Quy định về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan, doanh nghiệp có thể quyết định đóng cửa các đơn vị phụ thuộc. Đối với loại hình công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc chấm dứt hoạt động chi nhánh phải tuân thủ nghiêm ngặt trình tự được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Theo quy định, chi nhánh có thể chấm dứt hoạt động theo quyết định của chính doanh nghiệp hoặc bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho trường hợp doanh nghiệp chủ động chấm dứt hoạt động.

Hoàn tất các thủ tục giấy tờ là bước bắt buộc khi đóng cửa chi nhánh (ảnh minh họa)

Bước 1: Hoàn thành nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác

Trước khi nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh tại Cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế của chi nhánh tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Đây là bước quan trọng nhất và thường mất nhiều thời gian nhất.

• Doanh nghiệp nộp hồ sơ giải thể/chấm dứt hoạt động tại Chi cục Thuế nơi chi nhánh đặt trụ sở.
• Cơ quan thuế sẽ kiểm tra việc quyết toán thuế, tình trạng nợ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác của chi nhánh.
• Sau khi hoàn tất, cơ quan thuế sẽ ban hành Thông báo về việc chi nhánh hoàn thành nghĩa vụ thuế hoặc xác nhận đóng mã số thuế.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh

Căn cứ theo Nghị định 78/2015/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:

1. Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh: Theo mẫu quy định tại Thông báo ban hành kèm theo Thông tư của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
2. Quyết định của Hội đồng thành viên: Văn bản chính thức về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh của công ty TNHH hai thành viên trở lên.
3. Biên bản họp của Hội đồng thành viên: Ghi nhận ý kiến và sự đồng thuận của các thành viên về việc đóng cửa chi nhánh.
4. Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán: Bao gồm cả nợ thuế của chi nhánh và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội (nếu có).
5. Danh sách người lao động: Kèm theo phương án giải quyết quyền lợi hợp pháp cho người lao động đang làm việc tại chi nhánh.
6. Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh.
7. Con dấu của chi nhánh (nếu có).

Người dân thực hiện nộp hồ sơ tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh (ảnh minh họa)

Bước 3: Trình tự nộp và giải quyết hồ sơ

1. Phương thức nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức:

• Nộp trực tiếp: Tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi chi nhánh đặt trụ sở.
• Nộp trực tuyến: Qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

2. Thời hạn giải quyết

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện chấm dứt hoạt động của chi nhánh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp.

Trách nhiệm của doanh nghiệp sau khi chấm dứt hoạt động chi nhánh

Cần lưu ý rằng, mặc dù chi nhánh đã chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp chủ quản vẫn phải chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với các nghĩa vụ chưa hoàn thành của chi nhánh. Cụ thể:

"Doanh nghiệp có chi nhánh đã chấm dứt hoạt động chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán các khoản nợ, gồm cả nợ thuế của chi nhánh và tiếp tục sử dụng lao động hoặc giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại chi nhánh theo quy định của pháp luật."

Thủ tục đối với chi nhánh tại nước ngoài

Trường hợp công ty TNHH hai thành viên chấm dứt hoạt động chi nhánh ở nước ngoài, thủ tục thực hiện theo quy định pháp luật của nước sở tại. Tuy nhiên, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo bằng văn bản cho Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ ngày chính thức chấm dứt hoạt động chi nhánh ở nước ngoài để cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý trong nước.

Việc tuân thủ đúng các bước nêu trên không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục hành chính một cách nhanh chóng mà còn đảm bảo uy tín và sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh của toàn công ty.