Trong quá trình vận hành và phát triển, việc điều chỉnh quy mô vốn là nhu cầu tất yếu của mọi loại hình kinh tế, đặc biệt là đối với loại hình Doanh nghiệp tư nhân (DNTN) - nơi tài sản của chủ sở hữu và doanh nghiệp không có sự tách biệt rạch ròi. Theo quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm năm 2018, chủ doanh nghiệp tư nhân có toàn quyền quyết định việc tăng hoặc giảm vốn đầu tư, tuy nhiên phải tuân thủ nghiêm ngặt các trình tự về đăng ký kinh doanh.

Chủ doanh nghiệp thực hiện ký kết các văn bản thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh (ảnh minh họa)

1. Quyền tăng, giảm vốn đầu tư của chủ doanh nghiệp tư nhân

Căn cứ theo quy định tại Điều 184 Luật Doanh nghiệp 2014, vốn đầu tư của chủ doanh nghiệp tư nhân do chủ doanh nghiệp tự đăng ký. Pháp luật ghi nhận quyền linh hoạt của chủ sở hữu như sau:

"3. Trong quá trình hoạt động, chủ doanh nghiệp tư nhân có quyền tăng hoặc giảm vốn đầu tư của mình vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tăng hoặc giảm vốn đầu tư của chủ doanh nghiệp phải được ghi chép đầy đủ vào sổ kế toán. Trường hợp giảm vốn đầu tư xuống thấp hơn vốn đầu tư đã đăng ký thì chủ doanh nghiệp tư nhân chỉ được giảm vốn sau khi đã đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh."

Như vậy, nếu doanh nghiệp thực hiện tăng vốn, chủ doanh nghiệp chỉ cần ghi chép vào sổ kế toán và thực hiện thông báo thay đổi. Tuy nhiên, đối với trường hợp giảm vốn, việc đăng ký với Phòng Đăng ký kinh doanh là điều kiện bắt buộc trước khi thực hiện trên thực tế.

2. Hồ sơ và thủ tục đăng ký thay đổi vốn đầu tư

Theo quy định tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP, khi có thay đổi về vốn đầu tư, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Sử dụng mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT.
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hiện tại.
• Văn bản ủy quyền: Trong trường hợp chủ doanh nghiệp không trực tiếp đi nộp hồ sơ.

Phòng Đăng ký kinh doanh là nơi tiếp nhận và xử lý hồ sơ thay đổi vốn của doanh nghiệp (ảnh minh họa)

3. Mẫu Thông báo thay đổi vốn đầu tư của chủ doanh nghiệp tư nhân

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn được sử dụng phổ biến tại các Phòng Đăng ký kinh doanh trên cả nước trong năm 2018:

THÔNG BÁO
Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………

Tên doanh nghiệp: ...................................................................................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: .................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: .....................................................................

Doanh nghiệp đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp như sau:

THÔNG BÁO THAY ĐỔI VỐN ĐẦU TƯ CỦA CHỦ DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN

Vốn đầu tư đã đăng ký (VNĐ): ...................................................................................

Vốn đầu tư sau khi thay đổi (VNĐ): .............................................................................

Thời điểm thay đổi vốn: .............................................................................................

Hình thức tăng, giảm vốn: .........................................................................................

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.

4. Những lưu ý quan trọng khi thay đổi vốn

Chủ doanh nghiệp cần lưu ý rằng, theo khoản 1 Điều 184 Luật Doanh nghiệp 2014, bạn có nghĩa vụ đăng ký chính xác tổng số vốn đầu tư. Mọi sai sót trong việc kê khai tài sản (ngoại tệ, vàng, quyền sử dụng đất...) đều có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý về sau, đặc biệt là khi phát sinh tranh chấp hoặc thực hiện nghĩa vụ nợ đối với bên thứ ba.

Sau khi nộp hồ sơ hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện thay đổi thông tin trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho đơn vị.