Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là quyền lợi sát sườn của người lao động. Tuy nhiên, với sự ra đời của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về hình thức chứng từ đã có những thay đổi căn bản mà kế toán doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Theo quy định tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ thuế phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Tuy nhiên, nếu cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ này.

Cụ thể, đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký dưới 03 tháng, họ có quyền yêu cầu cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ hoặc cấp một chứng từ cho nhiều lần trong một kỳ tính thuế. Ngược lại, với người lao động ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên, doanh nghiệp chỉ cấp duy nhất 01 chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Từ chứng từ tự in đến kỷ nguyên chứng từ điện tử

Trước đây, các doanh nghiệp thường thực hiện thủ tục đăng ký tự in chứng từ giấy. Tuy nhiên, kể từ ngày 01/07/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tổ chức, doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

"Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ khấu trừ điện tử không phải đăng ký mẫu chứng từ khấu trừ với cơ quan thuế, không phải thông báo phát hành chứng từ khấu trừ điện tử nhưng phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ theo quy định."

Điều kiện và giải pháp kỹ thuật cho doanh nghiệp

Để triển khai chứng từ điện tử hoặc tự in (trong các trường hợp đặc thù được phép), doanh nghiệp cần đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về hạ tầng công nghệ thông tin:

• Hệ thống phần mềm: Phải đảm bảo in hoặc xuất dữ liệu đúng mẫu chuẩn, có ký hiệu và số thứ tự liên tục.
• Tính bảo mật: Phần mềm phải có phân quyền truy cập và kết nối được với hệ thống kế toán để đối chiếu dữ liệu thu nhập.
• Lưu trữ: Dữ liệu chứng từ điện tử phải được lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán và Luật Giao dịch điện tử.

Lời khuyên cho doanh nghiệp TNHH một thành viên

Với các công ty TNHH một thành viên, việc tối ưu hóa quy trình thuế là rất quan trọng. Doanh nghiệp nên chủ động trang bị phần mềm chứng từ điện tử từ các nhà cung cấp uy tín để tránh sai sót trong việc kê khai và báo cáo. Việc nắm vững quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 111/2013/TT-BTC sẽ giúp đơn vị tự tin hơn trong các kỳ thanh tra, kiểm tra thuế.