Trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, việc mở rộng mạng lưới kinh doanh thông qua các văn phòng đại diện tại nước ngoài là chiến lược phổ biến của các công ty cổ phần Việt Nam. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách quan hoặc thay đổi định hướng kinh doanh, doanh nghiệp có thể cần thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động các đơn vị này. Việc nắm vững quy định pháp luật về trình tự, thủ tục thông báo là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và tránh các rủi ro hành chính không đáng có.

Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt quy trình thông báo khi chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động chấm dứt văn phòng đại diện

Tại thời điểm năm 2018, các hoạt động đăng ký và thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được điều chỉnh chủ yếu bởi Luật Doanh nghiệp 2014. Cụ thể, việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện được quy định tại Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2014.

Bên cạnh đó, quy trình chi tiết về hồ sơ và trình tự thực hiện được hướng dẫn tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, khi chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó và thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh tại Việt Nam trong thời hạn quy định.

Hồ sơ và trình tự thực hiện thông báo

Theo quy định, trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ ngày chính thức chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải gửi thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Hồ sơ bao gồm:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện ở nước ngoài (theo mẫu quy định).
• Quyết định của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
• Bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
• Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế của văn phòng đại diện và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội (nếu có).
• Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động.

Việc ký kết và đóng dấu hồ sơ phải đảm bảo tính chính xác và trung thực (ảnh minh họa)

Mẫu Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện ở nước ngoài

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn được sử dụng phổ biến trong các giao dịch hành chính tại thời điểm năm 2018:

(Tên doanh nghiệp) Số: ………. /TB-VPĐD	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------o0o----------
……, ngày…… tháng…… năm ……

THÔNG BÁO

Về việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện ở nước ngoài

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ....................................

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ...................................................................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ................................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu không có mã số thuế): ..........................................

Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện sau:

1. Tên văn phòng đại diện: .....................................................................................................

Tên viết bằng tiếng nước ngoài (nếu có): .....................................................................................

Tên viết tắt (nếu có): .....................................................................................................................

2. Địa chỉ văn phòng đại diện: .................................................................................................

Điện thoại: .......................................... Fax: .......................................... Email: ..........................

3. Số Giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện: ..........................................................

Do (tên cơ quan nước ngoài cấp): .................................................... cấp ngày: ...../...../.............

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực của nội dung Thông báo này.

Các giấy tờ gửi kèm: - Quyết định chấm dứt hoạt động; - Biên bản họp Hội đồng quản trị; - Các giấy tờ liên quan khác.

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi họ tên và đóng dấu)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý rằng việc chấm dứt hoạt động tại nước ngoài phải tuân thủ song song cả pháp luật của quốc gia sở tại và pháp luật Việt Nam. Mọi sai sót trong việc kê khai thông tin hoặc chậm trễ trong việc thông báo có thể dẫn đến các chế tài xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 50/2016/NĐ-CP.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện cập nhật tình trạng hoạt động của văn phòng đại diện trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, hoàn tất quy trình pháp lý cho doanh nghiệp.