Trong bối cảnh kinh tế số bùng nổ, việc sở hữu một website sàn thương mại điện tử (TMĐT) mang lại cơ hội lớn nhưng cũng đi kèm với những trách nhiệm pháp lý khắt khe. Đối với các công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc báo cáo tình hình hoạt động định kỳ không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà còn là nghĩa vụ bắt buộc để cơ quan quản lý nhà nước nắm bắt thị trường. Vậy quy trình này được thực hiện như thế nào và những mốc thời gian nào doanh nghiệp tuyệt đối không được bỏ lỡ?

Nghĩa vụ báo cáo website sàn TMĐT: Bắt buộc hay tùy chọn?

Nhiều doanh nghiệp vẫn lầm tưởng rằng sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký website với Bộ Công Thương là đã xong trách nhiệm. Tuy nhiên, theo quy định tại khoản 2 Điều 8 Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thống kê thương mại điện tử, các thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ TMĐT có nghĩa vụ báo cáo định kỳ về tình hình hoạt động của mình.

"Thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ thương mại điện tử có trách nhiệm báo cáo định kỳ số liệu thống kê về tình hình hoạt động theo hướng dẫn của Bộ Công Thương."

Mục đích của việc này là giúp Bộ Công Thương có căn cứ thực tế để điều chỉnh chính sách pháp luật linh hoạt, phù hợp với sự biến động của thị trường mạng. Do đó, đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên đang vận hành sàn TMĐT, việc thực hiện báo cáo hàng năm là yêu cầu bắt buộc.

Thời hạn và nội dung báo cáo doanh nghiệp cần lưu ý

Căn cứ theo Điều 57 Nghị định 52/2013/NĐ-CP, các công ty cung cấp dịch vụ TMĐT phải thực hiện báo cáo số liệu thống kê về tình hình hoạt động của năm trước đó. Mốc thời gian quan trọng nhất mà bộ phận pháp chế hoặc kế toán doanh nghiệp cần ghi nhớ là trước ngày 15/01 hàng năm.

Nội dung báo cáo thường bao gồm các chỉ số về lượng giao dịch, tổng giá trị hàng hóa được giao dịch trên sàn, số lượng người bán, người mua tham gia và các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành. Việc chậm trễ hoặc không báo cáo có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý, thậm chí là bị thu hồi giấy phép hoạt động TMĐT trên môi trường mạng.

Giao diện cổng thông tin quản lý hoạt động thương mại điện tử (ảnh minh họa)

Hướng dẫn chi tiết 2 cách báo cáo tình hình website sàn TMĐT

Theo quy định tại Điều 20 Thông tư 47/2014/TT-BCT (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 01/2022/TT-BCT), doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức sau:

Cách 1: Thực hiện báo cáo trực tuyến qua Cổng thông tin

Đây là phương thức phổ biến và nhanh chóng nhất hiện nay. Quy trình gồm 4 bước cơ bản:

• Bước 1: Truy cập và đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp đã đăng ký tại website online.gov.vn.
• Bước 2: Tìm đến mục "Báo cáo định kỳ" và tiến hành kê khai các thông tin theo biểu mẫu hướng dẫn của hệ thống.
• Bước 3: Kiểm tra kỹ lưỡng các số liệu đã nhập để đảm bảo tính chính xác trước khi nhấn nút gửi báo cáo.
• Bước 4: Theo dõi trạng thái xét duyệt từ chuyên viên Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số - Bộ Công Thương.

Cách 2: Gửi báo cáo bằng văn bản giấy

Trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp có thể chọn gửi văn bản qua đường bưu điện. Doanh nghiệp cần tải mẫu báo cáo do Bộ Công Thương ban hành, điền đầy đủ thông tin và ký tên, đóng dấu hợp lệ. Hồ sơ gửi về địa chỉ: Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số (Bộ Công Thương), số 25 phố Ngô Quyền, quận Hoàn Kiếm, TP. Hà Nội.

Lưu ý: Nếu người thực hiện thủ tục không phải là đại diện pháp luật của công ty thì bắt buộc phải có văn bản ủy quyền kèm theo.

Việc tuân thủ quy định về báo cáo không chỉ giúp công ty TNHH hai thành viên trở lên khẳng định uy tín và tính minh bạch trong kinh doanh mà còn tránh được những khoản phạt hành chính không đáng có. Doanh nghiệp nên chủ động rà soát số liệu ngay từ cuối năm để đảm bảo hoàn thành báo cáo đúng hạn trước ngày 15/01.