Trong quá trình hoạt động, không ít doanh nghiệp gặp phải tình huống trớ trêu khi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) không khớp với hồ sơ đã nộp. Sai sót này có thể đến từ lỗi nhập liệu của cơ quan đăng ký hoặc sơ suất trong quá trình kê khai. Vậy trong bối cảnh pháp luật năm 2022, doanh nghiệp cần làm gì để khắc phục nhanh nhất? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình hiệu đính thông tin theo quy định mới nhất.

1. Căn cứ pháp lý áp dụng trong năm 2022

Thủ tục hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp hiện nay được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật quan trọng sau:

• Luật Doanh nghiệp 2020;
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp.

2. Các trường hợp thực hiện hiệu đính thông tin

Theo quy định tại Điều 39 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, việc hiệu đính được thực hiện trong hai trường hợp chính:

Trường hợp 1: Doanh nghiệp tự phát hiện sai sót

"1. Trường hợp doanh nghiệp phát hiện nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa chính xác so với nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị hiệu đính thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính..."

Lưu ý quan trọng: Việc hiệu đính chỉ áp dụng khi thông tin trên Giấy chứng nhận khác với thông tin trong hồ sơ doanh nghiệp đã nộp. Nếu doanh nghiệp muốn thay đổi thông tin (ví dụ đổi địa chỉ, đổi vốn) thì phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi, không phải hiệu đính.

Trường hợp 2: Cơ quan đăng ký kinh doanh phát hiện sai sót

Trong trường hợp này, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ chủ động gửi thông báo cho doanh nghiệp và thực hiện cấp lại Giấy chứng nhận mới mà doanh nghiệp không cần phải nộp đơn đề nghị.

3. Hồ sơ và quy trình thực hiện năm 2022

Để thực hiện hiệu đính, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đơn giản bao gồm:

• Giấy đề nghị hiệu đính thông tin: Sử dụng mẫu Phụ lục II-10 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
• Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (có thông tin sai sót).
• Văn bản ủy quyền (nếu người đi nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật).

Quy trình thực hiện:

Bước 1: Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận và kiểm tra tính chính xác của thông tin so với hồ sơ gốc lưu trữ.

Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc, nếu thông tin đề nghị là chính xác, cơ quan chức năng sẽ cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho đơn vị.

4. Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Mặc dù thủ tục hiệu đính khá đơn giản và không mất lệ phí (trong trường hợp lỗi của cơ quan đăng ký), nhưng doanh nghiệp nên thực hiện ngay khi phát hiện sai sót. Việc để thông tin sai lệch kéo dài có thể gây khó khăn khi thực hiện các giao dịch ngân hàng, ký kết hợp đồng kinh tế hoặc khi thực hiện các thủ tục hành chính khác như thông báo phát hành hóa đơn.

Đặc biệt, trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ năm 2022, doanh nghiệp nên ưu tiên nộp hồ sơ qua mạng để tiết kiệm thời gian và dễ dàng theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ của mình.