Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng chặt chẽ, việc nắm vững thủ tục thông báo phát hành hóa đơn là yêu cầu bắt buộc đối với mọi kế toán và chủ doanh nghiệp, đặc biệt là trong các công ty cổ phần. Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp phải thực hiện các bước thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

1. Quy định về thời hạn thông báo phát hành hóa đơn năm 2018

Một trong những thay đổi quan trọng nhất mà các doanh nghiệp cần lưu ý trong năm 2018 chính là thời hạn gửi thông báo phát hành. Cụ thể, theo quy định tại khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC (sửa đổi khoản 4 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC):

"Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn."

Quy định này đã rút ngắn đáng kể thời gian so với trước đây (05 ngày), giúp doanh nghiệp nhanh chóng đưa hóa đơn vào sử dụng, phục vụ hoạt động kinh doanh kịp thời.

2. Thành phần hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn

Để hồ sơ được chấp nhận nhanh chóng, bộ phận kế toán công ty cổ phần cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Thông báo phát hành hóa đơn: Theo mẫu số 3.5 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.
• Hóa đơn mẫu: Là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và nội dung của tờ hóa đơn sẽ phát hành.
• Quyết định áp dụng hóa đơn đặt in: Văn bản nội bộ của doanh nghiệp về việc lựa chọn hình thức hóa đơn.
• Hợp đồng đặt in hóa đơn: Kèm theo biên bản thanh lý hợp đồng và biên bản hủy kẽm (nếu có).

3. Trình tự thực hiện và giải quyết hồ sơ

Bước 1: Nộp hồ sơ qua mạng

Hiện nay, hầu hết các cơ quan thuế đều khuyến khích doanh nghiệp nộp thông báo qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để ký xác thực và gửi hồ sơ.

Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận và phản hồi

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo, nếu cơ quan thuế phát hiện thông báo không đảm bảo đủ nội dung theo quy định, họ sẽ có văn bản thông báo cho doanh nghiệp biết. Nếu sau 02 ngày mà không có ý kiến từ cơ quan thuế, doanh nghiệp mặc nhiên được phép sử dụng hóa đơn theo đúng nội dung đã thông báo.

4. Những lưu ý đặc biệt dành cho Công ty cổ phần

Đối với đơn vị trực thuộc và chi nhánh:

• Nếu chi nhánh kê khai thuế GTGT riêng: Phải tự gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp của chi nhánh.
• Nếu chi nhánh dùng chung mẫu hóa đơn và công ty mẹ kê khai thuế thay: Chi nhánh không cần làm thủ tục thông báo phát hành.

Trường hợp thay đổi địa chỉ kinh doanh:

Khi công ty cổ phần thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành lại với cơ quan thuế nơi chuyển đến đối với số hóa đơn chưa sử dụng hết.

5. Rủi ro pháp lý khi vi phạm

Việc sử dụng hóa đơn khi chưa hoàn tất thủ tục thông báo phát hành hoặc chưa đủ thời gian 02 ngày theo quy định có thể bị coi là hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn với mức phạt rất nặng, đồng thời các hóa đơn này sẽ không được bên mua chấp nhận để khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cái nhìn toàn diện và chi tiết nhất về thủ tục thông báo phát hành hóa đơn GTGT trong năm 2018 cho các công ty cổ phần. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn xây dựng uy tín với cơ quan quản lý thuế.