Trong hoạt động quản lý doanh nghiệp hiện đại, chữ ký số đóng vai trò then chốt trong việc thực hiện các giao dịch điện tử, kê khai thuế và bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách quan như mất thiết bị (USB Token), thay đổi nhân sự quản lý hoặc tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục tạm dừng chứng thư số. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp mẫu Giấy ủy quyền đề nghị tạm dừng chứng thư số chuẩn nhất dành cho công ty cổ phần áp dụng trong năm 2020.

Thủ tục tạm dừng chứng thư số cần được thực hiện nhanh chóng để đảm bảo an toàn giao dịch (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý về việc tạm dừng chứng thư số

Việc tạm dừng chứng thư số của thuê bao (doanh nghiệp) được quy định cụ thể tại Điều 28 Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Theo đó, chứng thư số sẽ bị tạm dừng trong các trường hợp sau:

• Khi thuê bao yêu cầu và yêu cầu này đã được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số xác minh là chính xác.
• Khi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số có căn cứ để khẳng định rằng chứng thư số được cấp không tuân thủ các quy định hoặc có sai sót ảnh hưởng đến quyền lợi của người nhận.
• Theo yêu cầu của cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan công an hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Tại sao cần Giấy ủy quyền khi tạm dừng chứng thư số?

Thông thường, người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần là người có thẩm quyền cao nhất trong việc quyết định các vấn đề liên quan đến chữ ký số. Tuy nhiên, do bận rộn hoặc để tối ưu hóa quy trình hành chính, người đại diện thường ủy quyền cho nhân viên (thường là kế toán hoặc nhân sự) trực tiếp làm việc với nhà cung cấp dịch vụ (CA). Giấy ủy quyền là văn bản pháp lý bắt buộc để nhà cung cấp dịch vụ chấp nhận hồ sơ từ người không phải là đại diện pháp luật.

Nhân viên được ủy quyền sẽ thay mặt doanh nghiệp thực hiện các thủ tục với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số (ảnh minh họa)

Mẫu Giấy ủy quyền đề nghị tạm dừng chứng thư số

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn mà doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2020

GIẤY UỶ QUYỀN
Số: ……./2020/GUQ-CP

(Về việc thực hiện thủ tục đề nghị tạm dừng chứng thư số)

I. BÊN ỦY QUYỀN (DOANH NGHIỆP)

Tên doanh nghiệp: ....................................................................................................................
Mã số doanh nghiệp: ................................. do ................................. cấp ngày ........................
Địa chỉ trụ sở chính: .................................................................................................................
Người đại diện theo pháp luật: ................................................. Chức vụ: .................................

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN

Họ và tên: ................................................................. Giới tính: .............................................
Số CMND/CCCD: ................................. do ................................. cấp ngày ............................
Hộ khẩu thường trú: .................................................................................................................
Chỗ ở hiện tại: ..........................................................................................................................

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN

1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ với Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số ................................. để nộp hồ sơ, thực hiện các thủ tục và nhận kết quả liên quan đến việc tạm dừng chứng thư số của doanh nghiệp.

2. Bên được ủy quyền có quyền lập, ký tên trên các văn bản, giấy tờ cần thiết và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc nêu trên.

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi công việc hoàn thành hoặc có văn bản thay thế khác.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu công ty)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Để đảm bảo tính pháp lý và tránh bị từ chối hồ sơ, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Thông tin chính xác: Các thông tin về mã số thuế, số CMND/CCCD của người được ủy quyền phải khớp hoàn toàn với giấy tờ gốc.
• Thời hạn ủy quyền: Nên ghi rõ thời hạn hoặc ghi "cho đến khi hoàn thành công việc" để tránh tranh chấp về sau.
• Hồ sơ kèm theo: Khi đi thực hiện thủ tục, người được ủy quyền cần mang theo bản gốc CMND/CCCD và bản sao có chứng thực Giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp.

Việc tạm dừng chứng thư số là một biện pháp bảo vệ an toàn cho doanh nghiệp trong các tình huống khẩn cấp. Do đó, việc chuẩn bị sẵn mẫu Giấy ủy quyền đúng quy định sẽ giúp quy trình này diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn.