Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng chặt chẽ, việc khởi tạo và sử dụng hóa đơn là bước đi quan trọng đầu tiên của mỗi doanh nghiệp sau khi thành lập. Đối với các công ty cổ phần mới đi vào hoạt động trong năm 2020, việc nắm vững quy định về đơn đề nghị sử dụng hóa đơn tự in hoặc đặt in là vô cùng cần thiết để đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch kinh doanh.

1. Căn cứ pháp lý và bối cảnh áp dụng năm 2020

Tại thời điểm đầu năm 2020, các quy định về hóa đơn vẫn đang trong giai đoạn chuyển tiếp. Doanh nghiệp cần đối chiếu đồng thời các văn bản sau:

• Thông tư 39/2014/TT-BTC: Văn bản chủ đạo hướng dẫn về hóa đơn tự in và đặt in.
• Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Quy định về lộ trình bắt buộc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
• Thông tư 68/2019/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết về hóa đơn điện tử.

2. Điều kiện để doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in

Theo quy định tại Điều 6 và Điều 8 Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn tự in hoặc đặt in phải đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về vốn điều lệ, cơ sở vật chất và chấp hành pháp luật thuế.

"Trước khi đặt in hóa đơn lần đầu, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp phải gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in (Mẫu số 3.14 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị, cơ quan thuế phải có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in."

Đặc biệt, đối với doanh nghiệp mới thành lập có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng, điều kiện để được tự in hóa đơn bao gồm việc đầu tư tài sản cố định từ 1 tỷ đồng trở lên và có hệ thống phần mềm kế toán đảm bảo việc truyền dữ liệu.

3. Mẫu đơn đề nghị sử dụng hóa đơn (Mẫu 3.14)

Dưới đây là mẫu đơn chuẩn được áp dụng cho các công ty cổ phần khi thực hiện thủ tục tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp:

4. Những lưu ý quan trọng khi nộp đơn

Khi thực hiện nộp đơn đề nghị, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau để tránh bị từ chối hồ sơ:

• Kiểm tra địa điểm kinh doanh: Cơ quan thuế thường sẽ thực hiện kiểm tra thực tế tại trụ sở chính để xác nhận doanh nghiệp có hoạt động thật hay không.
• Thời hạn giải quyết: Trong vòng 05 ngày làm việc, nếu cơ quan thuế không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được mặc định là đủ điều kiện (tuy nhiên thực tế nên chủ động liên hệ để nhận Thông báo mẫu 3.15).
• Lộ trình hóa đơn điện tử: Mặc dù đang đề nghị dùng hóa đơn giấy (đặt in), doanh nghiệp cần chuẩn bị hạ tầng công nghệ thông tin vì theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp.

Việc chuẩn bị hồ sơ chu đáo không chỉ giúp doanh nghiệp nhanh chóng có hóa đơn để sử dụng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật ngay từ những ngày đầu thành lập.