Bước ngoặt trong quản lý quan hệ lao động thời đại số

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc thực hiện giao kết hợp đồng lao động qua phương thức điện tử đã trở thành xu thế tất yếu. Để cụ thể hóa các quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP, ngày 15/05/2026, Bộ Nội vụ đã chính thức ban hành Thông tư 08/2026/TT-BNV. Văn bản này không chỉ đơn thuần là hướng dẫn kỹ thuật mà còn là nền tảng pháp lý quan trọng để xây dựng Hệ sinh thái hợp đồng lao động điện tử minh bạch, an toàn tại Việt Nam.

Việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử giúp tối ưu hóa quy trình quản trị nhân sự (ảnh minh họa)

Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản. Tuy nhiên, việc quản lý và xác thực các hợp đồng này trên quy mô lớn đòi hỏi một hệ thống định danh thống nhất, và đó chính là lý do mã ID hợp đồng ra đời.

Quy định về mã định danh (ID) duy nhất cho mỗi hợp đồng

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Thông tư 08/2026/TT-BNV, mỗi một hợp đồng lao động điện tử khi được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia sẽ được cấp 01 mã ID duy nhất. Đây được coi là "căn cước" của hợp đồng, đảm bảo tính độc bản và không trùng lặp trên toàn hệ thống.

Điểm đáng chú ý là mã ID này sẽ được cấp một lần và không thay đổi trong suốt vòng đời của hợp đồng. Ngay cả khi các bên tiến hành sửa đổi, bổ sung nội dung, tạm hoãn thực hiện hay thậm chí là chấm dứt hợp đồng, mã ID vẫn giữ nguyên. Tất cả các phụ lục hợp đồng hay thông báo liên quan đều phải được gắn kèm mã ID gốc này để đảm bảo tính liên kết và dễ dàng tra cứu khi có tranh chấp lao động xảy ra.

Giải mã cấu trúc mã ID hợp đồng lao động điện tử

Theo Điều 5 Thông tư 08/2026/TT-BNV, cấu trúc ID được hệ thống tạo tự động bao gồm 13 ký tự (01 ký tự chữ và 12 ký tự số). Việc phân loại ký tự chữ đầu tiên giúp cơ quan quản lý dễ dàng nhận diện nguồn gốc của hợp đồng:

• Ký tự A: Dành cho các hợp đồng lao động điện tử mới, được giao kết từ ngày 01/7/2026 thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng lao động điện tử (eContract).
• Ký tự B: Dành cho các hợp đồng được chuyển đổi từ hình thức văn bản giấy sang dữ liệu điện tử để lưu trữ và quản lý đồng bộ.
• Ký tự C: Dành cho các hợp đồng lao động điện tử đã được giao kết hợp pháp trước ngày 01/7/2026.

Đối với 12 ký tự số tiếp theo, 02 số đầu tiên sẽ thể hiện năm hợp đồng được cấp ID (ví dụ: số 26 cho năm 2026), và 10 số còn lại là dãy số tự nhiên ngẫu nhiên đảm bảo tính bảo mật.

Mã ID giúp định danh chính xác từng hợp đồng trên nền tảng số (ảnh minh họa)

Lộ trình thực hiện và trách nhiệm của doanh nghiệp

Thông tư 08/2026/TT-BNV sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 01/7/2026. Đây là mốc thời gian quan trọng mà các doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ eContract cần lưu ý. Cụ thể:

• Các nhà cung cấp dịch vụ eContract phải hoàn thành việc kết nối kỹ thuật với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử chậm nhất vào ngày 20/7/2026.
• Hệ thống Nền tảng có trách nhiệm cấp mã ID tự động trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận được dữ liệu hợp đồng hợp lệ.

Việc triển khai mã ID duy nhất không chỉ giúp cơ quan nhà nước quản lý hiệu quả mà còn mang lại lợi ích thiết thực cho người lao động. Người lao động có thể dễ dàng kiểm tra trạng thái hợp đồng của mình, đảm bảo quyền lợi về bảo hiểm xã hội và các chế độ phúc lợi khác mà không lo ngại về việc hợp đồng bị giả mạo hay thất lạc.

Trong giai đoạn chuyển tiếp này, các chuyên gia pháp lý khuyến nghị doanh nghiệp nên chủ động rà soát lại quy trình giao kết hợp đồng và phối hợp chặt chẽ với các đơn vị cung cấp giải pháp eContract để đảm bảo việc cấp mã ID diễn ra thông suốt, đúng quy định pháp luật.