Trong quá trình vận hành, vì nhiều lý do khách quan hoặc chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp có thể cần tạm dừng hoạt động của các đơn vị phụ thuộc. Đối với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thời hạn và hồ sơ để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục tạm ngừng hoạt động năm 2018

Tại thời điểm cuối năm 2018, các doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục đăng ký kinh doanh nói chung và tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện nói riêng cần đối chiếu với các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Đặc biệt là Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018) đã có những sửa đổi quan trọng nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính.

Thời hạn thông báo tạm ngừng hoạt động

Theo quy định tại Điều 200 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền tạm ngừng kinh doanh nhưng phải thông báo bằng văn bản về thời điểm và thời hạn tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh cho Cơ quan đăng ký kinh doanh.

Cụ thể, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đã đăng ký chậm nhất 15 ngày trước khi tạm ngừng kinh doanh. Thời hạn tạm ngừng kinh doanh ghi trong thông báo không được quá một năm. Sau khi hết thời hạn đã thông báo, nếu doanh nghiệp vẫn tiếp tục tạm ngừng kinh doanh thì phải thông báo tiếp cho Phòng Đăng ký kinh doanh. Tổng thời gian tạm ngừng kinh doanh liên tiếp không được quá hai năm.

Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị

Căn cứ theo quy định tại Điều 57 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm:

1. Thông báo về việc tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện: Sử dụng mẫu quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
2. Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp: Của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên về việc tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện.
3. Văn bản ủy quyền: Trường hợp người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
4. Giấy tờ chứng thực cá nhân: Bản sao hợp lệ Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu của người được ủy quyền.

"Trường hợp doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký chậm nhất 15 ngày trước khi tạm ngừng kinh doanh."

Trình tự thực hiện thủ tục

Bước 1: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức:

• Nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
• Nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là phương thức được khuyến khích theo tinh thần của Nghị định 108/2018/NĐ-CP để giảm thiểu thời gian và chi phí.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp Giấy xác nhận về việc văn phòng đại diện đã đăng ký tạm ngừng hoạt động.

Bước 3: Nhận kết quả

Doanh nghiệp nhận kết quả theo lịch hẹn trên Giấy biên nhận. Khi đi nhận kết quả, người thực hiện cần mang theo Giấy biên nhận và giấy tờ tùy thân bản gốc để đối chiếu.

Một số lưu ý quan trọng

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng trong thời gian tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp vẫn phải nộp đủ số thuế còn nợ; tiếp tục thanh toán các khoản nợ, hoàn thành việc thực hiện hợp đồng đã ký với khách hàng và người lao động, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

Việc tuân thủ đúng trình tự pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong quản lý mà còn tránh được các mức xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư theo quy định hiện hành.