Trong quản trị nhân sự, nội quy lao động được ví như "kim chỉ nam" giúp duy trì trật tự và kỷ luật tại nơi làm việc. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty TNHH một thành viên, vẫn còn lúng túng trong việc thực hiện các thủ tục pháp lý để bản nội quy này có hiệu lực thực tế. Việc nắm vững trình tự đăng ký không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn bảo vệ quyền lợi chính đáng của người sử dụng lao động khi có tranh chấp xảy ra.

Tại sao doanh nghiệp phải đăng ký nội quy lao động?

Theo quy định tại Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động. Đặc biệt, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên, nội quy này bắt buộc phải bằng văn bản và phải được đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh.

Điều 119. Đăng ký nội quy lao động

1. Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

Nội dung "sống còn" trong bản nội quy lao động chuẩn mực

Một bản nội quy lao động không chỉ đơn thuần là các quy định cấm đoán. Để đảm bảo tính pháp lý, nội dung cần bao quát các nhóm vấn đề chính được quy định tại khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và hướng dẫn chi tiết tại Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

• Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi: Quy định rõ ca làm việc, thời điểm bắt đầu/kết thúc, chế độ nghỉ ngơi giữa giờ và nghỉ hàng năm.
• Trật tự tại nơi làm việc: Phạm vi di chuyển, văn hóa ứng xử và trang phục công sở.
• An toàn, vệ sinh lao động: Các biện pháp phòng ngừa tai nạn và trách nhiệm sử dụng phương tiện bảo hộ.
• Bảo vệ tài sản và bí mật: Danh mục các thông tin mật, bí mật kinh doanh cần bảo vệ.
• Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất: Đây là phần quan trọng nhất, liệt kê các hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng.

Quy trình 3 bước đăng ký nội quy lao động nhanh gọn

Bước 1: Soạn thảo và tham khảo ý kiến

Trước khi ban hành, người sử dụng lao động bắt buộc phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở (thường là Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở). Ý kiến này phải được lập thành biên bản góp ý.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy, doanh nghiệp nộp hồ sơ đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.
• Nội quy lao động.
• Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động.
• Các văn bản khác của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất (nếu có).

Bước 3: Tiếp nhận và phản hồi

Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ, nếu nội quy có nội dung trái pháp luật, cơ quan chức năng sẽ thông báo hướng dẫn sửa đổi. Nếu không có thông báo, nội quy sẽ chính thức có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ.

Những lưu ý "đắt giá" dành cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp sử dụng dưới 10 lao động, pháp luật không bắt buộc phải đăng ký nội quy bằng văn bản. Tuy nhiên, để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp vẫn nên cụ thể hóa các quy định về kỷ luật trong hợp đồng lao động. Ngoài ra, khi có bất kỳ sự thay đổi nào về nội dung nội quy đang hiệu lực, doanh nghiệp đều phải thực hiện lại quy trình đăng ký lại từ đầu để đảm bảo tính pháp lý cao nhất.