Trong kỷ nguyên số hóa mạnh mẽ đầu năm 2020, việc sử dụng chữ ký số đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam để thực hiện các giao dịch điện tử như kê khai thuế, nộp bảo hiểm xã hội hay thông quan hải quan. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có thể trực tiếp thực hiện các thủ tục kỹ thuật này.

Để giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là mô hình Công ty TNHH một thành viên, thực hiện thủ tục một cách chuyên nghiệp và đúng luật, bài viết dưới đây sẽ phân tích các quy định liên quan và cung cấp mẫu Giấy ủy quyền đề nghị cấp khóa chứng thư số chuẩn xác nhất.

Căn cứ pháp lý về chữ ký số và chứng thư số năm 2020

Hoạt động chứng thực chữ ký số tại Việt Nam hiện nay được điều chỉnh chủ yếu bởi Luật Giao dịch điện tử 2005. Để cụ thể hóa các quy định này, Chính phủ đã ban hành Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chứng thư số là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp nhằm xác nhận danh tính của người ký. Việc cấp khóa (bao gồm khóa bí mật và khóa công khai) là bước then chốt để kích hoạt khả năng ký số của doanh nghiệp.

Tại sao cần Giấy ủy quyền đề nghị cấp khóa chứng thư số?

Đối với Công ty TNHH một thành viên, chủ sở hữu thường đồng thời là người đại diện theo pháp luật. Khi doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký mới, gia hạn hoặc cấp lại khóa chứng thư số nhưng người đại diện không thể trực tiếp đến văn phòng của nhà cung cấp dịch vụ (CA), việc ủy quyền cho nhân viên hoặc cá nhân khác là giải pháp tối ưu.

Giấy ủy quyền này đóng vai trò là bằng chứng pháp lý xác nhận sự cho phép của doanh nghiệp đối với người được ủy quyền, đảm bảo tính bảo mật và trách nhiệm trong việc quản lý các thiết bị lưu trữ khóa (như USB Token).

Nội dung chi tiết mẫu Giấy ủy quyền chuẩn pháp lý

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế phù hợp với các yêu cầu của các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hàng đầu hiện nay, tuân thủ các quy định về ủy quyền trong giao dịch dân sự.

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2020

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./2020/GUQ-...

(Về việc thực hiện thủ tục đề nghị cấp khóa cho thuê bao chứng thư số)

I. BÊN ỦY QUYỀN (DOANH NGHIỆP)

• Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………
• Mã số doanh nghiệp: ……………… do Sở KH&ĐT …………… cấp ngày ……………
• Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………
• Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: …………………

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN

• Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………
• Số CMND/CCCD: ……………… do …………… cấp ngày ……………
• Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………………
• Chức vụ hiện tại (nếu là nhân viên công ty): ……………………………………………

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN

1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số để thực hiện các công việc sau:

• Nộp hồ sơ đăng ký/gia hạn/cấp lại chứng thư số;
• Thực hiện các thủ tục đề nghị cấp khóa cho thuê bao chứng thư số;
• Nhận kết quả, thiết bị lưu trữ khóa (USB Token) và các tài liệu liên quan.

2. Bên được ủy quyền có quyền lập văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết và thực hiện các quyền, nghĩa vụ phát sinh trong quá trình thực hiện công việc nêu trên.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn thành công việc hoặc có văn bản thay thế khác.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Khi sử dụng mẫu giấy này, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau để tránh bị từ chối hồ sơ:

• Thông tin chính xác: Mọi thông tin về mã số thuế, địa chỉ và số CMND/CCCD phải khớp hoàn toàn với giấy phép kinh doanh và giấy tờ tùy thân.
• Con dấu pháp nhân: Đối với Công ty TNHH một thành viên, chữ ký của người đại diện phải đi kèm với dấu mộc đỏ của công ty.
• Hồ sơ đính kèm: Thông thường, bên cạnh Giấy ủy quyền, người được ủy quyền cần mang theo bản sao y công chứng CMND/CCCD của mình và của người đại diện pháp luật để đối chiếu.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Giấy ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính an toàn pháp lý cho các giao dịch điện tử quan trọng trong tương lai.