Việc thành lập Văn phòng đại diện là bước đi chiến lược đầu tiên của nhiều tập đoàn, thương nhân nước ngoài khi muốn tiếp cận và tìm hiểu thị trường Việt Nam. Tuy nhiên, để quá trình cấp phép diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định khắt khe về điều kiện và hồ sơ theo pháp luật hiện hành.

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là gì?

Theo quy định tại Luật Thương mại 2005, Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Cần lưu ý rằng, Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam. Mọi hoạt động ký kết hợp đồng, giao dịch thương mại phải được thực hiện dưới sự ủy quyền của thương nhân nước ngoài.

Điều kiện để được cấp Giấy phép thành lập

Căn cứ Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài phải đáp ứng 05 điều kiện cốt lõi sau:

• Tư cách pháp nhân: Được thành lập, đăng ký kinh doanh theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Thời gian hoạt động: Đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký.
• Thời hạn giấy phép: Nếu Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có thời hạn, thì thời hạn đó phải còn ít nhất 01 năm tính đến ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam.
• Nội dung hoạt động: Phải phù hợp với các cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam trong các điều ước quốc tế.
• Sự chấp thuận chuyên ngành: Trường hợp không phù hợp với cam kết hoặc thương nhân thuộc quốc gia chưa có điều ước với Việt Nam, việc thành lập phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì?

Thương nhân cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ theo quy định tại Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, bao gồm:

1. Đơn đề nghị cấp Giấy phép (theo mẫu của Bộ Công Thương).
2. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh (phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng).
3. Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện.
4. Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận nghĩa vụ thuế trong năm tài chính gần nhất.
5. Bản sao hộ chiếu/CCCD của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
6. Tài liệu về địa điểm đặt trụ sở (Hợp đồng thuê văn phòng, tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm).

"Các tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định. Riêng Giấy đăng ký kinh doanh phải được hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan ngoại giao Việt Nam tại nước ngoài."

Trình tự và thủ tục thực hiện

Quy trình cấp phép được thực hiện qua các bước nghiêm ngặt tại Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP:

• Bước 1: Nộp hồ sơ. Thương nhân nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến đến Sở Công Thương (nếu ngoài khu công nghiệp) hoặc Ban quản lý khu công nghiệp/khu kinh tế.
• Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ. Trong 03 ngày làm việc, cơ quan tiếp nhận sẽ thông báo bổ sung nếu hồ sơ thiếu sót.
• Bước 3: Cấp phép. Trong 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp Giấy phép thành lập.

Đối với các trường hợp đặc biệt cần lấy ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành, thời gian giải quyết có thể kéo dài thêm từ 10-13 ngày làm việc.

Lời khuyên pháp lý

Thương nhân nước ngoài cần lưu ý rằng mỗi thương nhân chỉ được thành lập tối đa 01 Văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Việc lựa chọn địa điểm đặt trụ sở cũng cần tuân thủ quy định về công năng sử dụng của tòa nhà (không được đặt tại căn hộ chung cư chỉ có chức năng để ở).