Trong quá trình hoạt động, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan, các công ty hợp danh có thể cần tạm dừng hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định. Tuy nhiên, việc tạm ngừng này không chỉ đơn thuần là đóng cửa văn phòng mà phải tuân thủ các trình tự pháp lý nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật hiện hành tại thời điểm đầu năm 2019.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục năm 2019

Tính đến ngày 07/01/2019, các quy định về đăng ký doanh nghiệp và tạm ngừng kinh doanh được điều chỉnh bởi các văn bản quan trọng sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Đặc biệt là Nghị định 108/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ tháng 10/2018 với nhiều điểm mới về đơn giản hóa thủ tục hành chính.

Thời hạn thông báo: Lưu ý quan trọng về mốc 15 ngày

Một trong những sai lầm phổ biến của doanh nghiệp là gửi thông báo quá sát ngày dự định tạm ngừng. Theo quy định tại Điều 200 Luật Doanh nghiệp 2014:

"Doanh nghiệp có quyền tạm ngừng kinh doanh nhưng phải thông báo bằng văn bản về thời điểm và thời hạn tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh cho cơ quan đăng ký kinh doanh chậm nhất 15 ngày trước ngày tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh."

Như vậy, nếu công ty hợp danh dự định nghỉ từ ngày 01/02/2019, thì hồ sơ phải được gửi đi muộn nhất là ngày 16/01/2019. Việc không tuân thủ thời hạn này có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính.

Thành phần hồ sơ tạm ngừng kinh doanh công ty hợp danh

Hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác theo mẫu quy định tại Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT, bao gồm:

1. Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh: Do người đại diện theo pháp luật của công ty ký.
2. Quyết định của Hội đồng thành viên: Đối với công ty hợp danh, đây là văn bản bắt buộc thể hiện sự đồng thuận của các thành viên hợp danh.
3. Biên bản họp của Hội đồng thành viên: Ghi nhận chi tiết diễn biến cuộc họp về việc tạm ngừng.
4. Văn bản ủy quyền: Nếu người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty.

Trình tự thực hiện thủ tục hành chính

Bước 1: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trong bối cảnh năm 2019, Chính phủ đang khuyến khích mạnh mẽ việc nộp hồ sơ qua mạng để tiết kiệm thời gian.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xử lý và cấp Giấy xác nhận về việc doanh nghiệp đã đăng ký tạm ngừng kinh doanh.

Bước 3: Nhận kết quả

Doanh nghiệp nhận kết quả trực tiếp hoặc qua đường bưu điện (nếu có đăng ký).

Nghĩa vụ của doanh nghiệp trong thời gian tạm ngừng

Dù không hoạt động phát sinh doanh thu, công ty hợp danh vẫn phải chịu trách nhiệm về các khoản nợ và cam kết trước đó. Cụ thể:

• Về thuế: Phải nộp đủ số thuế còn nợ trước khi tạm ngừng. Nếu tạm ngừng trọn năm dương lịch hoặc năm tài chính thì không phải nộp lệ phí môn bài năm đó.
• Về lao động: Tiếp tục thanh toán các khoản nợ lương, bảo hiểm xã hội cho người lao động, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.
• Về hợp đồng: Phải hoàn thành việc thực hiện hợp đồng đã ký với khách hàng, trừ khi các bên đồng ý tạm hoãn hoặc hủy bỏ.

Lưu ý về thời gian: Thời hạn tạm ngừng kinh doanh không được quá một năm. Tổng thời gian tạm ngừng kinh doanh liên tiếp không được quá hai năm. Nếu sau 02 năm vẫn muốn tạm ngừng, doanh nghiệp phải hoạt động trở lại một thời gian trước khi tiếp tục làm thủ tục tạm ngừng mới.