Trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính hoặc giao dịch dân sự, nhiều người dân thường thắc mắc liệu có thể mang Bản án của Tòa án đến Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã để chứng thực bản sao từ bản chính hay không. Vấn đề này tưởng chừng đơn giản nhưng lại gây ra không ít tranh cãi do sự giao thoa giữa quy định về chứng thực và pháp luật tố tụng chuyên ngành tại thời điểm năm 2019.

Thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã theo quy định hiện hành

Căn cứ vào khoản 2 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là UBND cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm thực hiện các việc chứng thực sau đây:

"a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
e) Chứng thực di chúc;
g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là bất động sản."

Như vậy, về mặt nguyên tắc, UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính đối với các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp. Bản án của Tòa án nhân dân các cấp rõ ràng là văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam ban hành.

UBND xã có được chứng thực Bản án hay không?

Mặc dù Nghị định 23/2015/NĐ-CP không có điều khoản nào cấm UBND cấp xã chứng thực Bản án, nhưng trên thực tế, việc này vẫn tồn tại hai luồng quan điểm trái chiều:

Quan điểm thứ nhất: UBND xã hoàn toàn có quyền chứng thực

Dựa trên định nghĩa tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao đúng với bản chính. Vì Bản án là văn bản do cơ quan nhà nước cấp, nên UBND cấp xã phải có trách nhiệm thực hiện chứng thực khi người dân có yêu cầu.

Quan điểm thứ hai: Chỉ Tòa án mới có quyền cấp bản sao Bản án

Quan điểm này cho rằng Bản án là một loại văn bản đặc thù, chịu sự điều chỉnh của pháp luật tố tụng. Cụ thể, theo Điều 269 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc phiên tòa, các đương sự và cơ quan liên quan được Tòa án cấp trích lục bản án. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày tuyên án, Tòa án phải giao hoặc gửi bản án cho các đương sự.

Do đó, việc sao y, cấp bản sao Bản án phải do chính cơ quan ban hành là Tòa án thực hiện dưới hình thức cấp trích lục hoặc bản sao từ sổ gốc. Thực tế, nhiều cơ quan nhà nước hiện nay cũng từ chối chấp nhận bản sao Bản án có chứng thực của UBND xã mà yêu cầu phải là bản sao (trích lục) do Tòa án cấp và đóng dấu xác nhận.

Lời khuyên pháp lý cho người dân

Tính đến thời điểm tháng 11/2019, do chưa có văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thống nhất giữa Bộ Tư pháp và Tòa án nhân dân tối cao về việc UBND xã chứng thực Bản án, người dân nên lưu ý các điểm sau để tránh rắc rối:

• Ưu tiên dùng trích lục của Tòa án: Khi cần nộp hồ sơ có liên quan đến nội dung bản án (như làm thủ tục đất đai, hộ tịch sau ly hôn...), tốt nhất bạn nên liên hệ với Tòa án đã xét xử vụ án để xin cấp trích lục bản án hoặc bản sao bản án từ sổ gốc.
• Giá trị pháp lý: Bản sao bản án do Tòa án cấp có giá trị pháp lý tuyệt đối và được tất cả các cơ quan chấp nhận, trong khi bản chứng thực của UBND xã có thể bị một số nơi từ chối do quan điểm nghiệp vụ khác nhau.
• Thủ tục tại Tòa án: Việc xin cấp trích lục tại Tòa án thường đơn giản, bạn chỉ cần nộp đơn xin sao lục và nộp lệ phí theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí tòa án.

Tóm lại, dù pháp luật về chứng thực không cấm, nhưng để đảm bảo tính thông suốt trong các giao dịch hành chính, việc sử dụng bản sao Bản án do chính Tòa án cấp vẫn là phương án tối ưu và an toàn nhất cho người dân.