1. Căn cứ pháp lý và các trường hợp chấm dứt hoạt động chi nhánh

Trong bối cảnh kinh tế năm 2022, việc tái cấu trúc doanh nghiệp, thu hẹp quy mô hoặc thay đổi chiến lược kinh doanh dẫn đến nhu cầu chấm dứt hoạt động chi nhánh là điều thường thấy. Theo quy định tại Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh của doanh nghiệp có thể chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:

• Chấm dứt theo quyết định của chính doanh nghiệp (Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần);
• Chấm dứt theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Việc nắm vững quy trình pháp lý không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục nhanh chóng mà còn tránh được các rủi ro về xử phạt hành chính do chậm trễ thông báo.

2. Quy trình thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh năm 2022

Để hoàn tất việc đóng cửa một chi nhánh, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình 02 bước nghiêm ngặt sau đây:

Bước 1: Hoàn thành nghĩa vụ thuế

Đây là bước tiên quyết và quan trọng nhất. Trước khi gửi thông báo chấm dứt hoạt động đến Phòng Đăng ký kinh doanh, chi nhánh phải thực hiện thủ tục khóa mã số thuế tại Cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ quyết toán thuế, hoàn thành mọi nghĩa vụ nộp thuế và các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước. Sau khi kiểm tra, Cơ quan thuế sẽ ban hành Thông báo về việc chi nhánh hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế (Mẫu 16-MST).

Bước 2: Thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp phải gửi thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh. Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh (theo mẫu quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
• Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh;
• Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán (nếu có);
• Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng của người lao động.

3. Mẫu Thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh (Phụ lục II-20)

Doanh nghiệp sử dụng mẫu thông báo mới nhất được ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Dưới đây là nội dung cơ bản của mẫu thông báo này:

THÔNG BÁO
Về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố .........

Tên doanh nghiệp: .............................................................
Mã số doanh nghiệp: ................................................................

Thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh sau:

1. Tên chi nhánh: ………………………………
Mã số chi nhánh: .........................................

2. Địa chỉ chi nhánh: ................................................................

3. Lý do chấm dứt hoạt động: ...............................................................

Doanh nghiệp cam kết chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán các khoản nợ, nghĩa vụ tài sản khác và giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động tại chi nhánh theo quy định của pháp luật.

4. Những lưu ý quan trọng về trách nhiệm của doanh nghiệp

Cần lưu ý rằng, việc chấm dứt hoạt động chi nhánh không làm chấm dứt nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với các khoản nợ phát sinh từ hoạt động của chi nhánh đó. Doanh nghiệp mẹ (Công ty cổ phần) phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các nghĩa vụ tài chính, hợp đồng kinh tế và quyền lợi của người lao động tại chi nhánh.

Ngoài ra, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và Chủ tịch Hội đồng quản trị phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ gửi lên cơ quan đăng ký kinh doanh. Nếu có hành vi gian dối hoặc chậm trễ gây thiệt hại, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.