Việc xin cấp bản sao trích lục hộ tịch là nhu cầu phổ biến của người dân khi cần thực hiện các giao dịch dân sự, hành chính. Để giúp quý độc giả nắm rõ quy trình này, chúng tôi xin cập nhật hướng dẫn chi tiết dựa trên Quyết định 2228/QĐ-BTP của Bộ Tư pháp ban hành ngày 14/11/2022.

Cán bộ hành chính hướng dẫn người dân thực hiện thủ tục hộ tịch (ảnh minh họa)

1. Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục

Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch hiện nay được thực hiện dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật quan trọng sau:

• Luật Hộ tịch 2014;
• Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Hộ tịch;
• Nghị định 87/2020/NĐ-CP về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử;
• Quyết định 2228/QĐ-BTP ngày 14/11/2022 của Bộ Tư pháp.

2. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị

Tùy vào hình thức nộp hồ sơ (trực tiếp hoặc trực tuyến), người dân cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:

2.1. Đối với hình thức nộp trực tiếp

• Tờ khai: Sử dụng mẫu tờ khai đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch theo quy định.
• Giấy tờ tùy thân: Xuất trình bản chính Hộ chiếu, Chứng minh nhân dân, Thẻ Căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân còn giá trị sử dụng.
• Văn bản ủy quyền: Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục. Lưu ý: Nếu người được ủy quyền là người thân thích (cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh chị em ruột) thì văn bản ủy quyền không cần chứng thực nhưng phải có giấy tờ chứng minh quan hệ.

2.2. Đối với hình thức nộp trực tuyến

• Người yêu cầu truy cập Cổng dịch vụ công, đăng nhập và điền đầy đủ thông tin vào Biểu mẫu điện tử tương tác.
• Đính kèm bản chụp (scan hoặc ảnh chụp rõ nét) các giấy tờ tùy thân và văn bản liên quan.

Bản sao trích lục hộ tịch là giấy tờ quan trọng trong các giao dịch dân sự (ảnh minh họa)

3. Trình tự thực hiện thủ tục

Quy trình giải quyết được thực hiện qua các bước chặt chẽ nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin hộ tịch:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người dân có thể lựa chọn nộp tại Bộ phận một cửa của Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (thường là UBND cấp xã hoặc cấp huyện nơi quản lý sổ hộ tịch gốc) hoặc nộp qua Cổng dịch vụ công quốc gia/cấp tỉnh.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra

Cán bộ hộ tịch kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ, cán bộ sẽ tiếp nhận và cấp phiếu hẹn. Trường hợp hồ sơ thiếu hoặc sai sót, người dân sẽ được hướng dẫn bổ sung kịp thời.

Bước 3: Xử lý và trả kết quả

Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch thực hiện đối soát thông tin trong sổ gốc hoặc cơ sở dữ liệu điện tử. Sau khi xác nhận thông tin chính xác, Thủ trưởng cơ quan sẽ ký cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.

4. Thời hạn giải quyết và Lệ phí

Theo quy định tại Quyết định 2228/QĐ-BTP:

• Thời hạn: Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.
• Lệ phí: Mức lệ phí được thực hiện theo quy định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh (đối với việc đăng ký tại cơ quan địa phương) hoặc theo quy định của Bộ Tài chính.

Trích dẫn Điều 63 Luật Hộ tịch 2014: "Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký."

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp quý khách thực hiện thủ tục xin cấp bản sao trích lục hộ tịch một cách thuận lợi và nhanh chóng nhất.