Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ kế toán, việc sai sót khi lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, nếu không nắm vững các quy định về xử lý hóa đơn sai sót, doanh nghiệp có thể đối mặt với các rủi ro về thuế và bị xử phạt hành chính. Tại thời điểm năm 2019, mọi hoạt động liên quan đến hóa đơn đều được điều chỉnh bởi Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC.

1. Các trường hợp xử lý hóa đơn viết sai theo Thông tư 39/2014/TT-BTC

Theo quy định tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, cách xử lý hóa đơn viết sai được chia thành 4 trường hợp cụ thể như sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống

Đây là trường hợp đơn giản nhất. Khi phát hiện sai sót mà kế toán chưa xé hóa đơn ra khỏi quyển hóa đơn, quy trình xử lý như sau:

• Kế toán gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai.
• Lưu giữ hóa đơn viết sai tại quyển hóa đơn (không được xé rời).
• Lập hóa đơn mới thay thế trên các số hóa đơn tiếp theo.

Trường hợp 2: Hóa đơn viết sai đã xé khỏi cuống nhưng chưa giao cho người mua

Nếu hóa đơn đã được xé ra nhưng kế toán vẫn đang giữ, chưa gửi cho khách hàng:

• Gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai.
• Kế toán phải lưu giữ hóa đơn viết sai này để phục vụ việc giải trình và quyết toán thuế sau này.
• Lập hóa đơn mới thay thế cho khách hàng.

Trường hợp 3: Hóa đơn viết sai đã giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế

Trường hợp này thường xảy ra khi khách hàng nhận được hóa đơn và phát hiện sai sót trước khi đến kỳ kê khai thuế GTGT. Cách xử lý:

• Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai (ghi rõ lý do thu hồi).
• Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai.
• Lập hóa đơn mới theo đúng quy định để giao cho người mua.

Trường hợp 4: Hóa đơn viết sai đã giao cho người mua và cả hai bên đã kê khai thuế

Đây là trường hợp phức tạp nhất. Khi hóa đơn đã được kê khai vào báo cáo thuế, kế toán tuyệt đối không được thu hồi hay hủy hóa đơn mà phải thực hiện điều chỉnh:

• Hai bên lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.
• Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ: "Điều chỉnh tăng/giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT cho hóa đơn số... ký hiệu... ngày... tháng... năm".
• Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào vào kỳ phát hiện sai sót.

"Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót." (Trích khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC)

2. Lưu ý đối với hóa đơn điện tử trong năm 2019

Mặc dù năm 2019 nhiều doanh nghiệp vẫn dùng hóa đơn giấy, nhưng một số đơn vị đã chuyển sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC. Việc xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử cũng tuân thủ nguyên tắc tương tự: Nếu chưa kê khai thì lập văn bản thỏa thuận hủy và lập hóa đơn mới; nếu đã kê khai thì lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh.

3. Lời khuyên cho kế toán

Để hạn chế sai sót, kế toán nên thực hiện đối chiếu thông tin khách hàng (Mã số thuế, địa chỉ, tên công ty) trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế của Tổng cục Thuế trước khi xuất hóa đơn. Đồng thời, việc lưu trữ biên bản thu hồi, biên bản điều chỉnh kèm theo hóa đơn sai sót là bắt buộc để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ khi cơ quan thuế kiểm tra.