Ngày 03/02/2021, Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư 01/2021/TT-BTP hướng dẫn một số điều của Luật Công chứng 2014. Một trong những điểm mới đáng chú ý nhất chính là việc cải cách thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian cấp Thẻ công chứng viên, có hiệu lực thi hành từ ngày 26/3/2021.

Rút ngắn thời gian chờ đợi: Từ 10 ngày xuống còn 07 ngày

Theo quy định cũ tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 06/2015/TT-BTP, thời hạn để Sở Tư pháp ra quyết định đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên là 10 ngày làm việc. Tuy nhiên, nhằm đẩy mạnh cải cách tư pháp, Điều 4 Thông tư 01/2021/TT-BTP đã chính thức rút ngắn thời gian này.

Cụ thể, quy định mới nêu rõ:

"Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp ra quyết định đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên cho người đăng ký; trường hợp từ chối thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do."

Việc cắt giảm 03 ngày làm việc tuy không quá dài nhưng lại có ý nghĩa quan trọng trong việc giúp các tổ chức hành nghề công chứng sớm ổn định nhân sự và đi vào hoạt động ổn định, đáp ứng nhu cầu giao dịch dân sự của người dân.

Hồ sơ đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên từ 26/3/2021

Bên cạnh việc rút ngắn thời gian, Thông tư 01/2021/TT-BTP cũng quy định chi tiết về thành phần hồ sơ mà công chứng viên cần chuẩn bị. Để đảm bảo tính chính xác và tránh bị trả lại hồ sơ, các cá nhân cần lưu ý các loại giấy tờ sau:

• Giấy đề nghị đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên: Theo mẫu quy định ban hành kèm theo Thông tư.
• Quyết định bổ nhiệm: Bản sao quyết định bổ nhiệm hoặc bổ nhiệm lại công chứng viên.
• Ảnh chân dung: 01 ảnh cỡ 2x3cm (chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ).
• Giấy tờ chứng minh hội viên: Giấy tờ xác nhận công chứng viên là hội viên của Hội công chứng viên tại địa phương.
• Giấy tờ về nơi cư trú: Chứng minh công chứng viên cư trú tại tỉnh, thành phố nơi tổ chức hành nghề đăng ký hoạt động.
• Các quyết định liên quan khác: Quyết định thu hồi Chứng chỉ hành nghề luật sư, đấu giá viên, hoặc miễn nhiệm Thừa phát lại (nếu có).

Tầm quan trọng của việc cấp Thẻ công chứng viên đúng hạn

Thẻ công chứng viên không chỉ là một tấm thẻ định danh mà còn là chứng chỉ xác nhận tư cách pháp lý của cá nhân khi thực hiện các hành vi công chứng. Việc Sở Tư pháp cấp thẻ nhanh chóng giúp giảm thiểu các rủi ro pháp lý khi có sự thay đổi về nhân sự tại các Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng.

Đồng thời, quy định mới cũng yêu cầu sự minh bạch tuyệt đối. Nếu Sở Tư pháp từ chối cấp thẻ, họ bắt buộc phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do cụ thể, giúp người đăng ký có cơ sở để khiếu nại hoặc hoàn thiện hồ sơ theo đúng quy định của Luật Công chứng 2014.

Thông tư này chính thức có hiệu lực từ ngày 26/3/2021, thay thế cho các quy định trước đây tại Thông tư 06/2015/TT-BTP. Đây được xem là bước tiến mới trong lộ trình số hóa và đơn giản hóa thủ tục hành chính tư pháp tại Việt Nam.