Tại thời điểm đầu năm 2019, việc tuân thủ các quy định về hóa đơn là nhiệm vụ trọng tâm của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là mô hình Công ty hợp danh. Theo quy định, trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Căn cứ pháp lý quan trọng nhất điều chỉnh vấn đề này tại thời điểm tháng 02/2019 là Thông tư 39/2014/TT-BTC và văn bản sửa đổi, bổ sung cực kỳ quan trọng là Thông tư 37/2017/TT-BTC.

1. Thời hạn nộp thông báo phát hành hóa đơn - Điểm mới cần lưu ý

Một trong những thay đổi lớn nhất mà các Công ty hợp danh cần ghi nhớ trong năm 2019 chính là thời hạn gửi thông báo. Trước đây, theo quy định cũ, doanh nghiệp phải gửi thông báo trước 05 ngày. Tuy nhiên, kể từ khi Thông tư 37/2017/TT-BTC có hiệu lực, thời hạn này đã được rút ngắn đáng kể.

"Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn."

Việc rút ngắn thời gian này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong hoạt động kinh doanh, nhưng cũng đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong khâu chuẩn bị hồ sơ để tránh bị cơ quan thuế từ chối.

2. Thành phần hồ sơ đầy đủ cho Công ty hợp danh

Để hồ sơ được chấp nhận ngay từ lần đầu tiên, bộ phận kế toán của Công ty hợp danh cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:

• Thông báo phát hành hóa đơn: Theo mẫu quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư.
• Hóa đơn mẫu: Là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên giao cho người mua, có đóng dấu "Mẫu" và chữ ký của người đại diện pháp luật.
• Quyết định áp dụng hóa đơn tự in/đặt in: Văn bản nội bộ của công ty xác nhận việc lựa chọn hình thức hóa đơn.
• Hợp đồng đặt in hóa đơn: Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặt in.

3. Quy trình giải quyết tại cơ quan Thuế

Sau khi nộp hồ sơ (thường qua mạng hoặc nộp trực tiếp tùy địa phương), cơ quan thuế sẽ có 02 ngày làm việc để kiểm tra. Nếu phát hiện thông báo không đảm bảo nội dung, cơ quan thuế sẽ có văn bản thông báo cho doanh nghiệp. Trong trường hợp không có phản hồi tiêu cực sau 02 ngày, doanh nghiệp mặc nhiên được phép sử dụng hóa đơn theo số lượng đã đăng ký.

Lưu ý đặc biệt: Đối với các Công ty hợp danh có các đơn vị trực thuộc hoặc chi nhánh:

• Nếu chi nhánh kê khai thuế GTGT riêng: Phải tự gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp của chi nhánh đó.
• Nếu công ty mẹ kê khai thuế tập trung: Chi nhánh không cần thực hiện thủ tục này nhưng phải tuân thủ mẫu hóa đơn chung của tổ chức.

4. Rủi ro khi không tuân thủ thủ tục

Việc sử dụng hóa đơn khi chưa thông báo phát hành hoặc chưa đủ thời gian 02 ngày theo quy định sẽ bị coi là hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Điều này không chỉ dẫn đến các khoản phạt hành chính nặng nề mà còn làm ảnh hưởng đến uy tín của Công ty hợp danh đối với khách hàng và đối tác, khi các hóa đơn này không được chấp nhận để khấu trừ thuế.

Kết luận, trong bối cảnh pháp luật thuế năm 2019, các Công ty hợp danh cần đặc biệt chú trọng đến tính kịp thời và chính xác của hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn. Việc nắm vững các quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC là chìa khóa để đảm bảo an toàn pháp lý cho mọi giao dịch kinh doanh.