Việc doanh nghiệp thuê nhà làm văn phòng, thuê đất làm kho bãi hay nhà xưởng từ các cá nhân, hộ kinh doanh là hoạt động diễn ra thường xuyên. Tuy nhiên, không ít kế toán và chủ doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trong việc xác định nghĩa vụ thuế cũng như hoàn thiện bộ hồ sơ chứng từ để được tính vào chi phí hợp lý. Bài viết dưới đây sẽ phân tích sâu các quy định hiện hành để giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.

Ngưỡng doanh thu 100 triệu đồng và nghĩa vụ thuế của cá nhân

Theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, cá nhân cho thuê tài sản là đối tượng áp dụng thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Tuy nhiên, pháp luật cũng dành một sự ưu đãi nhất định cho các đối tượng có quy mô nhỏ.

Cụ thể, tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 40/2021/TT-BTC quy định:

"Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong năm dương lịch từ 100 triệu đồng trở xuống thì thuộc trường hợp không phải nộp thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN theo quy định pháp luật về thuế GTGT và thuế TNCN."

Một điểm mới quan trọng được bổ sung bởi Thông tư 100/2021/TT-BTC là cách xác định doanh thu đối với trường hợp cho thuê không trọn năm. Nếu cá nhân chỉ có hoạt động cho thuê tài sản và thời gian cho thuê không đủ 12 tháng, nhưng tổng doanh thu phát sinh vẫn từ 100 triệu đồng/năm trở xuống thì vẫn thuộc diện không phải nộp thuế.

Xác định doanh thu khi trả tiền trước nhiều năm

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp thường thanh toán tiền thuê một lần cho nhiều năm để được hưởng giá ưu đãi. Vậy mức doanh thu tính thuế sẽ được xác định như thế nào? Theo điểm c khoản 1 Điều 9 Thông tư 40/2021/TT-BTC (đã được sửa đổi), doanh thu để xác định cá nhân có phải nộp thuế hay không là doanh thu trả tiền một lần được phân bổ theo năm dương lịch.

Ví dụ: Doanh nghiệp thuê nhà của ông A trong 3 năm với tổng số tiền 270 triệu đồng, trả một lần. Doanh thu phân bổ mỗi năm là 90 triệu đồng. Vì 90 triệu 100 triệu nên ông A không phải nộp thuế GTGT và TNCN cho hoạt động này.

Ai là người có trách nhiệm kê khai và nộp thuế?

Vấn đề này phụ thuộc hoàn toàn vào sự thỏa thuận giữa hai bên trong hợp đồng thuê tài sản. Căn cứ Điều 8 Thông tư 40/2021/TT-BTC:

• Trường hợp 1: Nếu hợp đồng thỏa thuận bên đi thuê (doanh nghiệp) là người nộp thuế thay thì doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế, khai thuế và nộp thuế thay cho cá nhân.
• Trường hợp 2: Nếu hợp đồng không có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay thì cá nhân cho thuê tài sản phải trực tiếp thực hiện thủ tục đăng ký, kê khai và nộp thuế với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 14 Thông tư 40/2021/TT-BTC và Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

Hồ sơ chứng từ để tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Đây là phần quan trọng nhất đối với doanh nghiệp. Để khoản chi phí thuê tài sản của cá nhân được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần tuân thủ quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC.

Cụ thể, hồ sơ bao gồm:

1. Hợp đồng thuê tài sản: Phải thể hiện rõ các điều khoản về giá thuê, thời hạn và trách nhiệm nộp thuế.
2. Chứng từ thanh toán: Phiếu chi hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng. Lưu ý, đối với các khoản thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp nên thực hiện chuyển khoản để đảm bảo tính minh bạch.
3. Chứng từ nộp thuế thay (nếu có): Trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân, các chứng từ này là căn cứ quan trọng để chứng minh tính hợp lệ của khoản chi.

Việc nắm vững các quy định về thuế khi thuê tài sản không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí mà còn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tuân thủ pháp luật trong mắt cơ quan quản lý.