Trong quá trình khai thác và vận hành các dự án xây dựng, việc duy trì tính an toàn, tuổi thọ công trình cũng như đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật luôn là ưu tiên hàng đầu của chủ sở hữu và đơn vị quản lý. Một trong những câu hỏi quan trọng được các doanh nghiệp, nhà thầu và ban quản trị tòa nhà quan tâm chính là hồ sơ bảo trì công trình xây dựng phải lưu trữ trong bao lâu và cần chuẩn bị những thành phần tài liệu nào để tránh các rủi ro pháp lý.

1. Thời hạn lưu trữ hồ sơ bảo trì công trình xây dựng là bao lâu?

Bảo trì công trình là hoạt động tập hợp các công việc nhằm bảo đảm và duy trì sự làm việc bình thường, an toàn của công trình theo quy định của thiết kế trong quá trình khai thác sử dụng. Do đó, việc lưu trữ hồ sơ bảo trì đóng vai trò cốt lõi trong suốt vòng đời của mỗi dự án.

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 38 Nghị định 207/2026/NĐ-CP, chủ sở hữu hoặc chủ quản lý, sử dụng công trình có trách nhiệm lập hồ sơ bảo trì công trình xây dựng và lưu trữ trong suốt quá trình khai thác, sử dụng công trình.

Đồng thời, hồ sơ bảo trì công trình xây dựng là thành phần bắt buộc thuộc hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình được quy định chi tiết tại khoản 2 Điều 42 Luật Xây dựng 2025. Theo đó, chủ quản lý hoặc sử dụng công trình phải lưu giữ hồ sơ trong thời gian tối thiểu bằng thời hạn sử dụng công trình theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

Như vậy, pháp luật quy định rất rõ ràng: Hồ sơ bảo trì công trình xây dựng bắt buộc phải được lưu trữ xuyên suốt từ khi bắt đầu đưa công trình vào vận hành cho đến khi kết thúc niên hạn sử dụng công trình, bảo đảm tính liên tục và dễ dàng truy xuất khi có yêu cầu kiểm tra từ các cơ quan chức năng.

2. Hồ sơ bảo trì công trình xây dựng bao gồm các tài liệu nào?

Để đảm bảo công tác bảo trì diễn ra đúng kỹ thuật và minh bạch về mặt pháp lý, thành phần hồ sơ bảo trì cần được lập đầy đủ ngay từ giai đoạn bàn giao công trình. Theo khoản 1 Điều 38 Nghị định 207/2026/NĐ-CP, danh mục hồ sơ bảo trì bao gồm các nhóm tài liệu quan trọng sau:

• Tài liệu phục vụ bảo trì: Quy trình bảo trì công trình xây dựng đã phê duyệt, bản vẽ hoàn công, lý lịch các thiết bị lắp đặt vào công trình và các tài liệu kỹ thuật cần thiết khác.
• Kế hoạch bảo trì: Kế hoạch bảo trì định kỳ hằng năm và dài hạn của công trình.
• Kết quả kiểm tra: Các biên bản, nhật ký ghi nhận kết quả kiểm tra công trình thường xuyên và định kỳ.
• Hồ sơ bảo dưỡng, sửa chữa: Kết quả, tài liệu minh chứng quá trình thực hiện bảo dưỡng, khắc phục và sửa chữa công trình.
• Hồ sơ quan trắc và kiểm định: Kết quả quan trắc biến dạng, kết quả kiểm định chất lượng công trình (nếu có yêu cầu).
• Hồ sơ đánh giá an toàn: Kết quả và văn bản đánh giá an toàn công trình trong suốt quá trình khai thác, sử dụng (nếu thuộc diện phải thực hiện đánh giá).
• Các tài liệu liên quan khác: Hồ sơ sự cố (nếu có), văn bản thỏa thuận hoặc phê duyệt của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

3. Quy trình bảo trì công trình xây dựng phải bao gồm những nội dung gì?

Quy trình bảo trì là căn cứ kỹ thuật quan trọng nhất để chủ sở hữu triển khai hoạt động quản lý công trình. Căn cứ quy định tại Điều 34 Nghị định 207/2026/NĐ-CP, một quy trình bảo trì chuẩn phải hội đủ các nội dung sau:

1. Xác định đầy đủ các thông số kỹ thuật, công nghệ của công trình, bộ phận công trình và thiết bị công trình.
2. Quy định rõ ràng đối tượng, phương pháp và tần suất thực hiện kiểm tra công trình.
3. Quy định nội dung và chỉ dẫn kỹ thuật bảo dưỡng phù hợp với từng hạng mục, bộ phận và thiết bị lắp đặt.
4. Quy định thời điểm và chỉ dẫn thay thế định kỳ các thiết bị công trình bị hao mòn theo thời gian.
5. Chỉ dẫn cụ thể phương pháp sửa chữa các hư hỏng hóc phát sinh, xử lý các hiện tượng xuống cấp của kết cấu.
6. Quy định rõ thời hạn sử dụng của công trình, từng bộ phận, hạng mục và thiết bị lắp đặt.
7. Quy định nội dung, phương pháp, thời điểm đánh giá lần đầu và tần suất đánh giá an toàn công trình trong quá trình khai thác.
8. Xác định cụ thể thời điểm, đối tượng và nội dung cần tổ chức kiểm định định kỳ.
9. Quy định thời điểm, phương pháp và chu kỳ thực hiện quan trắc đối với các công trình có yêu cầu quan trắc bắt buộc.
10. Quy định về lập, lưu trữ hồ sơ bảo trì và cơ chế cập nhật thông tin biến động vào hồ sơ.
11. Các chỉ dẫn bảo đảm an toàn lao động, vệ sinh môi trường, phòng cháy và chữa cháy trong suốt quá trình triển khai công tác bảo trì.

4. Trình tự thực hiện bảo trì công trình xây dựng chi tiết nhất

Việc thực hiện bảo trì công trình phải được tuân thủ đúng trình tự, thủ tục nhằm ngăn ngừa rủi ro mất an toàn vận hành. Theo Điều 36 Nghị định 207/2026/NĐ-CP, công tác bảo trì công trình xây dựng bao gồm các công việc chính sau đây:

a. Tổ chức kiểm tra và bảo dưỡng công trình

Chủ sở hữu hoặc chủ quản lý, sử dụng công trình có thể tự thực hiện hoặc thuê tổ chức tư vấn đủ điều kiện năng lực thực hiện kiểm tra, bảo dưỡng. Kiểm tra được tiến hành thường xuyên, định kỳ và đột xuất để phát hiện sớm dấu hiệu hư hỏng. Việc bảo dưỡng được triển khai dựa theo kế hoạch hằng năm và quy trình đã phê duyệt.

b. Sửa chữa công trình

Hoạt động sửa chữa bao gồm 2 hình thức:

• Sửa chữa định kỳ: Thay thế hoặc sửa chữa các bộ phận, thiết bị hư hỏng theo chu kỳ quy định trong quy trình bảo trì.
• Sửa chữa đột xuất: Xử lý ngay lập tức các hư hỏng phát sinh do thiên tai (bão, lũ, động đất), sự cố cháy nổ, va đập hoặc khi xuất hiện biểu hiện xuống cấp nghiêm trọng đe dọa an toàn khai thác.

c. Kiểm định và quan trắc xây dựng

Kiểm định công trình được thực hiện khi quy trình quy định, khi phát hiện hư hỏng nguy hiểm, khi cần đánh giá hiện trạng lập quy trình bảo trì hoặc khi muốn kéo dài thời hạn sử dụng công trình hết niên hạn theo thiết kế. Việc quan trắc thực hiện nghiêm theo quy định tại Điều 37 Nghị định 207/2026/NĐ-CP và đánh giá an toàn theo Điều 40 Nghị định 207/2026/NĐ-CP.

Trường hợp công trình chưa bàn giao cho chủ sở hữu hoặc người quản lý sử dụng thì chủ đầu tư có trách nhiệm lập kế hoạch và trực tiếp thực hiện công tác bảo trì công trình theo đúng quy định pháp luật.