.

4. Rủi ro pháp lý và mức xử phạt nếu thuộc diện phải quyết toán mà không thực hiện

Người nộp thuế cần đặc biệt chú ý phân định giữa quyền không quyết toán (khi nộp thừa thuế) và nghĩa vụ bắt buộc quyết toán (khi nộp thiếu thuế). Nếu cá nhân phát sinh số thuế phải nộp thêm sau quyết toán mà không nộp tờ khai đúng thời hạn, người nộp thuế sẽ phải đối mặt với hai chế tài nặng nề:

1. Phạt tiền do hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế: Mức xử phạt có thể lên tới hàng triệu đến hàng chục triệu đồng tùy thuộc vào thời gian chậm trễ;
2. Tiền chậm nộp tiền thuế: Bị tính theo tỷ lệ phần trăm trên mỗi ngày chậm nộp kể từ ngày hết hạn nộp thuế cho đến ngày thực nộp vào kho bạc nhà nước.

Do đó, mỗi cá nhân cần chủ động rà soát lại tất cả các nguồn thu nhập phát sinh trong năm tính thuế. Trường hợp không thuộc các trường hợp miễn quyết toán nêu trên, hãy khẩn trương lập hồ sơ quyết toán trực tuyến hoặc ủy quyền đúng hạn để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của chính mình.