Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, việc điều chuyển hàng hóa giữa các kho hoặc sử dụng sản phẩm tự sản xuất để phục vụ kinh doanh là điều diễn ra thường xuyên. Tuy nhiên, không ít kế toán và chủ doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trong việc xác định khi nào cần lập hóa đơn và khi nào phải nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT). Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết dựa trên các quy định pháp luật hiện hành.

1. Phân biệt hàng hóa luân chuyển nội bộ và tiêu dùng nội bộ

Để áp dụng đúng chính sách thuế, trước hết cần phân biệt rõ hai khái niệm này:

• Hàng hóa luân chuyển nội bộ: Là việc xuất hàng hóa để chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm để tiếp tục quá trình sản xuất trong cùng một cơ sở kinh doanh.
• Hàng hóa tiêu dùng nội bộ: Là sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh xuất hoặc cung ứng để sử dụng cho mục đích phục vụ hoạt động kinh doanh hoặc không phục vụ hoạt động kinh doanh của chính cơ sở đó.

2. Quy định về lập hóa đơn đối với hàng nội bộ

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nguyên tắc lập hóa đơn được quy định như sau:

"1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp... tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất)..."

Như vậy, doanh nghiệp phải lập hóa đơn đối với hàng hóa tiêu dùng nội bộ. Ngược lại, đối với hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất thì không phải lập hóa đơn.

3. Nghĩa vụ thuế GTGT khi xuất hàng nội bộ

Căn cứ theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 119/2014/TT-BTC (sửa đổi khoản 4 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC), chính sách thuế GTGT được quy định cụ thể:

Trường hợp không phải tính, nộp thuế GTGT:

• Hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.
• Hàng hóa, dịch vụ xuất dùng để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp.

Ví dụ: Một doanh nghiệp sản xuất quạt điện, xuất 05 chiếc quạt để lắp tại văn phòng làm việc của công ty thì không phải tính, nộp thuế GTGT.

Trường hợp phải kê khai, tính thuế GTGT:

• Hàng hóa, dịch vụ xuất dùng không phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Ví dụ: Doanh nghiệp sản xuất nước đóng chai, xuất hàng để phục vụ chuyến du lịch nghỉ mát của gia đình nhân viên thì phải kê khai và nộp thuế GTGT như hàng bán ra thông thường.

4. Những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp đặc thù như vận tải, hàng không, đường sắt, bưu chính viễn thông, khi sử dụng hàng hóa dịch vụ nội bộ phục vụ sản xuất kinh doanh, cần lưu ý:

• Phải có văn bản quy định rõ đối tượng và mức khống chế hàng hóa, dịch vụ sử dụng nội bộ theo thẩm quyền.
• Trường hợp tự sản xuất, xây dựng tài sản cố định (TSCĐ tự làm) để phục vụ sản xuất kinh doanh hàng hóa chịu thuế GTGT thì khi hoàn thành không phải lập hóa đơn. Thuế GTGT đầu vào của các chi phí hình thành TSCĐ này vẫn được kê khai, khấu trừ theo quy định.

Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn về thuế sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kế toán, đồng thời hạn chế tối đa các rủi ro bị truy thu thuế hoặc xử phạt vi phạm hành chính không đáng có.