Việc chấm dứt hoạt động chi nhánh là một quyết định quan trọng trong quá trình tái cơ cấu hoặc thu hẹp quy mô kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với loại hình Công ty TNHH Một thành viên, thủ tục này đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hồ sơ, thời hạn và đặc biệt là nghĩa vụ đối với cơ quan thuế và người lao động. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện và chi tiết nhất về quy trình này tại thời điểm cuối năm 2018.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh

Tại thời điểm tháng 12/2018, các doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh cần căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018) sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 78/2015/NĐ-CP.

Các trường hợp chấm dứt hoạt động chi nhánh

Theo quy định tại Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2014, chi nhánh của doanh nghiệp có thể chấm dứt hoạt động trong hai trường hợp chính:

1. Theo quyết định của chính doanh nghiệp: Chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên/Chủ tịch công ty (tùy cơ cấu tổ chức) ra quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh do nhu cầu kinh doanh.
2. Theo quyết định thu hồi của cơ quan nhà nước: Khi chi nhánh vi phạm pháp luật hoặc thuộc trường hợp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động theo quy định.

Hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên

Căn cứ khoản 2 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2014 và hướng dẫn tại Điều 60 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh: Theo mẫu quy định tại Thông tư của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
• Quyết định của chủ sở hữu công ty: Về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh (đối với Công ty TNHH Một thành viên).
• Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán: Bao gồm cả nợ thuế của chi nhánh và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội.
• Danh sách người lao động: Kèm theo quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động tại chi nhánh.
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh.
• Con dấu của chi nhánh (nếu có).

Trình tự thực hiện thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Bước 1: Hoàn thành nghĩa vụ thuế

Trước khi nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh tại Phòng Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế để quyết toán thuế và đóng mã số thuế của chi nhánh. Đây thường là bước mất nhiều thời gian nhất trong toàn bộ quy trình.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức nộp hồ sơ:

• Nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh đặt trụ sở.
• Nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Lưu ý, theo khoản 32 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP, quy trình đăng ký qua mạng đã được đơn giản hóa đáng kể để khuyến khích doanh nghiệp thực hiện.

Bước 3: Giải quyết hồ sơ và nhận kết quả

Trong thời hạn 05 ngày làm việc (theo khoản 5 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2014), kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật tình trạng pháp lý của chi nhánh trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và ra Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh.

Những lưu ý quan trọng về trách nhiệm của doanh nghiệp

"Doanh nghiệp có chi nhánh đã chấm dứt hoạt động chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán các khoản nợ, gồm cả nợ thuế của chi nhánh và tiếp tục sử dụng lao động hoặc giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại chi nhánh theo quy định của pháp luật." (Trích khoản 4 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2014)

Điều này có nghĩa là việc chấm dứt hoạt động chi nhánh không làm chấm dứt nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với các bên liên quan. Công ty mẹ vẫn phải liên đới chịu trách nhiệm về mọi khoản nợ và cam kết chưa hoàn thành của chi nhánh đó.

Ngoài ra, đối với việc chấm dứt hoạt động chi nhánh ở nước ngoài, doanh nghiệp phải tuân thủ pháp luật của nước sở tại. Tuy nhiên, trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ ngày chính thức chấm dứt hoạt động chi nhánh ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cho Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để cập nhật thông tin.